Конструкция современных контрольно-кассовых машин позволяет вести учет нарастающим итогом полученных от покупателей денег, печатать чек с различными данными, печатать на контрольной ленте порядковый номер чека, уплаченную сумму, шифр, номер счетчика. Одновременно на их индикаторах указывается проведенная сумма, шифр и номер счетчика.
Кассовый аппарат представляет собой сложную счетно-суммирующую и печатающую документы машину, состоящую из большого количества деталей, узлов и механизмов, изготовленных и собранных с высокой точностью. Современные кассовые суммирующие аппараты построены по блочно-модульному принципу в виде конструктивно-законченных блоков, узлов. Они принципиально сходны по конструкции и имеют следующие основные узлы:
- блок ввода информации;
- устройство управления;
- оперативное запоминающее устройство;
- блок индикации;
- механизм печати;
- блок питания;
- денежный ящик;
- замыкающий механизм;
- интерфейс;
- блок фискальной памяти;
- устройство считывания магнитных карт.
Блок ввода информации представляет собой набор клавиш или сканер и предназначен для ввода различных операций, программирования и управления работой кассового аппарата. Клавишное поле имеет клавиши: цифровые, секционные, функциональные и дополнительные. Цифровые клавиши служат для ввода любой цифровой информации: цены товара, суммы наличных денег покупателя, суммы возвратов, величины скидок (надбавок), программирования клише и т.д.
Секционные клавиши — для ввода набранной стоимости товара в соответствующий денежный счетчик отдела. Функциональные клавиши — для выполнения различных операций: ввода запрограммированных (фиксированных) цен, для аннулирования ошибочных значений на чеках и для оформления возврата товаров, для регистрации служебных сумм, принятых в кассу (вне продаж товаров) и служебных сумм, выданных из кассы, регистрации оплаты покупок различными платежными средствами, проведения заключительных операций — распечатывания чеков и т.д. Сканер позволяет вводить в кассовый аппарат (компьютер, POS-терминал) текстовую и графическую информацию, штриховые коды.
Индикаторный механизм необходим для информирования кассира и покупателя о набранной сумме, установленном шифре чека и номера секционного счетчика, по которому проведена операция.
Устройство управления включает системную плату, на которой находятся электронные элементы: микропроцессор, блок оперативной памяти и другие вспомогательные микросхемы, управляющие внешними устройствами ввода-вывода. Микропроцессор выполняет основную работу по преобразованию данных в вычислительной системе и, кроме того, осуществляет в ней функции автоматизированного управления в соответствии с алгоритмами управляющей программы операционной системы. Он взаимодействует с каналами ввода-вывода, запуская операции ввода-вывода. И, получая информацию о результатах их выполнения, а также о состоянии системы ввода-вывода. Процессор включает в себя одно или несколько операционных или арифметико-логических устройств, схему правления.
Оперативное запоминающее устройство (ОЗУ) предназначено для записи, хранения и выдачи информации о суммах, поступивших от покупателей по секциям, сменной выручки до начала работы, по окончании работы; количестве выданных денежных документов; о товарах, наценках, паролях кассиров, налогового инспектора и т.д. Оно состоит из системы различных счетчиков, ведущих учет данных в суммарном и количественном выражении по различным направлениям.
По функциональному назначению ОЗУ имеет денежные суммирующие счетчики (регистры), контрольные и операционные.
Денежные суммирующие регистры могут быть двух видов: денежные, регистрирующие суммы, связанные с реализацией товаров и услуг; денежные, не связанные с реализацией товаров и услуг. Кроме этих основных счетчиков, по которым определяется выручка за смену, в кассовых аппаратах могут быть и другие, одновременно ведущие учет вводимых сумм отдельно по проведенным операциям: ведущие учет запрограммированных товаров; ведущие учет суммы торговых скидок и надбавок к ценам товаров; суммирующие возвращенные покупателям денежные суммы; суммирующие аннулируемые суммы (ошибочно отпечатанные суммы) и др.
