ПРИМЕР ВОЗМОЖНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДЛЯ ДЕТЕЙ

Ценность учетной формы «Список дел на неделю» проявляется в том, что этот бланк после заполнения всех полей дает полную картину фактической загрузки недели и дает возможность организовать мониторинг задач на основе использования недельной матрицы в составе учетной формы. Результаты мониторинга представлены в матрице в наглядном графическом виде.

Уникальные идентификаторы в диапазоне от 1 до 100 для каждой задачи присваиваются именно в бланке «Список задач на неделю», что обеспечивает полный контроль за жизненным циклом всех задач (когда задача рождается, ей присваивается уникальный номер, для решения задачи выполняются определенные действия и после того, как задача решена полностью, данное дело закрывается и номер освобождается)

Учетная форма «Список дел на неделю» обеспечивает дополнительную возможность планирования на день. Для этого используется недельная матрица, в ячейках которой можно указывать те задачи, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Эти ячейки находятся на пересечении поля, указывающего конкретный день недели, для которого производится планирование, и записей с теми делами, которые выбраны для выполнения.

Для примера представлены фрагменты таблицы «Список задач на неделю» (два способа кодирования состояний задач в недельной матрице).

Рис. 3

БЛАНК «РАСПИСАНИЕ ЖЕСТКИХ ДЕЛ»

Данный график предназначен для наглядного представления периодических дел и предстоящих событий, жестко привязанных к сетке часов. Бланк представляет собой прямоугольную матрицу, в которой каждый столбец представляет собой шкалу времени от 8 до 24 час. Количество столбцов – это количество дней в неделе. Предстоящие события отображаются в графике в виде прямоугольных фрагментов определенной длины. Внутри этих прямоугольников можно указать № задания в соответствии со списком дел. Если карта событий по каким-либо причинам радикально меняется, есть возможность убрать устаревший график из органайзера и заменить его на другой. Рекомендуется вести записи в этом бланке карандашом, тогда появляется возможность редактирования информации в течение недели. Такой график, в котором оперативно отражается наглядная карта распределения событий, помогает принимать оптимальные решения в цикле планирования и организации деятельности, исключая возможность назначения нескольких событий на одно и то же время.

Рис. 4

БЛАНК «ПЛАН НА ДЕНЬ»

(выписка из недельной матрицы)

Список задач на день (дневной план) знаком всем пользователям различных технических средств: органайзеров, календарей, ежедневников, еженедельников и пр. Очень важно с утра иметь такой список, чтобы повысить эффективность своей деятельности. Многие из нас часто писали списки дел на отдельных листах бумаги, которые надо было выполнить в течение дня, а потом вычеркивали из этого списка те задачи, которые были выполнены. То есть процедура дневного планирования в общем всем знакома.

В составе модульного ТАЙМ-Органайзера также используется специальный бланк-вкладыш «План на день», предназначенный для оперативного планирования дня внутри недельного цикла. Это структурированная форма (таблица), в которой может быть предусмотрено специальное поле для мониторинга задач.

В этом коренное отличие данного бланка от аналогичных средств планирования (в бумажной и электронной формах). Кроме этого список задач на день синхронизирован с недельным планом и является элементом системы оперативного планирования.

В бланке предусмотрено несколько десятков строк для записи задач, чтобы максимально детально представить себе и сформулировать предстоящие необходимые дела, даже самые простые.

Поле для мониторинга превращает детальный план задач на день в чек-лист и обеспечивают канал обратной связи в цикле управления.

Структура бланка «Список задач на день»:

• Поле «№» (запись уникального идентификатора задачи, синхронизированного с недельным списком задач)

• Поле «План – список дел» (формулировка задач, дел)

• Поле «Õ» (отметка о выполнении действий, необходимых для решения задачи – «™» приоритет в плане, «?» действия выполнены)

План на день подготавливается вечером перед сном на основе записей в матрице мониторинга недельного списка задач. То есть план на день – это выписка из списка задач на неделю. План на неделю и план на день взаимосвязаны и синхронизированы.

В поле «№» для каждой задачи указывается уникальный идентификатор, который задан в списке дел на неделю. В списке задач на неделю предусмотрено 100 уникальных номеров. Поле «№» - это ключ для синхронизации записей в дневном и недельном планах.

В поле «План - список дел» указываются дела, которые необходимо выполнить в течение следующего дня. Такие актуальные задачи определяются при работе с недельным списком дел на основе кодированных записей в ячейках недельной матрицы, встроенной в недельный план.