Табличный процессор EXCEL
Общие сведения.
Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, используют EXCEL. Документы созданные в этой среде, называют рабочими книгами. Рабочие книги записываются как файлы с расширением.XLS.
Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, диаграммами и т.д. Можно вводить и изменять данные на различных листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего листа выделяется.
Рабочее поле EXCEL – это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 256, строк – 16384.
Пересечение конкретного столбца и строки образуют ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка – это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Формат ячеек таблицы
Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат, Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Эти команды имеют несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.
Вкладка Число – задает форматы представления данных в ячейке:
· Общий – обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа;
· Числовой – включает цифры и символы-разделители: десятичная точка, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение;
· Денежный или Финансовый - для отображения денежных величин;
· Дата/время – для отображения даты и времени в выбранном формате;
· Процентный – для вывода чисел, предварительно умноженных на 100, с символом процента;
· Дробный – для вывода дробных чисел;
· Все форматы – показывает все имеющиеся в Excel форматы и т.д.
Вкладка Выравнивание определяет:
· Выравнивание – способ выравнивания данного в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);
· Отображение – определяет, можно ли переносить в ячейке текст по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задает автоподбор ширины ячейки.
Вкладка Шрифт – изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках;
Вкладка Граница – создает рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;
Вкладка Вид – позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);
Вкладка Защита – управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книги с помощью команды Сервис, Защитить лист.
Технологические операции с ячейками таблицы
В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а блок ячеек. Блок – прямоугольная область смежных или несмежных ячеек, расположенных в разных местах. Блоком ячеек можно считать и строку, и столбец.
Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия: форматирование, копирование, вставка, удаление, перемещение, заполнение, очистка форматов, содержимого, значений.
Заполнение таблицы постоянными значениями
В ячейке рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.
Постоянные значения – это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после установки курсора в нужную ячейку, а далее следует либо нажать клавишу F2, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода в нужном месте.
Формулы вводятся и редактируются аналогично. Однако прежде чем их вводить, надо разобраться с правилами их формирования.
Формулы в таблице
Под формулой в электронной таблице понимают выражение, состоящее из операндов и операций. Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (=).
В качестве операндов используются:
· Числа;
· Тексты (вводятся в двойных кавычках, наприме Excelр «Неявка»);
· Логические значения (истина, ложь, условия типа А23=А45 и т.д.);
· Значения ошибки (знач и т.д.);
· Ссылки – адреса ячеек;
· Встроенные функции excel.
Операнды в формулах соединяются с помощью символов операций:
· Арифметических операций: сложение, вычитание, деление, умножение, возведение в степень;
· Операций отношения: меньше, не меньше, больше, не больше, равно, не равно.