В настоящее время общество не стоит на месте, оно развивается и ищет все новые способы для удобной жизни, в том числе и в сфере информационных систем. Поэтому для создания более удобных условий передачи и обработки информации, сокращения записей возникла необходимость применения различного рода условных обозначений - кодов. Кодирование - возможность представления информации компактной форме, сокращения ручного труда при вводе данных в компьютер.
Классификация и последующее кодирование данных дают возможность составить коду подробную характеристику предмета, тогда как по названиям этого сделать нельзя. Кроме того, применение кодов облегчает группировку информации, ведь без применения данного рода условных обозначений она была бы весьма затруднена из-за большого количества учитываемых признаков и разветвлённой классификации.
При автоматизированной обработке данных классификация и кодирование являются необходимыми элементами для обеспечения однозначности понимания предметов как человеком, так и компьютером, и сокращения затрат труда и средств.
На наш взгляд, приступая к системе кодирования и классификации информации, нужно ознакомиться с основными определениями:
Классификация - результат распределения множества данных на группы.
Классификатор - документ, который содержит перечень объектов, сформированный в соответствии с выбранной системой классификации.
Кодирование - процесс представления данных с помощью определенного кода.
Код - совокупность знаков для обозначения объекта на основе выбора одного или нескольких алфавитов (цифровой, буквенный, смешанный); группа признаков, которыми обозначается объект кодирования в соответствии с принятой системой кодирования.
Система кодирования - совокупность правил образования кода. Она достаточно проста в применении, имеет возможность автоматической группировки позиций по признакам, закреплённым за отдельным разрядом кода, и автоматическое получение итогов нескольких степеней; код содержит подробную характеристику объекта и легко заполняется; легко произвести сортировку по любым разрядам кода.
Кодификатор - документ (таблица), отражающий порядок формирования кода и позволяющий представить структуру кода.
Составим кодификатор сотрудников фирмы «Радуга» (Приложение А).
Таблица 1 - Кодификатор сотрудников фирмы «Радуга»
| Класс | Код | Подкласс | Код | Общий код |
| Гараж | Иванов Иван Александрович | |||
| Семенов Сергей Петрович | ||||
| Никифоров Антон Сергеевич | ||||
| Цех | Петров Александр Анатольевич | |||
| Смирнов Виктор Сергеевич | ||||
| Васильев Виталий Павлович | ||||
| Столовая | Смирнова Галина Васильевна | |||
| Колчина Наталья Евгеньевна | ||||
| Осипов Максим Александрович | ||||
| Отдел продаж | Лаврентьева Людмила Михайловна | |||
| Гаврилова Алла Валентиновна | ||||
| Михайлов Павел Александрович | ||||
| Обслуживание основной деятельности | Горюнова Светлана Петровна | |||
| Соловьева Нина Александровна |
После кодирования кадров фирмы целесообразно разработать их отдельные группы, т.е. разработать классификатор кадров. Разработаем классификатор сотрудников фирмы «Радуга» (Приложение Б).
Таблица 2 - Классификатор сотрудников фирмы «Радуга»
| Таб. № | ФИО | Оклад |
| Иванов Иван Александрович | ||
| Семенов Сергей Петрович | ||
| Никифоров Антон Сергеевич | ||
| Петров Александр Анатольевич | ||
| Смирнов Виктор Сергеевич | ||
| Васильев Виталий Павлович | ||
| Смирнова Галина Васильевна | ||
| Колчина Наталья Евгеньевна | ||
| Осипов Максим Александрович | ||
| Лаврентьева Людмила Михайловна | ||
| Гаврилова Алла Валентиновна | ||
| Михайлов Павел Александрович | ||
| Горюнова Светлана Петровна | ||
| Соловьева Нина Александровна |
Рассчитаем длину записи в классификаторе сотрудников фирмы.
Таблица 3 - Расчет длины записи в Классификаторе
| Реквизит | Тип данных | Длина реквизита, байт |
| Табельный номер | Числовой | |
| ФИО | Текстовый | |
| Оклад | Денежный | |
| Всего (длина данных) |
Проектирование форм входных документов
Входной документ - носитель исходных данных. Он составляется по определенной форме и содержит данные, предназначенные для ввода в информационную систему.
К входным документам настоящей курсовой работы относятся:
) Прием на работу (Приложение В);
) Кадровое перемещение (Приложение Г);
) Увольнение (Приложение Д).
