В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – четыре года.
Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10
Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
1. в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
2. запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату;
3. документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначально поступила копия документа с помощью факса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируется, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступления его копии и переносится необходимое визирование и справка);
5. группировать в дело документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела и др.);
6. приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
7. документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления);
8. дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4см.;
9. переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности — документ-ответ следует за документом-запросом.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.
Подготовка описи дел — создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел — раскрытия их состава и содержания с целью систематизации внутри фонда и обеспечения учёта документов.
5.Перечень документов федеральных судов с указание сроков хранения. Правила исчисления сроков хранения.
Перечень документов федеральных судов с указание сроков хранения является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процесс деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков их хранения используется при классификации документов, составлении номенклатура дел и формирование дел по номенклатуре в делопроизводстве. Он служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.
Сроки хранения судебных документов зависит от видов документов и от категории судов, где они образованы. Согласно приказа судебного департамента при верховном суде РФ от 9 июня 2011 г. №112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» установлены следующие сроки хранения: «постоянно», «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации», «1,2,3,5,15,75 лет», «5 лет ЭПК,10 лет ЭПК,15 лет ЭПК,25 лет ЭПК,45 лет ЭПК, 75 лет ЭПК», «до востребования» и др.
Правила исчисления сроков:
- Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
- Если сроки хранения документов в период их нахождения в архивох хранилище увеличились или уменьшились, сроки их хранения могут быть пересмотрены при их отборе к уничтожению или передаче на последующее хранение экспертной комиссией суда.В этом случае экспертная комиссия вправе установить новый срок хранения для таких документов, что должно быть отражено в протоколе по итогам ее заседания.
- Сроки хранения судебных документов зависят от видов документов и от категории судов, где они образованы.
- Конкретные сроки хранения определяются по каждой из категорий судебных дел, нарядов и дел общего делопроизводства.
Дать определение
Классификация документов, образующихся в деятельности суда-процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство
Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда —совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
Инструкция по судебному делопроизводству – Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
Документы временного хранения – хранение документов до уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Документы постоянного хранения – это хранение документов без определения срока (бессрочно).
Составить и заполнить таблицу:
Основания классификации документов в судах
| По видовой принадлежности: | По учетно-хронологической принадлежности: | По способу и технике создания документа: |
| По категориям судебных (материалов) | по периоду создания (крайние даты) | оригиналы и копии документов |
| По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел в суде | по учетно регистрационному номеру | по физическим носителям документов(бумага, флеш - карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.) |
Составить и заполнить таблицу:
Сроки хранения судебных дел:
