ИП использует в бизнесе автомобиль: учет и оформление документов
Надежда Кукурузяк
эксперт журнала «Бухгалтерия ИП»
На автомобиле, купленном для бизнеса, можно не только зарабатывать деньги, но и экономить на налогах. Для этого следует принять машину к учету и соблюсти еще некоторые нюансы. Тогда на авторасходы получится уменьшить налогооблагаемую базу. Обо всем по порядку.
На какие поездки оформлять путевые листы
На любые бизнес-поездки, а также на перевозки грузов и пассажиров ИП оформляйте путевые листы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Путевки проверяют на дороге инспекторы ГИБДД. Также путевые листы необходимы коммерсанту, чтобы начислять водителям зарплату, списывать расходы на бензин, запчасти, стоянку и подтверждать реальность поездок.
| Что грозит ИП за поездки без путевых листов Если ИП или его водитель ездит без путевых листов, инспекторы ГИБДД оштрафуют на 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП). Также штраф возможен за некоторые ошибки в путевках. Например, если в путевом листе нет отметки о предрейсовых медосмотрах и техническом контроле, штраф составит 3 тыс. руб. — для водителя, 5 тыс. руб. — для предпринимателя, так как он отвечает за безопасную эксплуатацию транспорта (ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП). Если машину водит ИП, то он заплатит один штраф — 3 тыс. или 5 тыс. руб. Судьи оставляют штрафы в силе (постановление Верховного суда от 06.06.2018 № 12-АД18-4). |
Как заполнять путевые листы, чтобы не придрались проверяющие
Коммерсант вправе разработать форму путевого листа самостоятельно или использовать типовой бланк из постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Если используете собственный бланк путевого листа, предусмотрите все обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
| Обязательные реквизиты путевого листа · Название документа — путевой лист, его номер и срок действия не больше месяца. · Сведения о собственнике транспорта, в том числе Ф. И. О., адрес, телефон, ОГРНИП. · Тип и модель машины, ее государственный номер. · Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в него. · Дата и время выезда из гаража и заезда в него. · Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время. · Ф. И. О. водителя. · Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя. Эти сведения медицинский работник заверяет штампом и подписью с расшифровкой Ф. И. О. · Дата и время предрейсового контроля технического состояния машины, подпись и Ф. И. О. контролера (приказы Минтранса от 07.11.2017 № 476 и от 18.09.2008 № 152). |
Название. Используйте традиционное название — путевой лист. Из-за непривычного наименования возможны споры с ИФНС. Суд рассматривал дело, в котором компания назвала путевой лист актом, у нее сняли расходы на топливо. В суде удалось отстоять затраты, доказав, что акт был заменой путевого листа (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013 по делу № А51-22128/2012).
Дата. Оформляйте путевку с удобной для вас периодичностью — раз в месяц, неделю и пр. (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, письмо Минфина от 30.11.2012 № 03-03-07/51). В конце года правила подготовки путевого листа могут измениться:
| Бизнесменам придется оформлять больше путевых Путевой лист нужно оформлять перед каждой сменой. Раз в месяц нельзя. Такой вывод можно сделать из нового письма Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС. Минтранс разъяснил, что перед началом каждого рабочего дня (смены, рейса) работодатель должен провести медосмотры водителей (п. 4 Порядка, утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н). Аналогичные требования установлены и для предрейсового контроля. Проводить его нужно перед выездом автомобиля со стоянки (п. 3 Порядка, утв. приказом Минтранса от 06.04.2017 № 141). Дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра и технического контроля медицинский работник и контролер ставят в путевых листах (приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152). Так как отметки врача и контролера должны быть ежедневными, значит, и путевой лист нужно оформлять каждый раз до выезда автомобиля со стоянки компании – перед каждой сменой водителя или перед каждым рейсом, если поездка длительная. В то же время из порядка заполнения путевого листа такие правила не следуют. Наоборот, в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 записано, что путевой лист можно оформлять не только на один день, но и на более длительный срок, не превышающий месяца (п. 10 Порядка, утв. приказом № 152). Эти правила хотят поменять только с 21 декабря. Планируется, что путевой лист компании будут оформлять до начала длительного рейса или до начала первого рейса за день, если в день водитель совершает несколько поездок. Как оформлять путевой лист сейчас. Есть два способа, как оформить путевой лист, чтобы выполнить требования Минтранса. Первый – выписывать лист на каждую смену. Второй – оформить лист на более длительный срок, но предусмотреть в нем место, где врач и контролер каждый день будут ставить отметку о медосмотре и контроле. Что изменится в путевом листе. С 21 декабря 2018 года кроме срока путевого листа Минтранс планирует внести еще два изменения. Поправки предусматривает проект «О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов…». 1. Придется заполнять дату и время предсменного и послесменного медосмотра. Сейчас в путевке вы отражаете только данные по предрейсовому и послерейсовому медосмотрам (подп. 2 п. 7 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). 2. Отметку о техконтроле будет проставлять водитель, который первый выехал с парковки, если машину используют несколько человек. Сейчас правила не регламентируют, как оформлять путевку, если машину эксплуатируют несколько водителей (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). |
Маршрут. Записывайте в путевом листе конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. Записи типа «Поездки по городу» не используйте. Путевой лист без маршрута не подтверждает расходы на покупку ГСМ для бизнес-поездок. Согласны с этим и судьи (постановления Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017 и от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14).
Предрейсовый техосмотр. Проставляйте отметку, даже если используете машину только для поездок в банк и налоговую. Все индивидуальные предприниматели обязаны поддерживать техническое состояние машины, чтобы обезопасить дорожное движение, поэтому техосмотр нужен перед каждым рейсом (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196‑ФЗ). Отметку ставит специалист, у которого есть спецобразование по обслуживанию автомобилей (п. 14.3 приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287).
Предрейсовый медосмотр. Медосмотр водителя обязателен перед каждым рейсом, чтобы гарантировать безопасность поездки/перевозки на дороге. Отметку ставит врач. ►
► Если у ИП есть медицинское или специальное техническое образование, он вправе самостоятельно проводить мед- и техосмотры и ставить отметки на путевых листах.
Расход горючего. Отметьте показания одометра на момент выезда авто и когда машина возвращается в гараж. Если показания не будут соответствовать километрам, расходы на ГСМ снимут (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № Ф08-5527/2015).
Отрывные корешки путевого листа. Предусмотрены только в унифицированных путевках для спецтехники — автокранов, уборочных машин, бетоносмесителей и пр. (форма № 3 спец. из постановления № 78). Корешки нужны для выставления счета заказчику, чтобы обосновать время работы машины на объекте. Если вы используете собственную форму путевки, делать в ней линию отреза не обязательно. Вы вправе сами договориться с контрагентом, как будете учитывать время работы авто, например, в отдельном регистре.
Справка для расчетов за выполненные работы. Это тоже унифицированная форма (№ ЭСМ-7 из постановления № 78). Ее выписывают владельцы строительных машин на каждый путевой лист, чтобы подтвердить время и стоимость работ заказчику. Если вы не используете унифицированные формы, оформлять справку не нужно.