Таблица 4 - Прием на работу
| Таб.№ | ФИО | Дата | Подразделение | Должность | Оклад |
| Иванов Иван Александрович | 03.01.2010 | гараж | механик | ||
| Семенов Сергей Петрович | 03.01.2010 | гараж | водитель | ||
| Никифоров Антон Сергеевич | 04.01.2010 | гараж | водитель | ||
| Петров Александр Анатольевич | 02.01.2010 | Цех | рабочий | ||
| Смирнов Виктор Сергеевич | 01.01.2010 | Цех | начальник цеха | ||
| Васильев Виталий Павлович | 10.01.2010 | Цех | рабочий | ||
| Смирнова Галина Васильевна | 02.01.2010 | Столовая | главный повар | ||
| Колчина Наталья Евгеньевна | 05.01.2010 | Столовая | помощник повара | ||
| Осипов Максим Александрович | 20.01.2010 | Столовая | помощник повара | ||
| Лаврентьева Людмила Михайловна | 07.01.2010 | Отдел продаж | консультант | ||
| Гаврилова Алла Валентиновна | 08.01.2010 | Отдел продаж | консультант | ||
| Михайлов Павел Александрович | 09.01.2010 | Отдел продаж | консультант | ||
| Горюнова Светлана Петровна | 15.01.2010 | Обслуживание основной деятельности | уборщица | ||
| Соловьева Нина Александровна | 16.01.2010 | Обслуживание основной деятельности | уборщица |
Рассчитаем длину записи входного документа «Прием на работу».
Таблица 5 - Расчет длины записи документа «Прием на работу»
| Реквизит | Тип данных | Длина реквизита, байт |
| Табельный номер | Числовой | |
| ФИО | Текстовый | |
| Дата | Время | |
| Подразделение | Текстовый | |
| Должность | Текстовый | |
| Оклад | Денежный | |
| Всего (длина записи) |
Таблица 6 - Кадровое перемещение
| Таб.№ | ФИО | Дата | Прежнее место работы | Новое место работы |
| Никифоров Антон Сергеевич | 10.04.2010 | гараж | цех | |
| Васильев Виталий Павлович | 10.04.2010 | цех | гараж |
Рассчитаем длину записи входного документа «Кадровое перемещение».
Таблица 7 - Расчет длины записи документа «Кадровое перемещение»
| Реквизит | Тип данных | Длина реквизита, байт |
| Табельный номер | Числовой | |
| ФИО | Текстовый | |
| Дата | Время | |
| Прежнее место работы | Текстовый | |
| Новое место работы | Текстовый | |
| Всего (длина записи) |
Таблица 8 - Увольнение
| Таб.№ | ФИО | Дата |
| Осипов Максим Александрович | 10.04.2010 | |
| Горюнова Светлана Петровна | 10.04.2010 |
Рассчитаем длину записи входного документа «Увольнение».
Таблица 9 - Расчет длины записи документа «Увольнение»
| Реквизит | Тип данных | Длина реквизита, байт |
| Табельный номер | Числовой | |
| ФИО | Текстовый | |
| Дата | Время | |
| Всего (длина записи) |
2.3 Проектирование форм выходных документов
Выходной документ - документ, который является носителем результатов обработки данных. Выходные документы составляются на основании входных документов.
На основании вышеизложенного мы можем разработать форму выходного документа:
Таблица 10 - Выходной документ учета кадров фирмы «Радуга»
| Дата | Номер документа | Вид документа | Организация | Сотрудники организации |
| 01.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Смирнов В.С. | |
| 02.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Петров А.А. | |
| 02.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Смирнова Г.В. | |
| 03.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Иванов И.А. | |
| 03.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Семенов С.П. | |
| 04.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Никифоров А.С. | |
| 05.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Колчина Н.Е. | |
| 07.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Лаврентьева Л.М. | |
| 08.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Гаврилова А.В. | |
| 09.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Михайлов П.А. | |
| 10.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Васильев В.П. | |
| 15.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Горюнова С.П. | |
| 16.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Соловьева Н.А. | |
| 20.01.2010 | Прием на работу | Фирма «Радуга» | Осипов М.А. | |
| 10.04.2012 | Кадровое перемещение | Фирма «Радуга» | Васильев В.П. | |
| 10.04.2012 | Кадровое перемещение | Фирма «Радуга» | Никифоров А.С. | |
| 10.04.2012 | Увольнение | Фирма «Радуга» | Горюнова С.П. | |
| 10.04.2012 | Увольнение | Фирма «Радуга» | Осипов М.А. |
Таблица 11 - Расчет длины записи в документе учета кадров организации
| Реквизит | Тип данных | Длина реквизита, байт |
| Дата | Время | |
| Номер документа | Числовой | |
| Вид документа | Текстовый | |
| Организация | Текстовый | |
| Сотрудники | Текстовый | |
| Всего (длина записи) |
Однако, не смотря на вышеизложенное, реальными документами любой организации, являющими носителями результатов обработки данных, выступают «Личная карточка работника» (Приложение Е) и «Списки работников организации» (Приложение Ж).
