После обработки состава всеми подразделениями, на основании составленных ими актов общей формы, на основании откорректированной ТГНЛ агент по передаче грузов корректирует ППВ в электронной базе. Вносит необходимые изменения и дополнения в имеющиеся экземпляры ППВ. Подписывает их, передает сообщение 2971 с признаком 8 в ИАС ПУР ГП. Получив подтверждение о приеме этого сообщения, агент по передаче грузов передает заключительную фразу сообщения 2971 с признаком 2/6. На основании этого в ИАС ПУР ГП формируется сообщение 4770 с признаком 2 (согласованная ППВ) и передается в ИРЦ соседней дороги.
В случае работы с электронным документом сведения о неприеме вагонов автоматически заносятся в ЭПД и в ведомость вагонов. После ввода сведений о неприеме вагонов агент по передаче грузов подписывает ЭПД своей ЭЦП. После подписания ЭПД передается в АС «Электронная перевозка» и имеет статус юридически значимого электронного документа. Календарные штемпеля в ЭПД проставляются в графу 34 на все отправки, в графу 33 на все принятые отправки агентом по передаче грузов.
При приеме поездов агент по передаче грузов обязан обеспечить контроль наличия предоплаты за перевозку у экспедиторских организаций, порядком, установленным Приказом 129НЗ от 31.01.2017.
В случае отсутствия возможности по отстановке вагонов, перевозка которых осуществляется с участием плательщиков (экспедиторов), не обеспеченных предоплатой, маневровый диспетчер (при отправлении поезда со станции Сож – ДСП Сож) информирует службу перевозок. Служба перевозок совместно со службой грузовой работы и внешнеэкономической деятельности принимает решение о целесообразности отправления указанных вагонов со станции Гомель до иной станции Белорусской железной дороги, на которой будет произведена отцепка вагонов с последующей их задержкой до поступления финансовых средств, обеспечивающих оплату перевозки. О принятом решении служба перевозок информирует станцию Гомель, путем направления оперативного приказа.
Информация о подтверждении приема или неприема вагонов (контейнеров) и грузов, а также корректировка ППВ, должна быть передана на сдающую дорогу не позднее 4-х часов с момента прибытия поезда на грузы прибывшие из России, 6-и часов на грузы прибывшие из Украины. После передачи электронной копии согласованной ППВ на сопредельную дорогу в каждом экземпляре ППВ проставляется календарный штемпель станции и время прохождения поезда по стыку. Один экземпляр ППВ передается на станцию сопредельной дороги, один остается в делах станции.
При необходимости может составляться иное количество экземпляров ППВ.
В соответствии с «Правилами эксплуатации, пономерного учета и расчетов за пользование грузовыми вагонами собственности других государств», с целью исключения из расчетов за пользование вагонами времени на решение вопросов по дальнейшему продвижению задержанных вагонов, после устранения причин, препятствующих приему вагонов на Белорусскую железную дорогу, производится доприем вагонов. Доприем ранее не принятых на дорогу вагонов с передачей информации из АС СПВ в ИАС ПУР ГП о доприеме производится не позднее 10 суток после приема поезда на дорогу. На допринятые вагоны агентом по передаче грузов оформляется установленным порядком ППВ в трех экземплярах (по одному экземпляру для себя, два для станции передачи вагонов соседнего государства). Доприем вагонов осуществляется только после того, как агент по передаче грузов подтверждает наличие вагонов в базе неприема. О необходимости доприема вагонов, задержанных ранее при приеме от соседних дорог, свидетельствуют отметки в справке 1907 «Перечень вагонов, непринятых по стыку приема...» которая запрашивается ежесуточно на 6-00:
моментом доприема в случае оформления неприема агентом по передаче грузов считать время устранения возникших препятствий к перевозке;
· в остальных случаях, моментом доприема считать время оформления натурного листа при выходе задержанных вагонов с отсевных путей Нечетной системы;
· в случае, когда непринятые грузы, вагоны (контейнера) направляются для устранения препятствий к дальнейшей перевозке, на станцию Центролит или ГП Грузовой двор станции Гомель, моментом доприема считается время прибытия передаточного поезда возврата вагона на Нечетную систему с этих объектов.
Принимающая дорога обязана возвратить сдающей дороге груз, вагон (контейнер), от приема которых она отказалась, одним из ближайших поездов, по тому же передаточному пункту.
Груз, вагон (контейнер), возвращается на сдающую дорогу по согласованию с таможенными органами по новой передаточной ведомости, составленной оператором СТЦ Четной системы, в которой в позиции «Акты» указывается «возврат» и номер акта, согласно которому груз, вагон (контейнер) возвращается обратно.
Для учета возвращенных (непринятых) грузов, вагонов (контейнеров) оператором СТЦ Четной системы каждую смену из ИАС ПУР ГП запрашивается справка 1907, в которой оператор СТЦ отмечает номер поезда, каким груз, вагон (контейнер) возвращен сдающей стороне. Сдающая дорога обязана принять обратно непринятый вагон (контейнер) со всеми документами. Если сдающая дорога не принимает вагон (контейнер) обратно, то ответственность за все последствия (простой вагона, порча груза и т.д.) ложится на сдающую дорогу.