Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.
Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности
комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений),
не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т; п. Это требует
от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все
изменения как в объеме, так и в составе документов.
Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в
соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.
Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат
немедленному учету. “Основные правила работы государственных архивов”
определили, что учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам,
архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и
позитивы), описям.
Правила установили также состав учетных документов, обязательных
для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список
фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области. Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и др.
Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.
Книга поступлений документов — учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести
отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является
поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового
номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие
номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам
они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких
фондов.
Список фондов — учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду.
Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер
другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква “Р”, отделяемая от номера фонда чертой
(Р—1, Р—2, Р—3 и т.д.). Во всех других случаях список фондов ведется один.
В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указываются полное, официально принятое название учреждения-фондообразователя и если есть - официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе “Отметка о выбытии” указываются учреждение, куда переданы материалы, а также название, номер и дата документа, на основании которого выбыли материалы. При записи в список фондов материалов, поступивших из действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай последующих переименований фондообразователя.
Лист фонда — учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе
документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником информации по фонду, раскрывая кратко содержание материалов, и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей
всех поступлений и каждого выбытия материалов.
Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в
целом и происходящих изменениях.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
1) общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание;
2) учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;
3) учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.
Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи
выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы
впоследствии не затруднить ссылки на документы в процессе их использования.
В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности,
если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого государственного архива.