Основные типы объектов Access

База данных «Курсы»

Начальным этапом в создании информационно-поисковой системы является обследование предметной области. На данной стадии следует выбрать предметную область, данные которой будут использованы при создании информационно-поисковой системы

Данная БД создана для удобной работы с данными об обучении студентов на курсах. В таблице «Студенты» отражены все необходимые данные о студентах, заключающих договор – данная таблица является рабочей таблицей, так как на курсы постоянно поступают новые студенты, с которыми заключается договор. Имеются еще 2 таблицы с данными - это таблицы: «Предметы» и «Курсы». В таблице «Курсы» представлены данные о том, какие курсы существуют в обучающем центре. В таблице «Предметы» представлена информация о предметах: название предмета, для какого курса читается данный предмет и информация о продолжительности и стоимости занятий по предмету.

База данных, данные которой хранятся в таблицах, связанных друг с другом, является реляционной БД.

При более глубоком обследовании данной предметной области можно будет выделить анкетные данные студентов в отдельную таблицу, учитывая возможность заключения нескольких договоров с одним и тем же студентом. Если же учитывать, что предмет читается на разных курсах, то количество таблиц также увеличится.

СУБД MS ACCESS

Microsoft Access – это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД) и является одним из компонентов пакета Microsoft Office. Основная функция Access, как и любой СУБД, - это работа с данными, хранящимися в таблицах. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые для принятия решений.

После запуска Access на экране появится только строка меню окна приложения. Прежде чем выполнять какие-либо действия по обработке данных, необходимо создать новую или открыть существующую базу данных.

Для создания новой базы данных, следует из меню выбрать команду Файл/Создать. В открывшемся окне вначале необходимо выбрать диск и каталог, где будет находиться mdb-файл, а затем ввести имя файла, нажатие кнопки ОК приводит к созданию базы данных. Можно принять предлагаемое по умолчанию имя db1.mbd. Для открытия уже существующей базы данных следует открыть диалоговое окно "Открытие базы данных" командой Файл/Открыть. Вначале надо выбрать диск и каталог, где находится mdb-файл, затем в списке "Имя файлов" выбрать имя файла базы данных и подтвердить выбор нажатием ОК.

Объекты базы данных Microsoft Access – это совокупность таких объектов, как таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отражаются в окне базы данных (рис. 1)

рис. 1

Основные типы объектов Access

Таблицы. Это фундамент базы данных, разрабатываемой в Microsoft Access. Все остальные объекты БД так или иначе связаны с таблицами и зависимы от них, поскольку оперируют данными, которые хранятся в таблицах. Табличные данные отображаются в привычном формате строк (записей в терминологии СУБД Access) и столбцов (полей), как это видно на рисунке 2.

рис. 2

При открытии таблицы в режиме просмотра (режиме таблицы) на экране можно увидеть все поля и записи, хранимые в таблице.

Формы. Как правило, используются для работы с индивидуальными записями из таблиц баз данных (рис. 3). С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять её, а так же ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

рис. 3

В форме отражается информация из одной сроки таблицы Access.

Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а так же выполнять вычисления, основываясь на значениях, хранимых в таблице.

Отчеты. Средства генерации отчетов Access позволяет вывести отформатированные данные и результаты итоговых расчетов на печать в наиболее презентабельном виде, в том числе и в виде диаграмм.

Создание таблиц и связей между таблицами

В приложении Access создать таблицу можно различными способами: с помощью мастера таблиц или в режиме конструктора (вкладка Создание).

В данной базе данных все таблицы построены в режиме конструктора (рис. 4).

Режим конструктора – это наиболее удобный режим создания таблицы, он позволяет нам самостоятельно задавать имена и типы полей в будущей таблице, а также ввести описания полей.

рис. 4

Типы данных Access

Каждое поле таблицы Access может содержать данные определенного типа. Всего в Access поддерживается 10 основных типов данных.

· ТЕКСТОВЫЙ. Этот тип принят в Access по умолчанию для новых полей. Сюда можно поместить любые алфавитно-цифровые символы, включая числа. Однако данные, хранимые в таких полях, не участвуют в арифметических вычислениях. Как правило, в эти поля заносят имена, адреса, номера телефонов, почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков. По умолчанию задается размер 50 знаков.

· Поле МЕМО. Текстовое поле очень большой длины (например, для ввода примечаний, комментариев к данным и т.д.).

· ЧИСЛОВОЙ. Access позволяет выполнять над такими типами полей вычисления. У данного типа существуют подтипы полей. Они представлены в таблице 1.

· ДЕНЕЖНЫЙ. В таком поле храниться информация о ценах, суммах счетов и т.п. От числового отличается тем, что предотвращает округление во время вычислений.

· ДАТА\ВРЕМЯ. Специальное поле, в котором хранится значение даты или времени либо обе эти величины одновременно.

· СЧЕТЧИК. Уникальный идентификатор, основная функция которого – нумеровать каждую новую запись. Тип счётчик может быть только у одного поля в таблице, обычно используемого в качестве ключевого.

· ЛОГИЧЕСКИЙ. Такие поля содержат значения логического типа, например да\нет.

· ПОЛЕ ОБЪЕКТА OLE (Object Linking and Embedding, технология связывания и внедрения объектов) В полях этого типа могут быть размещены рисунки, диаграммы, аудио – и видеофрагменты, а также данные в двоичном формате из другого приложения, также поддерживающего технологию OLE.

· ГИПЕРССЫЛКА. Обеспечивает связь с WEB-страницей, расположенной в Internet, во внутренней сети Intranet или на локальном компьютере. Позволяет переходить из текущего поля к информации в другом файле. При выборе этого поля Access автоматически запускает Web-браузер и отображает указанную страницу.

· МАСТЕР ПОДСТАНОВОК. Используется в программе Access для более эффективного и корректного ввода данных. При выборе этого типа данных запускается мастер подстановок, который создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка.