Фискальный накопитель (ФН) в современных кассовых устройствах выступает единственным сменным элементом.
| Сроки замены ФН. | Накопители отличаются объемом памяти и сроком действия ключей: 13, 15 и 36 месяцев. § ФН 36 обязательны для юрлиц и частных предпринимателей на УСН, патенте, вмененном налоге и ЕСХН. Это правило распространяется на все виды коммерческой деятельности, в том числе на сферу услуг. Исключение составляют: ü продажа подакцизных товаров (алкогольная продукция, табак, дизельное топливо, бензин и т.д.); ü сезонная деятельность; ü совмещение специальных режимов налогообложения с ОСН; ü деятельность платежных агентов. Перечисленным хозяйствующим субъектам разрешено выбирать чипы с любым периодом действия. § Согласно закону, компании и предприниматели на ОСН вправе устанавливать чип на 13, 15 и 36 месяцев. Но в паспорте модели на 3 года не указана торговля на ОСН. Производители не поясняют, сколько прослужит такое устройство и будет ли оно вообще функционировать, поэтому для ОСН не рекомендованы такие модели. § Продавцы алкоголя и других акцизных товаров могут приобрести любой ФН, но проработает он в любом случае не более 410 дней (это чуть меньше 14 месяцев). § Если касса работает в автономном режиме и не отправляет сведения оператору, допустимо тоже применять любой ФН. Однако следует учесть, что устройство на 3 года проработает не более 560 дней (это чуть меньше 19 месяцев). § По завершении срока замены ФН нужно выполнить установку нового модуля.Обратите внимание, что период отсчитывается не с даты регистрации ККТ, а с момента проведения фискализации накопителя. Если точных данных нет, можно посмотреть информацию в настройках кассовой техники или в ЛК на портале ОФД. В прошивке ККТ есть функция, оповещающая о скором наступлении срока замены фискального накопителя. Уведомление появляется в последний месяц службы модуля. Важно! Не всегда нужная модель ФН может быть в наличии у поставщика. По этой причине лучше самостоятельно отслеживать период использования, чтобы успеть приобрести устройство и не останавливать деятельность. |
| Причины замены ФН. | Потребность в установке нового ФН возникает по различным причинам: § Истечение срока действия по закону - наиболее частая причина замены электронного модуля (см. пункт выше). § Заполнение встроенной памяти. Стандартный модуль (13 месяцев) оснащен встроенной памятью для записи около 180 000 финансовых операций, это приблизительно 450 квитанций в сутки. Память не расширяется, поэтому при ее заполнении необходимо установить новое устройство. В большинстве моделей ККМ предусмотрена функция контроля за заполняемостью памяти. Когда ресурс накопителя практически исчерпан и находится на уровне 1-2 % свободного места, то дополнительно выводится уведомление. § Блокировка ККТ. Заблокированный кассовый аппарат не проставляет фискальный реквизит на чеке, а без него невозможна отправка документа в ФНС. Такая ситуация возникает по ряду причин: ü отсутствует доступ к интернету; ü платежи по кассе проходили более 30 дней, но сведения по ним не отправлялись в ОФД; ü смена не закрывалась более 24 часов; ü показания таймера и фактический период между печатью двух чеков отличаются более чем на 5 минут (время на аппарате настроено некорректно). По законодательству, предприятию дается 30 дней на то, чтобы решить технические проблемы и привести ФН в рабочее состояние. В течение этого периода разрешено использовать кассу в автономном режиме — печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Если в 30-дневный срок проблема не решена, модуль памяти блокируется ОФД, поэтому его нужно срочно заменить. В противном случае компании грозит административное наказание в виде штрафов. Независимо от причины замены ФН, порядок действий по переустановке всегда одинаковый. § Смена собственника ККТ. При смене владельца ККТ проводится замена ФН, поскольку при регистрации ККТ в накопитель записываются сведения текущего пользователя. Просто изменить информацию нельзя, поэтому необходимо новое устройство, в памяти которого будут внесены сведения о новом собственнике ККТ. Важно! Если кассовое оборудование передается в обособленное подразделение, проводить замену электронного модуля не нужно, так как у головного офиса и филиала идентичные ИНН. § Неверно указаны реквизиты ККТ. При фискализации накопителя пользователь указывает регистрационный номер (РН) ККТ. Изменить введенные данные после их сохранения нельзя. Ошибка оборачивается необходимостью покупки нового СКЗИ и проведения повторной фискализации. § Поломка фискального накопителя и отсутствие возможности его восстановления. Это случается не часто, поскольку фискальный накопитель надежен и защищен. Поломка может случиться при грубой эксплуатации или вследствие воздействия агрессивных сред. Не всегда удается выполнить ремонт устройства и восстановить его работоспособность, что приводит к необходимости замены. Если применять ККТ с неисправным ФН, то для организации это обернется штрафными санкциями. |
