| по видовой принадлежности | по учетно-хронологической принадлежности | по способу и технике создания документов |
| · По категориям судебных дел (материалов); · По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда. | · По периоду создания (крайние даты); · По учётно-регистрационному номеру | · Оригиналы и копии документов; · По физическим носителям документов (бумага, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.) |
Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судебных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонарушениях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соответствии со значимостью их составов.
Работники аппаратов судов при осуществлении классификации документов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материалов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме в соответствующий государственный или муниципальный архив.
В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда (п. 2.9).
Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Систематизация документов в архивных фондах судов может осуществляться двумя способами: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом. Как правило, картотеки применяются при значительном объеме архивной коллекции, при этом каждая единица хранения находит в ней свое отражение. При осуществлении непосредственной систематизации дела группируются на основе применяемых в суде классификационных схем, фиксируются в описях дел.
Возможным, но не обязательным способом систематизации документов в архивах судов судебной системы Российской Федерации является ведение топографических указателей в архиве. В этом случае для оперативного определения места нахождения документов, внесённых в опись дел, создаётся карточка постеллажного топографического указателя.
Задание 3. Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда и ее признаки. Особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами.
Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда — совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
Систематизируются в соответствии со следующими признаками:
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 |
В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребованными при ведении деятельности по систематизации документов общего и судебного делопроизводства являются хронологический, структурный и тематический признаки.
Электронные документы в архив судов могут передаваться в составе судебных дел, на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы. Второй способ передачи может быть реализован посредством действующего в суде программного обеспечения. Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.
Таким образом, в судах Российской Федерации для обеспечения передачи возможного массива электронных документов применяются: Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судопроизводства у мировых судей), а также программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).
Отличительная особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами — их присоединение к формируемым в традиционном порядке бумажным носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по единому номеру (шифру).
Задание 4. Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.
Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, Архивного фонда Российской Федерации.
Согласно приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. №112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» установлены следующие сроки хранения:
· «постоянно»,
· «до минования надобности»,
· «до замены новыми»,
· «до ликвидации»,
· «1, 2, 3, 5, 15, 75 лет»,
· «5 лет ЭПК, 10 лет ЭПК, 15 лет ЭПК, 25 лет ЭПК, 45 лет ЭПК, 75 лет ЭПК»,
· «до востребования».
Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Виды оформления дел
| Дела подлежать полному комплектованию: | Допускается частичное оформление дела: |
| 1. Прошивка и переплёт; 2. Нумерация и переплёт; 3. Составление листа заверителя; 4. Внутренняя опись; 5. Внесение уточнений в реквизиты обложки. | 1. Допускается не проводить систематизацию документов в деле; 2. Листы дела не пронумеровывать; 3. Заверительные надписи не составлять. |
Документ постоянного срока хранения – документ, которому в соответствии с нормативными правовым актами установлено вечное хранение.
Документ временного хранения – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению документы постоянного хранения.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию
Формирование дел (материалов, нарядов) в судах судебной системы Российской Федерации — группировка документов по их принадлежности согласно их относимости к тем или иным судебным производствам, а также номенклатуре дел суда.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
¾ в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
¾ запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату;
¾ документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
¾ включать в дело по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначально поступила копия документа с помощью факса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируется, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступления его копии и переносится необходимое визирование и справка);
¾ группировать в дело документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела и др.);
¾ приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
¾ документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления);
¾ дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4см.;
¾ переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности — документ-ответ следует за документом-запросом.
В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.