3. Алгоритм и программное обеспечение
Алгоритм решения задачи
Алгоритм - точное предписание исполнителю совеpшить определенную последовательность действий для достижения поставленной цели за конечное число шагов.
Итак, составим алгоритм учета кадров фирмы «Радуга».
Нет Да
Начало
. Ввод должностей
. Присвоение индексу i первой должности
. Присвоение количеству работников по i-той должности нулевого значения
. Начало цикла i > N
. Ввод значения количества работников по i-той должности
. Накопление количества работников по i-той должности
. Переход к следующей должности
. Вывод перечня всех работников
. Запись полученных результатов на магнитный диск
. Печать результатов
Конец
Контрольный пример
Необходимость в контрольном примере заключается в проверке правильности работы алгоритма и программного обеспечения и их уточнения. Посредством контрольного примера выявляют и уточняют недоработки разработанного программного обеспечения.
В качестве программного обеспечения выбрана программа «1С: Бухгалтерия», которая занимает ведущее место на рынке программных продуктов.
Контрольный пример предназначен для решения задач, который можно представить в виде таблицы чисел. Он позволяет не только хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов и математических связей между ними, но и автоматически пересчитывает результаты при изменении значение исходных данных, а также заносит измененные результаты в таблицу.
Так, при переведении конкретного работника на другую работу в рамках данной фирмы посредством заполнения документа «Кадровое перемещение», в выходной документ «Личная карточка работника» автоматически будет вписана новая должность этого сотрудника со ссылкой на соответствующий приказ руководства.
Пример заполненной личной карточки работника приведен в Приложении Е.
4 Инструкция по использованию программного обеспечения
«1С: Предприятие» - программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.
Сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач. Однако не стоит забывать, что изначально продукт «1С: Предприятие» был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами).
Этапы использования ПО:
) Включение ПК.
) Для начала работы сделать двойной щёлчок по ярлыку 1С: Предприятие на рабочем столе.
) В открывшем окне на панели функций выбрать вспомогательную вкладку «Кадры».
) Затем открывать по очереди справочники: «Физические лица», «Сотрудники», «Должности», в которые необходимо внести по 14 записей (в данном случае), а также нужно открыть справочник «Основания увольнения» и внести в него необходимое количество записей.
) Заполнить входные документы:
«Приём на работу»
«Кадровое перемещение»
«Увольнение».
) Сформировать выходной документ учёт кадров организации.
) Распечатать на принтере все полученные документы.
) Завершить работу в 1С: Предприятие.
) Выключить ПК.
5 Экономическая эффективность автоматизации
Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.
Для приобретения техники, для разработки проектов, выполнения подготовительных работ, а также для подготовки кадров в процессе внедрения информационных технологий неизбежны капитальные вложения. Таким образом, должна быть исчислена эффективность автоматизированных информационных технологий.
Одним из основных показателей экономической эффективности является экономический эффект, который рассчитывается по формуле:
где Зтсу - затраты на обработку информации в традиционной системе управления (без АИТ), руб.
За - затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.
Затраты на обработку информации в традиционной системе управления Зтсу определяются по следующей формуле:
где Кинт - интегральный коэффициент обработки информации, который позволяет определить затраты работника аппарата управления на обработку одного Кбайта данных в часах. Он зависит от типа подсистемы, в которую входит АИТ, и равен 5,15.
ЧТСтсу - часовая тарифная ставка работника аппарата управления в традиционной системе управления (без АИТ), условно примем ее равной 20 руб.
Ои - общий годовой объем информации, обрабатываемой в АИТ, Кбайт. Он рассчитывается как сумма годовых объемов информации, заносимой в классификаторы, входные и выходные документы с учетом их периодичности.
Таблица 12 - Расчет объема документов
| Наименование документа | Объем одного документа, байт | Периодичность выхода документов | Общий объем за год, Кбайт | ||
| Количество строк | Количество символов в строке | Объем документа | |||
| 4 = 2 * 3 | 6 = 5 * 4 / 1024 | ||||
| Классификатор сотрудников | 35,16 | ||||
| Прием на работу | 635,74 | ||||
| Кадровое перемещение | 43,95 | ||||
| Увольнение | 37,11 | ||||
| Учет кадров организации | 471,68 | ||||
| ИТОГО | 1223,64 |
Зтсу = 1223,64 * 5,15 * 20 = 126034,92 руб.