| Порядок замены ФН. | Когда на ККТ еще действует гарантия, то провести замену фискального модуля кассы можно силами специалистов сервис-центра. А можно провести процедуру и самостоятельно, соблюдая порядок замены ФН. § Закрытие архива ФН. Вместе с закрытием архива произойдет автоматическое создание отчета о закрытии самого модуля. ü сначала завершите текущую смену; ü далее дождитесь, когда все данные будут переданы в ОФД, убедившись в наличии подключения кассы к интернету; ü проверьте поле «Количество непереданных ФД» — здесь не должно отображаться никаких записей; ü откройте программу для регистрации ККМ и выполните следующие действия: - нажмите «Закрыть архив»; - удостоверьтесь, что на ККМ установлено правильное время. Если оно отличается от текущего, выберите опцию «Синхронизировать с компьютером». После чего щелкните по кнопке «Далее»; ü подтвердите операцию о закрытии архива, активировав опцию «Выполнить». Автоматически будет создан документ с фискальным признаком. Важно дождаться его поступления на сервер ОФД. Обратите внимание: если в ОФД будут отправлены не все квитанции, то в процессе закрытия архива выскочит ошибка и операция будет отменена. Аналогичная ситуация возникает в случае, когда от сервера ОФД не поступает ответа. Важно! Начинать установку нового ФН нельзя до тех пор, пока в ОФД не поступит уведомление о передаче отчета о закрытии архива. § Нюансы физической замены фискального накопителя, в зависимости от модели ККТ. Общий алгоритм действий следующий: ü отключите онлайн-кассу от источника питания; ü откройте крышку принтера и выньте чековую ленту; ü откройте отсек на задней стенке принтера, аккуратно отключите и вытащите накопитель и установите на его место новое устройство; ü закройте отсек, установите чековую ленту и закройте принтер; ü подключите кассовую технику к сети и дождитесь ее загрузки. Обратите внимание! После проведения замены не выбрасывайте фискальный накопитель. Вы обязаны обеспечить его сохранность в течение 5 лет (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ). |
| Действия после замены фискального накопителя. | Владелец ККТ после замены ФН должен активировать новый модуль и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе. § Активация нового ФН. ü вновь запустите программу для регистрации, выбрав в меню пункт «Перерегистрация»; ü выполните синхронизацию времени с компьютером и щелкните по кнопке «Далее». Распечатается документ о внесении даты. ü укажите причину перерегистрации ККМ, выбрав из представленного списка «Замена ФН», и кликните по кнопке «Далее»; ü проверьте правильность сведений о ККМ и если надо - внесите коррективы; ü нажмите «Далее» для сохранения изменений и дождитесь, когда онлайн-касса сформирует и напечатает отчет о фискализации. Одновременно с этим в окне программы должно появиться уведомление об успешном завершении операции. § Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС. Ее можно сделать при личном визите или удаленно в режиме онлайн. Второй вариант более удобен и не затратен по времени. Все, что понадобится для перерегистрации онлайн, — наличие квалифицированной электронной подписи. Все необходимые действия проводятся на сайте ИФНС. Инструкция следующая: ü Перейдите на портал налоговой инспекции и авторизуйтесь в ЛК. ü Выберите ОПФ и кликните «Выполнить вход с ключом ЭП». ü В открывшемся окне активируйте опцию «Выполнить проверку на соответствие условиям». ü Откроется форма, где подтвердите запрос на начало проверки. В процессе потребуется выбрать сертификат предприятия. ü По завершении проверки кликните «Войти в ЛК». ü В ЛК выберите раздел «Кассы». Найдите в представленном перечне ККТ, для которой производилась переустановка ФН. Кликните по РН кассовой техники и выберите команду «Перерегистрировать ККМ». ü В выпавшем окне потребуется выбрать основание для перерегистрации кассового оборудования, указать ОФД. ü На завершающем этапе щелкните по опции «Подписать и отправить». Заверьте действие ЭЦП и дождитесь, когда ФНС рассмотрит запрос. После того как сотрудники налоговой службы одобрят заявку, в личном кабинете, напротив РН ККМ, появится статус «Касса перерегистрирована». § Изменение сведений в ОФД. В большинстве случаев информация о перерегистрации ККМ автоматически поступает ОФД, где одновременно фиксируется новый номер ключа фискального признака. Если по каким-то причинам не произошло изменений сведений у ОФД, то действуйте следующим образом: ü Выполните вход в ЛК на портале ОФД. ü В ЛК выберите вкладку «Кассы». ü Найдите в перечне нужную ККТ и кликните по иконке файла возле ее РН. Начнется автоматическое скачивание заявления. ü Заполните загруженную форму и отправьте ее по электронной почте в ОФД. Дождитесь изменения сведений на сайте ОФД о перерегистрации кассы. § После всего вышеперечисленного можете пользоваться онлайн-кассой. |
| Особенности бухгалтерского учета при замене фискального накопителя. | § Бухгалтерский учет при замене ФН имеет ряд особенностей. ü при модернизации онлайн-кассы проводки формируют с участием счета 10; ü в зависимости от варианта учета ККМ, затраты на приобретение и установку накопителя отражаются на счете 08, что приводит к увеличению стоимости основных средств, либо на счетах накопления затрат. Пример проводок при замене фискального накопителя: - Дт 10 Кт 60 4166,67 рубля — цена приобретенного устройства; - Дт 44 Кт 10 4166,67 рубля — отражен в расходах ФН; - Дт 44 Кт 60 1666,67 рубля — стоимость услуги по выполнению переустановки; - Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) рубля — входной НДС; - Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. — к вычету НДС; - Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. — сумма оплаты за услуги поставки и переустановки ФН. § Некоторые учитывают расходы на модернизацию кассы на субсчете 10-5 «Запасные части», что НЕПРАВИЛЬНО. На нем отражаются затраты на покупку и обслуживание запчастей, предназначенных для ремонта или обслуживания машин, транспортных средств и производственного оборудования. |
| В каких случаях НЕ нужна замена ФН в кассе. | § Некоторые организационные перемены в бизнесе не являются основанием для установки нового чипа памяти, поэтому достаточно перерегистрировать ККТ или поменять настройки. К таким случаям относятся: ü смена места расположения кассы; ü переход на автономную работу; ü заключение договора с другим ОФД; ü изменение общих и банковских реквизитов предприятия. |