Важно дифференцировать понятие «Цель» и «Задачи». Задачи – конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению намеченного результата. С точки зрения оформления текста проекта, задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме. Задачи формулируются в виде утверждений о действиях, ориентированных на результат, основанных на эффективности работы и поддающихся измерению в терминах. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой и являться необходимыми и достаточными для достижения цели проекта.
Из целей и задач должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие изменения произойдут в существующей ситуации.
3. Содержание и механизм реализации (план конкретных действий) Один из самых объемных и подробных разделов проекта. Описание того,
каким образом будет осуществляться проект. То есть достаточно подробно нужно прописать, в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов. Чтобы разобраться, можно всё содержание сначала представить в виде схемы, так как это позволяет легче представить «что», «где», «в какой последовательности» будет проводиться при реализации проекта.
4. Календарный план. Календарный план – это подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков. При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:
1. План должен быть сформулирован в чётких и ясных выражениях, написан конкретно, с указаниями точных цифр и дат.
2. План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо человек.
3. По каждому пункту плана необходимо указать все, что необходимо для его реализации (материальные, финансовые, людские ресурсы). Это крайне важно, иначе план превращается в некий «прожект» («а не построить ли нам мост через эту речку»).
4. Что и как нужно сделать, чтобы решить заявленные проблемы: какие шаги, когда и в какой логике предпринять; кого и как привлечь к своей работе, каковы будут их обязанности, права, ответственность; кто, когда и как будет контролировать и оценивать достижение планируемых результатов; кто и как будет отчитываться о проделанной работе; как доказать эффективность своей деятельности.
5. Предполагаемые результаты. Эффективность проекта оценивается по его результативности. Результаты проекта – это то, что предполагается достичь, воплотив проект в жизнь.
В разделе необходимо привести количественные и качественные показатели оценки ожидаемых результатов реализации Проекта, описать, каким образом будет осуществляться обратная связь с целевой группой Проекта, какое предполагается взаимодействие со средствами массовой информации в целях информирования населения о ходе и результатах Проекта.
По объёму раздел лаконичен, так как по существу результатом каждого грамотного, обоснованного проекта являются его цели и задачи. Напомним, что цель – это образ предполагаемого результата.
При описании результатов следует руководствоваться требованиями к формулировке блока целей и задач: конкретность, реальность, достижимость.
6. Ресурсы, необходимые для реализации проекта. Бюджет проекта.
Бюджет должен быть прямым образом связан с деятельностью по проекту (мероприятиями). Этот раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий (информационные, человеческие, административные, материальные, финансовые и др.)
| Наименование ресурса | Количество | Предполагаемый источник | |
Для финансирования проектной деятельности в социальной сфере используются следующие источники: гранты (конкурсные средства государственных структур и общественных фондов; бюджетные поступления; частные пожертвования и взносы; средства учредителей; спонсорские отчисления; доходы от разрешенной законом деятельности; добровольческий труд).
7.Механизм оценки результатов. Этот раздел должен содержать ответы на следующие вопросы:
- Каким образом будет оцениваться эффективность проекта в целом?
- Кто будет оценивать достижение поставленных задач и намеченных результатов в ходе выполнения проекта и по его окончании? (описать процедуру оценки)
- Каковы критерии оценки эффективности проекта?
Возможно, указать конкретных лиц, которые будут оценивать результаты проекта, например, главы управ, руководители местного или ведомственного управления, общественность и др.
8. Перспективы развития проекта. В двух – трех абзацах данного раздела нужно описать вероятный путь развития проекта. Например, расширена география проекта, освоение новых видов деятельности.
А также, каким образом предполагается сохранить и расширить достижения данного проекта.
9. Приложения. Приложения - это все материалы, не вошедшие в описание проекта. В приложениях могут содержаться:
- практически к каждому проекту можно приложить статьи из газет и журналов об актуальности поднятой проблемы;
- резюме основных участников проекта (Ф. И. О., должность в проекте, реальная должность и место работы или учебы);
- письма поддержки;
- фотографии;
- например, если проект направлен на благоустройство и озеленение, то можно приложить схему территории, с указанием размеров и элементов благоустройства (кустарник, лавки, клумбы и т. д.);
- в приложения можно оформить историю организации и описание текущей деятельности, достижения организации.
