Должностная инструкция является основным документом при помощи которого осуществляется регламентация профессионально – функциональных ролей в организации.
Эффективность труда каждого работника во многом зависит от того, насколько четко определены его должностные обязанности, права, ответственность, служебные взаимоотношения. Все эти сведения отражаются в соответствующем документе - должностной инструкции. Должностные инструкции - необходимое и действенное средство управления. Наличие должностных инструкций позволяет:
- исключить дублирование при выполнении определенных видов работ;
- обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;
- дать объективную оценку деятельности работника;
- обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него обязанностей.
Унифицированная форма должностной инструкции содержится в "Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов", являющемся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления (1991г.). Инструкция оформляется на общем бланке организации с угловым расположением реквизитов. К реквизитам бланка должностной инструкции относятся: наименование вышестоящей организации (при наличии у предприятия ведомственной подчиненности), наименование организации (предприятия), название вида документа (должностная инструкция), дата регистрации инструкции, регистрационный индекс (номер), место составления документа. Порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления закреплены ГОСТОМ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В графе утверждения должностной инструкции, проставляемой в правом верхнем углу листа документа, указывается должность руководителя, утвердившего документ, и дается расшифровка его личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок). Руководитель, утверждающий инструкцию, должен не только расписаться в графе утверждения, но и поставить от руки дату утверждения документа. В левом верхнем углу листа документа, под реквизитами бланка, располагается реквизит "Заголовок к тексту", который показывает, на какую должность составлена инструкция, т.е. называет эту должность (категорию служащего).
В унифицированной форме должностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена структура текста этого документа, включающая следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел “Оценка работы”, в котором должны быть перечислены критерии оценки степени выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями при этом являются качество работы и своевременность ее выполнения, а качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной инструкции. Раздел “Общие положения” должен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок замещения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, нормативных и методических материалов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы. В разделе “Функции” определяются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.
В разделе “Должностные обязанности” перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
В разделе “Права” описываются полномочия работника, необходимые для выполнения предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой для работы, право визирования документов и участия в их подготовке и обсуждении и т.п. Работник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации своевременного и качественного исполнения определенных действий. Виды и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер по определенным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу его обязанностей, описываются в разделе “Ответственность”. Например, специалист по работе с кадрами несет ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении сотрудников; нарушение инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевременную выдачу трудовых книжек работникам при увольнении; бестактное, грубое отношение к работникам организации и гражданам, обращающимся в кадровую службу. Раздел “Взаимоотношения” должен четко показывать служебные взаимосвязи сотрудников, и прежде всего взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации, а также между должностным лицом и сторонними организациями. Данный раздел лучше представлять в табличной форме, включающей три графы:
- первая графа: круг должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций, с которыми обменивается документацией сотрудник;
- вторая графа: что получает сотрудник от других должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций;
- третья графа: что передает сотрудник другим должностным лицам, структурным подразделениям и сторонним организациям.
При необходимости во второй и третьей графах таблицы могут быть указаны дополнительные характеристики процессов обмена информацией: периодичность представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д.
Раздел “Организация работы и критерии оценки деятельности” помимо организационных вопросов (режим или график работы сотрудника, порядок контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов труда сотрудника для объективной его характеристики как специалиста. Только качественно составленный перечень критериев оценки деятельности работника может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности работника, его соответствия занимаемой должности и служебного роста, а также для применения на практике к некачественно работающему специалисту соответствующих статей КЗоТ РФ для освобождения его от занимаемой должности (например, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ обнаружившееся несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации). После утверждения должностной инструкции она в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность. Этот факт фиксируется с помощью отметки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
- при изменении наименования организации или структурного подразделения;
- при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.
- Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом директора.