Классификация документов, образующихся в деятельности суда. Номенклатура дел в архиве суда.
Это процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.
При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном Суде РФ
Признаки и основания классификации документов в судах. Систематизация архивных документов.
Классификация документов в судах судебной системе РФ осуществляется по следующим 3 признакам:
1.По видовой принадлежности:
• по категориям судебных дел (материалов);
• по единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел в суде.
2.По учетно- хронологической принадлежности:
• по периоду создания (крайние даты);
• по учетно-регистрационному номеру.
3. По способу и технике создания документов:
• оригиналы и копии документов;
• по физическим носителям документов (бумага, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.)
Эти признаки находятся в тесной взаимосвязи и дополняют друг друга. Основаниями классификации документов в архивах судов являются:
· законодательно определенное в Российской Федерации деление судебных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонарушениях)
· разбивка данных категорий по срокам хранения в соответствии со значимостью их составов.
Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда и ее признаки. Особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами.
Единицы хранения архивного фонда в органах государственной власти, органах местного самоуправления и в организациях систематизируются в соответствии со следующими признаками:
1. структурный → принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям суда; хронологический → по периодам
или датам, к которым относятся единицы хранения; функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный → с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, а также тем и вопросов, которых касается содержание документов;
1. номинальный → о делопроизводственной форме — по видам и разновидностям документов; корреспондентский → по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;
2. географический → в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов
3. авторский → по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов.
Электронные документы в архив судов могут передаваться в составе судебных дел, на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы. Второй способ передачи может быть реализован посредством действующего в суде программного обеспечения. Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. Таким образом, в судах Российской Федерации для обеспечения передачи возможного массива электронных документов применяются: Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судопроизводства у мировых судей), а также программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»). Отличительная особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами — их присоединение к формируемым в традиционном порядке бумажным
носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по единому номеру (шифру).
4.Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов
Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.