Журнал регистрации отдыхающих в санатории
| Поле 1 | Поле 2 | Поле 3 | Поле 4 | Поле 5 | Поле 6 | Поле 7 | |
| Строка заголовка | № путевки | Фамилия | Дата рождения | Полных лет | Пол | Рост | Оплата |
| Запись 1 | Иванов И. И. | 21.01.90 | м | ||||
| Запись 2 | Петрова К. П. | 02.04.84 | ж | ||||
| Запись 3 | Орлов А.А | 04.04.74 | м | ||||
| Запись 4 | Попова Р.О. | 12.10.70. | ж |
Создать БД и выполнить с ней различные действия можно либо:
o в полнофункциональной Системе Управления Базами Данных (СУБД), например, Access;
o с помощью электронных таблиц Excel.
Особенности Баз Данных в Excel
База Данных в Excel называется списком – это таблица, которая размещается на одном листе рабочей книги и отвечает следующим правилам:
o список обязательно должен содержать строку заголовков (названия граф);
o в списке не должно быть пустых строк;
o в столбце должна быть однотипная информация;
o рекомендуется помещать список на отдельный лист;
o если на листе нужно поместить еще какую-либо информацию, список от нее должен отделяться, хотя бы одной пустой строкой и одним пустым столбцом.
Список существует, если имеется строка заголовка и хотя бы одна строка данных (запись).
Размер списка ограничен размерами рабочего листа (не более 255 полей и 65 535 записей).
Основные приемы работы со списками (БД): ввод данных; фильтрация; подведение промежуточных итогов; создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка
Практические задания
Задание 1. Открытьрабочую книгу ФИЛЬТРЫ_образец_2007.xls. Сделать активным лист Санаторий, просмотреть, убедиться, что Журнал регистрации отдыхающих, можно рассматривать как список (Базу Данных).
Фильтрация списков
Чаще всего в Excel выполняют фильтрацию данных, когда производится отбор данных на основе задаваемых критериев (условий) – требований, налагаемых на информацию. Фильтрация возможна либо с помощью автофильтра, либо расширенного фильтра.
Результат фильтрации или временное скрытие записей, не удовлетворяющих критериям, или получении копии отобранных данных на свободном месте листа или новом листе.
Расширенный фильтр
Наиболее гибкое средство отбора записей из БД, он позволяет:
- производить одновременно отбор по нескольким условиям;
- выполнить отбор на месте, т. е. не удовлетворяющие критерию строки скрываются.
- отобрать строки из списка и разместить их копии на этом же или другом листе.
Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, нужно выбрать:
закладка Данныеð группа Сортировка и фильтр ð кнопка Дополнительно
Появится диалоговое окно, где указать:
- исходный диапазон, в котором размещается список для отбора данных (обязательно вместе с заголовками граф);
- диапазон условий (критериев), его необходимо подготовить заранее (см. дальше);
- определить диапазон для размещения отфильтрованных данных:
o список фильтруется на месте, не удовлетворяющие условиям строки скрываются. Этот режим установлен по умолчанию, в группе Обработка отмечен переключатель фильтровать список на месте.
o отфильтрованые данные размещаются на свободном месте листа или другом листе. Для этого в группе Обработка отметить переключатель скопировать результат в другоеместо, станет доступно поле Поместить результат в диапазон, в нем указывается диапазон для размещения отфильтрованных данных.
Чтобы снять действие фильтра (при фильтрации на месте) и вернуть список к первоначальному виду, нужно воспользоваться командой:
закладка Данные ð группа Сортировка и фильтр ð кнопка Очистить
Создание диапазона критериев
Использование расширенного фильтра предполагает обязательное наличие диапазона критериев(условий). Диапазон должен состоять, по крайней мере, из двух строк, где в первой строке указываются имена полей (строка заголовка списка), во второй и последующих строках – условия отбора.
Поместить диапазон критериев лучше над списком, если фильтрация производится на месте, или над результатом отбора, если копия отфильтрованных данных размещается на свободном месте листа.
Заголовки в диапазоне критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке, поэтому при создании лучше использовать копирование.
Если результат отбора нужно получить на отдельном листе, то на этом листе нужно поместить диапазон условий и выполнить вызов окна Расширенный фильтр.
Диапазонусловий может содержать все графы списка, хотя условия текущего отбора можно задавать только в некоторых графах. Такой диапазон легко редактировать для нового отбора.
В диапазоне условий можно задавать только графы, по которым идет отбор.
Если для графы указан интервал значений для отбора, например, по графе Рост (табл. 1) нужно отобрать записи со значениями от 170 до 180. В этом случае название графы Рост в диапазоне условий повторяют два раза (можно не рядом), и в первый раз указать условие >170, а во второй – <180.