КОНСТРУКЦИЯ МОДУЛЬНОГО ТАЙМ-ОРГАНАЙЗЕРА
Конструкция самого простого варианта органайзера представляет собой переплетную крышку с размерами 150 Î 210 мм. (рис. 1). К внутренним сторонам крышки приклеены зажимы-скоросшиватели, предназначенные для крепления специальных учетных форм (бланков). В Старт-Органайзере на первом этапе используются всего три типа сменных бланков:
Список задач на неделю
Расписание жестких дел
План на день
Этот минимальный комплект бланков обеспечивает возможность полного цикла управления временем в течение недели на основе использования уникального авторского алгоритма оперативного планирования и организации личной работы.
| |||
| |||
 |
Рис. 1
АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
Оперативное планирование и организация личной работы построены на недельном цикле управления. Предусмотрены следующие необходимые базовые действия и процедуры:
1. ФОРМИРОВАНИЕ СПИСКА АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ. Для этого используется специальная форма (бланк) «Список задач на неделю». Данную работу рекомендуется выполнять в конце недели, в воскресенье. Каждой задаче в данном списке присваивается уникальный идентификатор (номер из диапазона от 1 до 100). Этот номер закрепляется за каждой задачей до тех пор, пока это задание не будет выполнено или отменено. Освобожденный идентификатор затем может быть присвоен другой задаче.
|
|
2. КОРРЕКЦИЯ СПИСКА АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ. В течение недели все новые задачи, которые спонтанно появляются в нашей жизни и деятельности и мы их фактически выполняем, надо немедленно фиксировать и добавлять в органайзер («Список задач на неделю» и «План на день»)
3. ПЛАН НА ДЕНЬ В НЕДЕЛЬНОЙ МАТРИЦЕ СПИСКА ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ. Каждый день, вечером, непосредственно перед сном, из списка задач на неделю необходимо выделить те дела, которые требуется выполнить в течение следующего дня, и сделать отметки в соответствующих полях недельной матрицы мониторинга задач в правой части бланка «Список задач на неделю» (более подробная информация представлена в описании данного бланка).
4. ПЛАН НА ДЕНЬ. Выписать дела, которые запланированы для выполнения на следующий день, из бланка «Список задач на неделю» в учетную форму «План на день». Рекомендуется дополнительно использовать для целей организации личной работы бланк-вкладыш «Расписание жестких дел», который представляет собой часовую сетку для жесткого планирования событий, привязанных к календарю и времени (встречи, мероприятия, учебные занятия по графику и пр.)
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. В течение следующего дня личную работу следует организовать в соответствии с планом, зафиксированным в бланках «План на день» и «Расписание жестких дел», если ситуация штатная. При этом рекомендуется концентрировать свое внимание только на одной задаче в тот отрезок времени, который предусмотрен для ее выполнения. После выполнения определенных действий для каждой задачи в специальном поле бланка «План на день» необходимо делать отметку (более подробная информация представлена в описании данного бланка).
|
|
6. КОРРЕКЦИЯ ПЛАНА. Если в течение дня появляются новые обстоятельства, не предусмотренные при планировании, необходимо принять новые решения, скорректировать дневной план и продолжать выполнение задач по новому варианту плана. Чтобы было удобнее вносить изменения в дневной план, рекомендуется использовать вместо авторучки карандаш с ластиком.
7. АНАЛИЗ ДНЯ. Каждый день, вечером, непосредственно перед сном, необходимо синхронизировать записи в бланках «План на день» с записями в бланке «Список задач на неделю» (перенос данных мониторинга задач из учетной формы «План на день» в недельную матрицу бланка «Список задач на неделю» и дополнительное согласование идентификаторов задач)
БЛАНК «СПИСОК ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ»
 |
Рис. 2
Бланк «Список задач на неделю» используется для формирования массива актуальных задач, которые необходимо выполнить в текущем недельном цикле. Частично записи в таблицу можно сразу внести в процессе планирования на неделю в воскресенье. Затем список задач может пополняться в течение недели, так как могут возникать такие виды деятельности, которые мы выполняем спонтанно и их необходимо сразу фиксировать в данной учетной форме, присваивая при этом уникальный номер. Кроме того могут создаваться кризисные, аварийные ситуации, требующие нашей немедленной реакции. Справа от списка задач добавлена матрица, в которой представлено семь полей. Эти ячейки используются для привязки заданий из списка дел к конкретным дням в недельном цикле для решения задач оперативного планирования.
|
|
Недельная матрица является великолепным мотиватором и контролером, если ее использовать правильно. Это канал обратной связи, так как ячейки недельной матрицы используются для мониторинга задач. Особенно это важно для «лягушек» (неприятных дел). Идея заключается в том, что в процессе планирования рекомендуется привязывать «лягушек» к определенным дням недели, в которые мы должны обязательно их съесть. Если этого по каким-то причинам это не произошло, то такие записи переносится на следующие дни. То есть «лягушки» находятся в постоянном поле зрения до тех пор, пока мы их не съедим.
Записи в ячейках недельной матрицы можно делать различными способами. Например: планируемое действие можно обозначить знаком [ - ], а выполненное задание знаком [ + ]. Добавление вертикальной линии к знаку "минус" при этом превращает его в знак "плюс". Возможны и другие варианты кодирования различных состояний задач (например: задача не запланирована, задача запланирована и на выполнена [ ™ ], задача запланирована и выполнена [? ]).
Поле «Заказчик» предназначено для указания организации или физического лица, от которых получено задание, просьба о выполнении каких-либо работ или предоставления услуг.
Поля «Начало» и «Конец» - это указание на дату, когда начаты первые действия по отношению к определенной задаче, и указание на дату, когда дело выполнено полностью (задача решена»).
Непосредственно перед недельной матрицей в таблице предусмотрено поле «Дата». Это дата регистрации задачи в бланке «Список задач – неделя». То есть при этом в данной учетной форме фиксируется список дел и для каждого нового дела указывается дата записи очередного актуального дела в список.
Поле «Код» предназначено для указания сферы жизни, к которой относится данная задача. «Код» - это трехбуквенная аббревиатура (например НОТ, РЗВ, ЖЗД и пр.).
Предлагаю мой пример классификации сфер жизни. Каждый может по аналогии разработать свой вариант подобной классификации.