Денежные счетчики — суммирующие, контрольные, операционные — способны принимать, перерабатывать и хранить оперативную информацию, связанную с реализацией товаров. Показания указанных счетчиков изменяются каждую рабочую смену и служат основанием для выявления реальных данных о выручке кассового аппарата за смену (суммирующие) и произведенных операциях (контрольные). Все данные о выручке за рабочую смену, накопленные на суммирующих денежных счетчиках, после окончания каждой рабочей смены переходят на главный суммирующий счетчик кассового аппарата — фискальную память (накопитель).
Блок фискальной памяти обеспечивает долговременное хранение информации о проданных товарах и предотвращения несанкционированного изменения накопившейся суммы выручки. Только работник налоговой инспекции, пользуясь известным ему кодом, может снять показания, т.е. накопившуюся сумму выручки.
Репрограммируемое запоминающее устройство — блок памяти, откуда информация может быть перезаписана и считана многократно. Здесь хранится информация, вводимая оператором с клавиатуры, информация о режимах работы кассы, о фиксированных ценах, паролях кассиров и т.д. Этот блок выполнен на микросхемах и не теряет данные при отключении питания.
Устройство индикации предназначено для показа вводимой в машину информации, результатов вычислений, режимов работы и состояния машины. Индикатор у аппаратов двусторонний, одно табло (служебное) обращено в сторону кассира и находится над клавиатурой. Второе табло (сервисное) обращено в сторону покупателя, т.е. дана возможность и кассиру, и покупателю контролировать данные, вводимые в машину, и правильность расчета.
Принцип работы индикатора — динамический, цифры и символы появляются и исчезают на индикаторе по мере выполнения различных операций на аппарате или зависят от его состояния. Символы на табло появляются также в случаях внезапной остановки (блокировки) аппарата. Информация на индикаторе—буквенно-цифровая, словесная и графическая: «Сд» — сдача, «Е» — ошибка, «Пароль К» — запрос пароля кассира, «Тестирование» — самопроверка машины, «=» — предварительный итог, «+» — операции сложения и др.
Печатающее устройство (принтер) обеспечивает печать информации, поступающей через устройство управления и оперативно-запоминающее устройство, на чеках, ведомостях, контрольной ленте. Оно состоит из следующих узлов и механизмов: механизма печати; механизма транспортировки контрольной и чековой ленты; узла надрезки чековой ленты. В современных аппаратах для печатания чеков, ведомостей применяют термопринтеры, струйные, лазерные принтеры.
Основные режимы работы контрольно-кассовых аппаратов:
- режим «Регистрация» («Per.») или «Касса» — это рабочий режим кассира, в котором осуществляются подсчет сумм, причитающихся с покупателя, вычисление сдачи покупателю, печатание чеков;
- режим «показания» («X») — в этом режиме администратор предприятия снимает показания суммирующих денежных и других регистров без обнуления полученных данных и выводит «Х-отчет» (Отчет без гашений). Операция выполняется перед началом каждой смены и, если это необходимо в целях контроля, — в любой другой момент работы контрольно-кассового аппарата;
- режим «Гашение» («Z») дает возможность администратору снимать показания суммирующих денежных и других регистров за смену с обнулением полученных данных и выводить «Z-отчет» (Отчет с гашением). Операция выполняется после окончания каждой смены;
- режим «Фискализация» («Ф») позволяет производить фискализацию кассового аппарата, после чего во всех печатаемых документах появляется строка с идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) и печатается признак фискализации «Ф». К режиму имеет доступ только налоговый инспектор, который снимает показания с накопителя фискальной памяти и выводит на печать фискальный отчет;
- режим «Программирование » («СП») — в этом режиме программируются необходимые параметры машины: число и наименования секций; номер или фамилия кассира, виды выполняемых операций; наименование предприятия и др.
Программные пароли (ключи защиты) представляют собой число (до 6 цифр), которое вводится в аппарат и записывается в память, в репрограммируемое запоминающее устройство. Количество паролей зависит от числа работающих кассиров и режимов. Выбрав соответствующий режим с помощью замка режимов или клавиши «Режим» (если нет механического замка режимов), необходимо ввести пароль защиты.
Наличие механического режимного замка (переключателя), а также паролей защиты ключей предотвращает доступ посторонних лиц к рабочим режимам кассового аппарата, сохраняет таким образом накопленную информацию и предупреждает злоупотребления с денежными суммами.