Описание системы управления предприятием.

 

 

Управление рекламным агентством «Регион Информ» осуществляется на основе централизованного руководства, объединяющего всех работников.

 

Высшим органом управления предприятием является собрание учредителей. К исключительной компетенции собрания учредителей относится:

 

1. утверждение Устава, внесение в него изменений и дополнений;

2. определение порядка образования и использования средств и фондов;

3. избрание (назначение) директора, освобождение его от занимаемой должности;

4. решение вопросов об изменении размера уставного фонда и дополнительных взносов с участников;

5. принятие решений об исключении учредителей из состава предприятия;

6. решение о реорганизации или ликвидации организации;

7. распределение прибыли и убытков.

 

Непосредственное управление предприятием осуществляется директором в лице Микулко Никиты Викторовича,

Директор может быть избран из числа учредителей общества, либо директором может быть избрано другое лицо, обладающее, по мнению учредителей общества, необходимыми знаниями и опытом. Директор избирается собранием учредителей общества сроком на три года.

Директору в период между собраниями учредителей предоставляется полнота власти по управлению обществом, за исключением решения вопросов, которые являются исключительной компетенцией собрания учредителей в соответствии с уставом предприятия или действующим законодательством. Директор без доверенности действует от имени предприятия.

Директор ООО «Регион Информ»:

· определяет основные направления деятельности предприятия;

· рассматривает текущие и перспективные планы работ;

· обеспечивает выполнение планов деятельности предприятия;

утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы предприятия, определяет организационную структуру предприятия;

· обеспечивает исполнение решений собрания учредителей;

· распоряжается имуществом предприятия в пределах, установленных Общим собранием, уставом предприятия и действующим законодательством;

· утверждает штатное расписание предприятия;

· принимает на работу и увольняет сотрудников, в том числе, назначает и увольняет своих заместителей, главного бухгалтера и руководителей подразделений;

· в порядке, установленном законом, уставом предприятия и Общим собранием участников, поощряет работников предприятия, а также налагает на них взыскания;

· принимает решение о командировках.

Общие вопросы развития предприятия, касающиеся определения перспектив работы, планирования деятельности, координации деятельности решает Общее собрание участников ООО «Регион Информ».

 

Организационная структура предприятия.

 

Организационная структура – это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.

Сущность организационной структуры в делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная структура рекламного агентства Регион Информ является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.

Целью организационной структуры являются:

- Разделение труда;

- Определение задач и обязанностей работников;

- Определение ролей и взаимоотношений

Главной задачей организационной структуры рекламного агентства Регион Информ является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут и кто на него опирается. Структура управления на предприятии – линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами.

Директор без доверенности действует от имени предприятия в следующих случаях:

- осуществляет оперативное руководство деятельностью предприятия;

- имеет право первой подписи под финансовыми документами;

-утверждает штатное расписание, заключает трудовые договора с работниками предприятия, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания;

Технолог контролирует процесс создания рекламной продукции, делает расчет, выезжает к клиентам для установки программ по отправке смс – сообщений, осуществляет контроль за работой программ.

. Бухгалтер документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, материалов, расчетные операции с клиентами, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия.

Менеджер продаж работает с впервые обратившимися клиентами, ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах фирмы, осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформление необходимых документов, ведет клиентскую базу.Но в некоторых случаях для полноценной работы агентства этого количества людей не хватает, и компания прибегает к временному найму дополнительных сотрудников. Найм временных работников связан с проведением разовых рекламных акций и отсутствием необходимости постоянно держать большой штат сотрудников.

 

Заключение

 

Несомненным достоинством фирмы является качество, сроки и цена на оказываемые услуги.

В организации четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности, имеются должностные инструкции. Должностная инструкция дает подробное описание функций, полномочий, сфер ответственности и отношений работника с другими. Она служит для направления деятельности новых работников, уменьшает случаи недопонимания и противоречий по вопросам ответственности и полномочий.

В работе с клиентами используется стандартный договор, который заключается с клиентом бессрочно и оговаривает лишь общие условия сотрудничества. Также неотъемлемой частью договора являются приложения, в которых оговаривается исполнение конкретных работ, их стоимость, сроки исполнения и прочие индивидуальные условия.

Стоит отметить, что цены на оказываемые услуги в компании вполне доступные. Если говорить о формировании стоимости работ, то она довольно проста. Все расчеты исходят из количества отправленных смс сообщений:

 

Маршрутизация смс сообщений по базе компании Регион Информ:

Стоимость маршрутизации каждого смс сообщения составляет:

· При трафике от 1 до 1000 смс сообщений в месяц - 4,5 руб.

· При трафике от 1001 до 10000 смс сообщений в месяц – 3,5 руб.

· При трафике от 10001 смс сообщений в месяц – 3 руб.

Маршрутизация смс сообщений по базе клиента:

Стоимость маршрутизации каждого смс сообщения составляет:

· При трафике от 1 до 5000 смс сообщений в месяц – 2 руб.

· При трафике от 5001 смс сообщений в месяц – 1,5 руб.

 

 

Примечательно, что ООО «Регион Информ» за всю свою историю существования ни разу себя активно не рекламировала! Но не смотря на это количество клиентов компании активно растет.

В этом году, в связи с планируемым расширением, компания планирует активно заявить о себе с использованием следующих средств:

· Реклама на радио и телевидении

· Выпуск корпоративного издания компании и распространения его среди существующих и потенциальных клиентов компании

· Иные каналы коммуникации

В связи с этим в компании в настоящее время ведется активная и очень серьезная работа по определению сегмента целевой аудитории, единого позиционирования в коммуникациях и пр.

Проблем как таковых в организации нет, есть задачи, которые надо решить, чтобы придти к следующему витку.

Так как фирма растет, а с ней растет и число клиентов, то время на общение и сотрудничество с каждым из них становится все меньше, отсюда недоволен клиент, недовольны и мы. Задача: сделать общение более эффективным и продолжительным. Решение задачи: расширение штата и офиса.

Организация работы с клиентом. В связи с тем, что количество клиентов у компании постоянно увеличивается, каждому отдельному клиенту вынуждены уделять все меньше внимания. Данная ситуация не способствует эффективному сотрудничеству, к которому стремится в своей деятельности компания. Вариантом решения задачи является создание в агентстве нового отдела – эккаунт-менеджеров.

Организация архива работ. Необходимость решения этой проблемы обусловлена тем, что когда в компанию приходят новые люди, их надо обучать. А это проще делать по существующим кейсам. Решением здесь может стать элементарное выделение человеко-часов для переработки всей базы в структурированную систему файлов.

Расширение компании. В связи с все увеличивающимся потоком клиентов встала проблема физической невозможности справиться со всеми заказами. Таким образом, уже на эту осень в компании намечено заметное расширение.

Поиск новых клиентов. В связи с планируемым глобальным расширением может встать проблема недостаточного потока клиентов. Данную проблему решено устранить увеличением осведомленности о компании с помощью коммуникаций, подробнее о коммуникациях написано выше.

Организация рабочего процесса. Проблема возникла в связи с растущим штатом. Необходимо более тщательное распределение задач, возможно также создание должностных инструкций для скорейшего ввода в курс вновь появившихся людей.

И на данный момент все задуманное воплощается в жизнь, растет офис и штат, а вместе с этим растет и производительность, и профессионализм, и число довольных клиентов.