Справки — документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.
Южный федеральный университет
Справка
Дата Номер
Сидоренко Мария Ивановна учится на II курсе дневного отделения факультета филологии и журналистики. Справка выдана для представления в поликлинику.
Декан
филологии и журналистики (подпись)
Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов.
В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом «что»:
Довожу до Вашего сведения, что... Считаю, что...
Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы лица, подписывающего деловую бумагу.
Прошу привести в соответствие с графиком взаимных поставок ваш график поставок.
Прошу дать указание Правовому управлению о разработке проекта Положения «Об администрации района г. Самары»...
Несмотря на то, что в указанных документах используется только одна-две стандартные речевые формулы, язык докладной и служебной записок вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля. Строгость в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей — вот основные стилистические особенности этих жанров.
Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются:
1 — дата происшествия; 2 — вид подразделения предприятия, допустившего нарушение; 3 — вид нарушения, т. е. объем и характер невыполненной работы; 4 — причина нарушения.
Служебная записка
Генеральному директору
ОАО «Международный аэропорт Самара»
В. Ф. Чернавину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
15.07.98
Прошу Вас ввести в штатное расписание службы ПАСОП должность мастера газодымозащитной службы в связи с необходимостью заправки дыхательных аппаратов сжатого воздуха (АСВ-2) воздухом в соответствии с требованиями нормативных документов от приобретенного компрессора, а также профилактикой и ремонтом аппаратов АСВ-2 и компрессора.
Начальник службы ПАСОП А. И. Дикарев
СОГЛАСОВАНО:
Директор по авиационной безопасности А. С. Спиридонов
Управляющий по персоналу В. П.Иванов
Директор по корпоративным вопросам В. А. Буряк
Докладная записка
Федеральная авиационная служба России
СЛУЖБА АВИАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
Открытое акционерное общество
«Международный аэропорт Самара» Приволжского
регионального управления Федеральной авиационной службы
443025, Россия, Самара, аэропорт Генеральному директору
телефон: 22-75-68 РГП «Волгааэронавигация»
Исх. № 32-47 господину В.П Бобылеву
14 июля 1998 г.
Уважаемый Владимир Павлович!
Довожу до Вашего сведения, что при срабатывании пожарно-охранной сигнализации объектов РГП «Волгааэронавигация» Ваши представители не участвуют в выездах по тревоге, о чем докладывалось дежурному инженеру КДП:
— Никулину Ю. Н. 13.05.98. в 20 ч. 12 мин. Дозор №7— БПРМ-331 (КРМ-150);
— РекретюкуА. П. 12.07.98. в.14 ч. 32мин. Дозор № 1 —ДПРМ-151. Прошу Вас обратить внимание на нарушение пункта 3.1.4 согласно
Договору № 229/97 «О пожарно-охранной сигнализации объектов».
С уважением
Зам. директора по АБ,
начальник службы АБ И. П. Марченко
Деловые письма. Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию дедовых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.
Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.
Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).
Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.
По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:
· инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
· письмо-просьба
· письмо-приглашение
и не требующие обязательного ответа:
· письмо-подтверждение
· письмо-извещение
· письмо-напоминание
· письмо-предупреждение
· письмо-декларация (заявление)
· письмо-распоряжение
· письмо-отказ
· сопроводительное письмо
· гарантийное письмо
· информационное письмо
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — по одному адресу.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.
К таким речевым действиям относятся:
1. этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т. п.;
2. сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т. п.;
3. подтверждения: подтверждаем;
4. заявления: заявляем, объявляем;
5. требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
6. обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
7. напоминания: напоминаем;
8. предложения: предлагаем.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.