Требования заказчика. Основанием для формирования заказа на выполнение проекта является появление у заказчика некоторой проблемы или идеи. Первым шагом для оформления заказа является подготовка технических требований (ТТ). Для этого заказчик должен провести работу по уточнению желаемых результатов, провести оценку возможной стоимости работы, а также проанализировать риски проекта. Далее он должен определиться с формой размещения заказа: будет ли он проводить тендер или просто предложит заказ одному или нескольким возможным исполнителям. Кроме того крайне желательно проанализировать цели проекта с позиций хотя бы основных стейкхолдеров проекта. Тщательная подготовка проекта заказчиком может избавить его от многих последующих неприятностей. Заказчик не обладает достаточной компетенцией для формирования полного и грамотного набора технических требований, а иногда имеет лишь смутное представление о своих желаниях. В этом случае «просвещение заказчика» с четким его информированием о значении, финансовых и технических последствиях каждой позиции ТТ ложится на руководителя и команду проекта как на профессионалов в предметной области проекта. Технические требования необходимо проанализировать на полноту и корректность и при необходимости совместно с заказчиком доработать их. С получением технических требований от заказчика начинается подготовка проекта исполнителем. Исполнитель, получив технические требования заказчика, анализирует их с позиций осуществимости с учетом физической реализуемости и имеющихся у него человеческих и материальных ресурсов. После этого необходимо выполнить предварительное планирование проекта, что дает исполнителю возможность оценить стоимость и сроки выполнения проекта, а также провести анализ рисков проекта. Чрезвычайно важно, чтобы заказчик и исполнитель одинаково понимали цели проекта, предметную область проекта (по каждой позиции технических требований), фактическую основу для калькуляции работ, ограничения и условия. Неверная интерпретация технических требований может очень дорого обойтись обеим сторонам, поэтому этот документ должен быть проработан и обсужден с максимально возможной тщательностью. Следует избегать неточных формулировок: «около», «оптимально», приблизительно» и т.д. Полезным оказывается получение рецензии от стороннего эксперта. На основе технических требований заказчика могут быть предварительно сформулированы цели и основные задачи проекта, что в свою очередь создает возможность выявления и анализа всех релевантных стейкхолдеров проекта и основных рисков проекта.На основании глобальной цели проекта с помощью одной из форм мозгового штурма команда проекта должна определить стейкхолдеров проекта. Целесообразно составить возможно более полный список стейкхолдеров, проанализировать для каждого из них полезные и вредные последствия от выполнения проекта (как в период работы над проектом, так и после его завершения). Необходимо также рассмотреть возможный вклад стейкхолдеров в осуществление проекта.
Проектное задание. Результаты предшествующей работы позволяют приступить к формированию технического задания на проект, которое после утверждения является основным исходным документом для команды проекта и заказчика. В нем команда проекта излагает не только то, что она будет делать, но и как. Ядром проектного задания являются требования заказчика (ТТ) и, соответственно, перечень подлежащих решению задач. Постановка задач должна быть описана как можно точнее. Как правило, должно быть проведено четкое разграничение того, что еще относится к проекту и что лежит уже за пределами проекта. Полное проектное задание должно как минимум содержать определение задания, повод для выполнения проекта, условия выполнения проекта и сведения о представляемых в распоряжение проектаресурсах. Проектное задание должно содержать также информацию о том, почему появился проект. Исполнители проекта и все участники проекта должны знать причины, мотивы и повод для осуществления проекта. В результате планирования проекта и последующего принятия решения о его выполнении должны быть известны и четко названы в проектном задании необходимые для выполнения проекта ресурсы. При этом ресурсы должны быть дифференцированы по основным группам и при необходимости по основным частям проекта: располагаемый персонал, располагаемое время и сроки, располагаемые материальные средства, предоставленный в распоряжение проекта бюджет. Зачастую в проектах задаются и различные другие условия, которые, естественно, обязательно должны быть названы в проектном задании. При этом речь может идти о двух видах условий: обязательных условиях, которые в любом случае должны быть соблюдены, и рекомендуемых (желательных) условиях, которые следует соблюдать, если они не вызывают серьезных проблем. Необходимо проанализировать и отразить основные ограничения проекта как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя (например, ограничения по срокам, средствам, применяемой технике и технологии, возможности нарушения текущих технологических процессов, соблюдение законов, предписаний и т.п.).В проектном задании могут быть сформулированы различные рекомендации и запреты, требования по качеству, условия относительно порядка отчетности, требования к объему проектной документации.