В деле обеспечения сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учет.
Под учетом архивных документов понимается определение количества и состава архивных документов в единицах учета, принятых в архивном деле, и отражение этого количества и состава в учетных документах архивов для контроля за их наличием и состоянием. Государственному учету подлежат все документы, входящие в состав Архивного фонда РФ, вне зависимости от места их хранения, как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда РФ, на основе соглашения с государственными или муниципальным архивами. Порядок гос.учета документов АФ РФ определяется Федеральным архивным агенством, что отражено в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ»
Учет складывается из следующих этапов:
· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации и муниципальных образований;
· составление в органах управления архивным делом сводных документов централтзованно государственного учета и представление их в Росархив (Федеральное архивное агентство).
Единицей учета документов АФ РФ и других архивных документов являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, заключенных в обособленную обложку, папку).
Основой учета документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
Единица учета архивных документов - это единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ основывается на принципах:
- централизации учета - регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета архивных документов;
- унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
- динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
- полноты и достоверности учета – отражение в учетных документах реального количества и состава документов, находящихся на хранении.
Для учета архивных документов в государственных архивах, государственных музеях и библиотеках, муниципальных и ведомственных архивах ведутся:
- книга учета поступлений документов;
- списки фондов;
- описи дел и документов;
- листы фондов,
- лист учета аудиовизуальных документов;
- паспорт архивохранилища;
- номенклатура дел;
- дело фонда;
- лист-заверитель дела; внутренняя опись документов дела
- лист учета и описания уникального документа;
- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
- реестр описей дел, документов;
- и другие учетные документы.
Основные (обязательные) учетные документы архива
Книга учета поступлений документов - учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Она дает возможность узнать в каждом конкретном случае, когда, куда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов дел за определенный хронологический период времени, состояния их описания.
Список фондов - перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. Главная цель списка фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.
Лист фонда - учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состояния их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
Опись дел, документов - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. На основе ее ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).
На основании описи определяется архивный шифр дела (сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела). Архивный шифр - это обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива, архивных номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. А в архиве – для учета документов временного хранения (например, до 10 лет включительно).
Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю фондообразователя, историю и состояние документов и его архивного фонда.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. Архивы самостоятельно определяют их состав и форму. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе. К ним относятся: карточки и книги движения фондов, описи дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы; книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учета документов и др.
Карточка фонда – учетный документ, содержащий название. Сведения о количестве. Составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов АФ РФ.
Особо ценные и уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов. Архивного фонда РФ.
Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел.
Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/ил его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества. Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ, первые экземпляры Листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.
Учет архивных документов – весьма ответственная задача, которая важна для обеспечения их сохранности.