Вопросы для аттестации
Организаторов событий ОРТО
1. Кто может быть организатором мероприятия OPTO?
Организатором мероприятий OPTO может являться только организация или частное лицо, которая занимается развитием современных танцевальных направлений на территории субъектов РФ. Является членом OPTO или работает по договору с OPTO в тесном содействии с государственными органами или с иными организациями, общественными объединениями, сдав экзамен на Российском или региональном уровне в зависимости от ранга мероприятия, и согласовав мероприятие с региональным представительством ОРТО.
2. Какую ответственность насеет организатор мероприятия OPTO?
Организатор несет полную финансовую и юридическую ответственность за проведение и никоим образом не переносит эту ответственность на OPTO или ее структуры. На зональные и региональные структуры OPTO возлагается обязанность оценить материально-технические и финансовые возможности организатора и проконтролировать проведение заявленного мероприятие.
Смета события, турнира, мастер-класса. Перечислите все статьи доходов и расходов на событии ОРТО.
Смета на проведение
Смета – это те денежные выплаты (расходы), которые производит организатор во время подготовки мероприятия, в ходе мероприятия и после мероприятия по отношению к различным социальным структурам (магазинам, организациям, судьям и т.д.). В своем содержании раскрывает следующие обязательные позиции:
3.1. Призовой фонд:
3.1.1. Кубки: 1,2,3 места (комплект).
3.1.2. Медали: 1,2,3 места (комплект).
3.1.3. Памятные подарки, спец-призы.
3.1.4. Бонусная программа, премии.
3.2. Жюри (судьи):
3.2.1. Проживание.
3.2.2. Трансфер.
3.2.3. Питание.
3.2.4. Проездные документы.
3.2.5. Компенсация за работу.
3.2.6. Культурная программа
3.3. Аренда помещения.
3.4. Печатная продукция:
3.4.1. Дипломы, грамоты.
3.4.2. Пригласительные билеты.
3.4.3. Программки соревнований.
3.4.4. Буклеты.
3.4.5. Бейджи.
3.4.6. Афиша (изготовление и расклейка) и пр.
3.5. Оформление:
3.5.1. Банеры.
3.5.2. Шары.
3.5.3. Спецэффекты.
3.6. Канцтовары, расходные материалы:
3.6.1. Бумага.
3.6.2. Папки.
3.6.3. Ручки.
3.7. Техническое обеспечение:
3.7.1. Звук.
3.7.2. Ноутбуки.
3.7.3. Принтеры.
3.7.4. Проекторы.
3.7.5. Световое оборудование и пр.
3.8. Работа оргкомитета и рабочей группы (все службы, задействованные на мероприятии).
3.9. Непредвиденные расходы (резерв).
Т.к. основная статья доходов – это организационные (благотворительные) взносы участников, составление расходной (сметной) части мероприятия позволяет ориентироваться в денежных потоках и иметь представление о необходимых выплатах и по возможности корректировать расходы.
Смета дает возможность проанализировать после мероприятия доходные и расходные части с реальным положением дел (ведомость исполнения сметы). Учесть на будущее «+» и «-».
4. Работа со спонсорами и госструктурами:
4.1. Что включает в себя предложение для спонсоров?
4.1.1. Цель и задачи письма — заинтересовать спонсора в сотрудничестве, довести до него информацию о проекте, показать выгоды и установить контакт.
4.1.2. В начале письма рассказать о проекте, мероприятии, организации, то есть об объекте или лице которому нужны дополнительные средства финансирования. Из него потенциальный спонсор должен узнать: название, цели, сроки и место реализации, уникальность проекта.
4.1.3. Обосновать причины, по которым вы обращаетесь именно к этой организации. Проявить максимальную осведомленность о его деятельности, корпоративной социальной ответственности. Предположить, что ваш проект соответствует корпоративной политике организации в поддержке социально значимых проектов и благотворительной деятельности. Подчеркнуть, что ваши целевые аудитории совпадают или пересекаются.
4.1.4. В заключение назвать сумму бюджета проекта. Предложить кампании ознакомиться с содержанием спонсорского портфеля и выбрать пакет в соответствии со своими возможностями. Установить срок, в течение которого вы ожидаете получить ответ. Сообщить: где и как потенциальный спонсор может получить дополнительную информацию.