10. Список использованных источников. При написании проекта обязательны ссылки на использованные источники.
Список литературы должен быть оформлен в едином формате: сначала указывается номер ссылки, затем авторы (инициалы перед фамилией), название статьи (обязательно), название журнала, номер тома, страницы, год издания.
Результатом социального проектирования в учреждении социальной защиты становится не только сам социальный проект но и соответствующая социально – культурная инфраструктура, обеспечивающая его разработку и реализацию, включающая целевую группу проекта, социальные институты, заказчика, исполнителей, потребителей, представителей органов власти, средства массовой информации. Основной конечной стратегической целью социального проекта является создание оптимальной общности организации коллективных отношений с учетом объективных условий и
жизнедеятельности различных социальных групп.
Приступая к социальному проектированию необходимо проанализировать возможность практического решения проблемы, нужно понимать, что в случае, если члены проектной группы- не являются профессионалами в области социальной работы, есть опасность превращения социального проекта в прожект. Чтобы этого не произошло, необходимо социально компетентно видеть конкретную ситуацию, которая должна быть улучшена, и конкретные методы и шаги по ее реализации. Персонал для выполнения проекта может набираться как из сотрудников самой организации, в которой осуществляется проект, так и из сотрудников какой – либо внешней организации. Также проект может выполняться командой из представителей исполнителя и заказчика проекта. При этом исполнитель и заказчик совместно формируют команду по управлению проектом, которая несет ответственность за его успех.
Социально-политическая значимость проекта определяется подсчетом числа и предварительной оценкой качества изменений в социальной, экономической и политической сферах, произведенных в результате конкретного проекта. Каждому из предполагаемых изменений присваиваются условные баллы, которые показывают, насколько важным является влияние этого проекта на соответствующий (социальный, экономический или политический) аспект жизни.
К числу возможных изменений могут относиться:
- Социальные польза: улучшенные управленческие и технические навыки; улучшенный доступ к общественным службам; улучшенное качество жизни; увеличенная сплоченность сообщества и т.д.
- Экономическая польза: увеличивающаяся и устойчивая производительность; увеличенная устойчивость организации; увеличенная занятость населения и т.д.
- Политическая польза: улучшенная национальная политика по каким-то вопросам; влияние на региональное товарное производство; влияние на институциональную политику и т.д.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте определение социальному проектированию, охарактеризуйте объекты, субъекты и предмет социального проектирования.
2. Определите основные этапы реализации социального проекта.
3. Приведите пример реализации социальных проектов в учреждении социальной защиты.
4. Опишите ресурсы, которыми обладает ваша организация или доступ к которым имеет благодаря сотрудничеству с другими организациями или людьми.
5. Дайте оценку готовности коллектива вашей организации к проектной деятельности. Составьте перечень своих внешних потенциальных союзников и партнеров, с которыми возможно работать над реализацией проекта.
Рекомендуемая литература:
1. Бредбэри Д., Гарретт Д. Нестандартное управление проектами / Д. Бредбэри, Д. Гарретт.-М.:НТ Пресс,2007.-256 с.
2. Ивасенко А.С., Никонова Я.И., Каркавин М.В. Управление проектами: учебное пособие. – Ростов/Дону: Феникс, 2009. - 330 с.
3. Ильин В.В. Руководство качеством проектов. Практический опыт/ В.В. Ильин.- М.:Вершина, 2006.-176 с.
4. Курбатов В.И., Курбатова О.В. Социальное проектирование. Ростов – на Дону: Феникс, 2001. – 412 с.
5. Луков В.А. Социальное проектирование: Учеб. пособие/В.А. Луков.-М.: Издательство Московского гуманитарного университета: Флинта, 2004.- 240с.
3.3. Документооборот в учреждениях социальной защиты
Байдарова О.И., преп.