Затраты на обработку информации в условиях АИТ (За) определяется по формуле:
За = Зтек + Ен * Зраз
где Зтек - годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.;
Ен - нормативный коэффициент экономической эффективности (Ен=0,5);
Зраз - разовые затраты на разработку АИТ, руб.
Годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.:
Где Зoп - годовые текущие затраты на обработку в условиях АИТ, руб.;
Зтпк - годовые текущие затраты на аренду персонального компьютера для обработки информации в условиях АИТ, руб.
Годовые текущие затраты на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ (Зоп) рассчитывается по формуле:
где Ч- время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ, час;
ЧТСаит - часовая тарифная ставка работника аппарата управления в условиях АИТ, примем ее равной 20 рублей.
Время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления, рассчитывается по формуле:
где Vиоб - сумма годовых объем информации, заносимой в классификаторы и входные документы с учетом их периодичности, Кбайт;
Нвыр - норма выработки работника аппарата управления по перенесению данных на машинные носители, байт/час. Условно примем ее равной 500 байт/час.
Таким образом,
Ч = (35,16 + 635,74 + 43,95 + 37,11) / 500 / 1024 = 0,0015 час
Зоп = 0,0015 * 20 = 0,03 руб.
Годовые текущие затраты на аренду ПК для обработки информации в условиях АИТ рассчитывается по формуле:
где Чпк - машинное время затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления на ПК в условиях АИТ, час. Примем ее равной 4 часа в месяц на разовое решение задачи;
Цпк - цена 1 часа машинного времени, примем ее равной 35 руб./час.
Таким образом,
Зтпк = 4 * 35 * 12 = 1680 руб.
Зтек = 0,03 + 1680 = 1680,03 руб.
Разовые затраты на обработку АИТ (Зраз) определяются по формуле:
где Зпр -разовые затраты на проектирование АИТ работником аппарат управления, руб.;
Зрпк -затраты на аренду ПК для проектирования АИТ, руб.
Разовые затраты на проектирование АИТ работником аппарата управления рассчитывается по формуле:
где Ч - время, затрачиваемое на проектирование АИТ работником аппарата управления в условиях АИТ, час. Примем его равным 350.
ЧТСаит -часовая тарифная ставка работника аппарата управления в условиях АИТ, условно примем ее равной 20 руб.
Затраты на аренду ПК для проектирования АИТ (Зрпк) рассчитываются по формуле:
где Чпк - машинное время ПК, затрачиваемое на проектирование АИТ, час. Условно примем ее равным 50 часам;
Цпк - цена 1 часа машинного времени, условно примем ее равной 35 руб./час.
Таким образом,
Зпр = 350 * 20 = 700 руб.
Зрпк = 50 * 35 = 1750 руб.
Зраз = 700 + 1750 = 2450 руб.
За = 1680,03 + 0,5 * 2450 = 2905,03 руб.
Э = 126034,92 - 2905,03 = 123129,89 руб.
Так, на основании выше представленных расчетов можно сделать вывод, что экономическая эффективность от внедрения данной программы составляет 123129,89 руб.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящей курсовой работе были разработаны:
кодификатор сотрудников фирмы;
классификатор сотрудников;
входные и выходные документы для учета кадров в фирме.
Документы по курсовой работе представлены в Приложении.
Результаты курсовой работы показали, что экономическая эффективность от внедрения данной программы составляет 123129,89 руб. Эффективность можно повысить за счет сокращения времени и затрат на обработку информации, уменьшения времени принятия управленческих решений.
В конечном итоге можно сказать, что программа 1С:Предприятие является эффективной и экономичной, и поэтому является столь востребованной на многих предприятия.
Список литературы
1. 1С: Бухгалтерия 8. Учебная версия. - 6-е изд. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2011. - 594.: ил. + 1 СD.
. Ильина О.В. Информационные технологии бухгалтерского учета. Учебное пособие. СПб.: Питер, 2008.
. Корчагин Р.Н. Информационные системы в экономике. Методические рекомендации /Р.Н. Корчагин - М.: РАГС, 2009.
. Петров В.Н. Информационные системы. СПб.: Питер, 2007.
. Саак А.Э. информационные системы управления /А.Э. Саак. - СПб.: Питер, 2008.
. Информационные системы в экономике: Уч. для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/ Под ред. Г.А. Титоренко, 2-е издание, М, - ЮНИТИ, 2006.
. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: ЮНИТИ, 2008.