4.2. Пресс – релиз, что это?
Составленный согласно классическим требованиям пресс-релиз по форме и содержанию должен основываться на «принципе пирамиды». В плане формы текст соответствует обычной пирамиде (краткий заголовок, лаконичный первый абзац, более объемная основная часть), а в плане содержания – перевернутой (в заголовке и первом абзаце содержится краткое описание события, которому посвящен пресс-релиз, в основной части – подробности, пояснения и менее существенные детали). В соответствии с этим принципом текст должен строиться следующим образом:
1. Заголовок (headline). Должен быть емким и максимально содержательным. В большинстве случаев именно заголовок влияет на то, будет прочитан релиз или нет.
2. Лид (lead) – первый абзац. Состоит буквально из 2-3 предложений. В нем кратко излагается суть произошедшего или планируемого события, время, место и основные действующие лица.
3. Основная часть. В ней приводится более развернутая информация, интересные факты и подробности, даются пояснения, в том числе при помощи цитат или комментариев известных личностей.
4. Информация о компании и ее деятельности, контактные данные (адрес, телефон, факс электронная почта). Отдельно указывается контактный телефон составителя пресс-релиза для срочной связи на тот случай, если редактору понадобится оперативно уточнить детали.
Новость, послужившая информационным поводом, должна быть интересной, привлекающей внимание и не оставляющей читателя равнодушным. Чем больший отклик способен вызвать пресс-релиз, тем выше его шансы быть опубликованным. Значимость события должна быть подкреплена весомыми аргументами и высказываниями авторитетных людей. Следует четко осознавать, что пресс-релиз – это, прежде всего, информационное сообщение, а не реклама. Поэтому в нем лучше избегать рекламных интонаций – восклицательных предложений и прилагательных в превосходной степени («крупнейший», «лучший», «лидирующий», «самый известный в мире»). Информация должна излагаться максимально объективно, с использованием лишь достоверных фактов. Если вас уличат во лжи хотя бы раз, репутация компании будет подпорчена.
Оргкомитет. Кто они? Сколько их может быть? Фронт работ на турнире?
5.1. Бегунки (не менее одного человека на площадку).
5.2. Питание судей, судейская (один, два человека).
5.3. Наградная (один, два человека).
5.4. Контроль прохода зрителей в зал. (один, два человека).
5.5. Контроль танцевальной площадки.
5.6. Встреча и размещение коллективов (один, два человека).
5.7. Раздевалки (один, два человека).
5.8. Уборка площадок, раздевалок (один, два человека).
5.9. Сбор денег за билеты: благотворительные взнос или членские взносы для зрителей на один день соревнований.
5.10. Регистрация танцевальных коллективов.
6. Работа с площадками для проведения мероприятий ОРТО:
6.1. Обязательные пункты типового договора.
6.1.1. Предмет договора.
6.1.2. Подтверждение полномочий арендодателя и арендатора.
6.1.3. Порядок предоставления помещения в аренду и возврата их арендодателю.
6.1.4. Арендная плата и порядок оплаты.
6.1.5. Права и обязанности сторон.
6.1.6. Ответственность сторон.
6.1.7. Обстоятельства непреодолимой силы (форс – мажоры).
6.1.8. Действие договора.
6.1.9. Изменение и прекращение договора.
6.1.10. Прочие условия.
6.1.11. Юридические адреса сторон.
6.2. Что такое дефектный акт?
Дефектный акт — это таблица или перечень недочетов (разбитые зеркала, поломанные кресла, испорченный пол и пр.), которые могут быть выявлены при осмотре помещения. Если таковые имеются, делается соответствующее заключение, в котором указано состояние объекта на данный момент.
6.3. Другие варианты оплаты за площадку (торговые центры, муниципальные учреждения).
6.3.1. Внесение средств по договору аренды перечислением.
6.3.2. Внесение средств на развитие места проведения (дома культуры, спорт. комплексы и пр.)
6.3.3. Внесение средств по договору об меценатстве перечислением.