Управленческая деятельность любой организации, в том числе и учреждений социальной защиты, базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации, используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.
Компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков в работе с документами, понимание их роли в системе управления – важнейший признак современной деловой культуры и высокого профессионализма руководителя.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация чаще всего принимает фиксированный, документальный характер. Собственно, документирование заключается в фиксации на бумаге или других информационных носителях управленческих действий и включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Согласно Государственному стандарту Российской Федерации (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Управление учреждением социальной защиты требует создания многих видов документов. Так, коллегиальная деятельность по управлению
учреждением фиксируется в протоколах; единоличная распорядительная деятельность – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа комиссий – в актах; административно- хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах и т.д. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, т.к. они являются основными носителями информации, на базе которой принимаются решения. Развитие любого социального учреждения требует документального оформления его деятельности в соответствии с организационно-правовыми нормами и действующим законодательством. Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятия решения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Иначе говоря, это конвейер по переработке документов и этот конвейер имеет свои этапы, на которых определенными должностными лицами выполняются определенные действия. Представим, что этот конвейер остановился или на каком-то участке произошел сбой. Каковы будут последствия? Парализация основной деятельности организации. Чтобы этого не произошло, и конвейер работал эффективнее, нужен достаточный уровень подготовки всех, кто стоит у этого конвейера. А участие в этом процессе принимают все сотрудники: одни учитывают, другие - исполняют.
СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. Деятельность
любого государственного органа власти, его подразделений и подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например,
Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов Российской Федерации.
Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:
нормативные правовые акты;
распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Нормативные правовые акты - принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
Нормативным правовым актом является постановление.
Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Распорядительные документы - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Министерства, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения Департамента. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о Департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
- повестка дня;
- докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается
сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
Служебные письма готовятся:
- как ответы о выполнении поручений по входящим документам;
- как исполнение поручений по обращениям граждан;
- как сопроводительные письма;
- как ответы на запросы юридических и физических лиц;
- как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.
Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие
поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
ЭТАПЫДОКУМЕНТООБОРОТА. Доставка служебной корреспонденции в адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
Прием, первоначальная обработка. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.
Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению под роспись в указанном журнале. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляются отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.
Регистрация и распределение поступившей корреспонденции. Поступившие документы подлежат регистрации и распределяются на следующие группы:
требующие рассмотрения руководством;
направляемые непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям (к этой группе документов относятся документы, адресованные непосредственно подразделениям или их руководителям).
Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систему делопроизводства и документооборота (в электронную форму учета документов) или в журналах (на карточках).
Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации: обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты, документы на иностранных языках без перевода, ведомственные статистические отчеты, рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная, пригласительные билеты, поздравительные письма,
поздравительные телеграммы и открытки, документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, документы без подписей.
Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу с добавлением цифрового индекса подразделения и индекса «исх». Рассмотрение поступивших документов производится в подразделениях и подведомственных учреждениях - руководителями подразделений и подведомственных учреждений и их заместителями.
Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.
После рассмотрения руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений документы возвращаются в службы делопроизводства структурных подразделений и подведомственных учреждений для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.
На документах с отметкой "Контроль" и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату".
Выдача документов представителям (нарочным) структурных подразделений производится под роспись в специальном журнале (разносной книге).
Виды регистрационного учета
1. Учет нормативных правовых документов:
- поступившие нормативные правовые документы из вышестоящих организаций;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- распоряжения по основной деятельности. Учет обращений граждан.
Учет служебных входящих документов. Учет служебных исходящих документов.
Исполнение документов осуществляется после рассмотрения руководителем. Документы передаются службами делопроизводства в соответствии с поручением (резолюцией) на исполнение под расписку в используемой учетной форме (регистрационно-контрольной карточке).
Подготовленный ответ на исполняемый документ передается на подпись руководителю подразделения (подведомственного учреждения) вместе с этим документом. Ответ подписывается руководителем в соответствии с установленными полномочиями и правами и передается вместе с исполняемым документом в службы делопроизводства подразделений и подведомственных учреждений для регистрации и отправки.