БД – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Программное обеспечение, предназначенное для работы с БД, называется система управления БД. СУБД используются для упорядоченного хранения обработки больших объемов информации.
СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:
- просматривать;
-пополнять;
- изменять;
- искать нужные сведения;
- делать любые выборки;
- осуществлять сортировку в любом порядке.
Классификация БД:
1. По характеру хранимой информации:
- фактографические (картотеки);
- документальные (архивы).
2. По способу хранения данных:
- централизованные (хранятся на одном компьютере);
-распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).
3. по структуре организации данных:
-табличные (реляционные),
- иерархические.
Информация в БД структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации БД: иерархический и реляционный.
В иерархической БД записи упорядочены в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая БД по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.
Реляционная БД, по сути, представляет собой двумерную таблицу. Столбцы таблицы называют полями: каждое поле характеризуется своим именем и типом данных. Поле БД – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.
В реляционной БД используются четыре основных типов полей:
|
- числовой
- символьный (слова, тексты, коды и т.д.)
- дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»)
- логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).
Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях БД.
Системы управления БД позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т.п. Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы. Простота использования СУБД позволяет создавать новые БД, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
Популярные СУБД – FoxPro, MS Access, Paradox.
МА – реляционная СУБД корпорации Microsoft. Благодаря встроенному языку VBA (Visual Basic for Applications), в самом МА можно писать приложения, работающие с БД.
Основные компоненты МА:
-построитель таблиц;
-построитель экранных форм;
-построитель запросов;
-построитель отчетов, выводимых на печать.
Простые программы, которые хранят данные только в одной таблице (Database), часто называют плоскими БД, МА – более сложная программа, которая хранит информацию в несколько связанных между собой таблицах (related) и поэтому называется реляционной БД.
Типы объектов в МА – таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули. Из всех типов объектов только таблицы предназначены для хранения информации. Остальные используются для просмотра, редактирования, обработки и анализа данных – иначе говоря, для обеспечения эффективного доступа к информации.
|
Поскольку МА входит в состав Microsoft Officе, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией. Например, работая в МА, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel.
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и представления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию.
Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.
Отчеты по свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных.
Макросы и модули предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД МА макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applicatioms.
При создании или открытии файла МА, открывается окно БД. Окно БД является центром управления файлами А. Из этого окна пользователи создают и используют любые объекты БД А или проекта А.
|
Пользователь имеет возможность изменить настройки, определяющие выводится ли окно БД на экран при открытии файла МА, или нет. Если скрыть окно БД, то необходимо открыть стартовую форму или страницу доступа к данным, чтобы предоставить пользователям возможность переходов по приложению.
Как реляционная СУБД МА обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц БД. Таблицу МА можно связать с данными, хранящимися на ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными электронных таблиц EXCEL.
14. Проектирование таблиц средствами СУБД MS Access. Понятие конструктора таблиц.
Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру БД.
Этапы проектирования БД:
1. Определить цель создания БД, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. БД должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать БД, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую БД с хорошо спроектированной, подобной ей базой.
2. Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать БД. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если они содержаться в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в БД.
3. Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона.
4. Задать ключевое поле. Для того, чтобы МА мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей назывют основным ключом.
5. Определить связь между таблицами.
В МА поддерживаются два способа создания БД. Имеется возможность создать пустую БД, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Имеется также возможность создать БД с помощью мастера.
Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товары» содержит сведения только о товарах, а таблица «Поставщики» - только о компаниях, поставляющих товары. Данные в таблице организованы в столбцы (поля) и в строки (записи).
В новой версии МА существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Свободной диаграммы.
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режиме Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных. Существует также дополнительный режим – режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
В МА используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют только тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит.
Создавая БД в режиме таблицы, определяем только имя каждого поля. МА, исходя из тех данных, которые вносим в первую запись поля, присвоит каждому полю соответствующий тип. Когда создаете таблицу в режиме конструктора таблицы, то имеет больше возможностей в определении свойств каждого поля. Сюда относится его длина и тип данных, которые будут в нем хранится. Режим конструктора позволяет установить свойства, необходимые для каждой конкретной БД.
Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец БД. Для каждого столбца отображаются его основные характеристики: имя столбца, тип данных, длина и параметр допустимости пустых значений.
В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области: размер поля, формат поля, выравнивание текста и др.