1) В окне открытой базы данных щелкните на вкладке «Создание», а затем в области «Таблицы» панели инструментов дважды щелкните на кнопке «Конструктор таблиц» (рис. 5).
|
| рис. 5 |
На экране появится пустая форма для проектирования таблицы в режиме конструктора (рис. 4).
2) В первой строке столбца «Имя поля» введите имя поля для первого поля вашей таблицы. Затем переместитесь в столбец «Тип данных».
3) При переходе в ячейку столбца «Тип данных» в ней появится кнопка со стрелочкой, указывающая на то, что ячейка представляет собой раскрывающийся список. В этом списке перечисленные все доступные в Access типы полей. Щелкните на кнопке со стрелкой, что бы выбрать необходимый тип данных. Например, поле «ФИО студента» имеет тип «Текстовый» (рис. 6).
На шаге 3 для каждого поля можно указать не только тип данных, но и установить другие важные характеристики. Все они представлены в области свойств полей, расположенной в нижней половине окна конструктора таблиц.
4) Выбрав тип данных, снова нажмите клавишу <Enter> или <Tab>, чтобы перейти в столбец «Описание», введите краткое и ясное описание для этого поля.
5) Выполняются шаги 2-4 требуемое число раз, чтобы указать в структуре таблицы все необходимые поля.
6) На рис. 6 показана итоговая структура таблицы, куда будут вноситься данные о студентах.
Следующий шаг – это определение первичного ключа.
|
| рис. 6 |
Выбор первичного ключа
Первичный ключ – это уникальная характеристика для каждой записи в пределах таблицы. Программа Access поддерживает два типа первичных ключей: простой и составной.
В роли простого ключа может выступать одно из существующих полей таблицы, если в данном поле нет пустых (Null) и повторяющихся значений. Примерами таких полей могут быть номера машин, инвентарные номера, идентификационные коды. Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. Для поля, претендующего на роль первичного ключа, предъявляются довольно жесткие требования. Поэтому общепринятой практикой считается создание специального идентифицирующего поля, которое выполняет функции первичного ключа (например: код курса, код предмета). С добавлением каждой новой записи в таблицу в это поле заносится уникальное значение (как правило, числовое), определяющее запись. Приложение Access позволяет автоматически организовать такую нумерацию благодаря типу данных счётчик, который присваивает каждой новой записи свой номер, генерируя последовательность чисел с шагом 1 (или случайным образом).
Для первичного ключа в Access существуют определённые правила:
1) Для удобства ключевое поле обычно указывается в структуре таблицы первым.
2) Если для таблицы определён первичный ключ, программа Access автоматически блокирует ввод в это поле повторяющихся значений или значений Null.
3) Access автоматически сортирует записи таблицы по первичному ключу.
4) Поле первичного ключа является индексом, с помощью которого ускоряется сортировка и поиск записей.
Чтобы самостоятельно установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, выполним следующие действия:
В режиме конструктора выделим поле, которое будет играть роль первичного ключа.
Щелкнем на кнопке ключевое поле 
на панели инструментов Конструктора таблиц или, щелкнув по правой кнопки мыши 1 раз, вызовем контекстно-зависимое меню и выберем 
.
Слева возле имени выделенного поля появится символ ключа.
Например 
.
Теперь таблицу необходимо сохранить. Для этого щелкнем на кнопку сохранить 
на панели инструментов быстрого доступа, в открывшемся диалоговом окне «Сохранение» 
введем имя таблицы и нажмем кнопку ОК, иначе Access автоматически сохранит таблицу с предложенным именем.
Таким образом, создадим макеты для всех таблиц (рис. 7-9).
На рисунках видно, что ключевые поля отмечены знаком 
.
| 
|
| рис. 7 | рис. 8 |
| Макет таблицы Курсы | Макет таблицы Предметы |
| |
| рис. 9 | |
| Макет таблицы Студенты |
Создание связей между таблицами
Существует основной принцип, позволяющий реализовывать связь между реляционными таблицами: такая связь становится возможной благодаря наличию в этих таблицах полей с совпадающими значениями данных. В роли таких полей в одной таблице выступает ее первичный ключ, а во второй, так называемый, вторичный ключ. Согласовав значения первичного ключа одной таблицы и вторичного ключа другой таблицы, можно создавать между ними связь.
Благодаря механизму связей в Access можно создавать формы, запросы и отчеты, в которых одновременно отражается логически связанная информация сразу из нескольких таблиц.
Связи устанавливают между таблицами отношения различных типов.
В нашей базе данных нам необходимо образовать связи «один ко многим». В данном типе связи одна запись одной таблицы связана со множеством записей в другой таблицы, однако одной записи второй таблицы не может соответствовать больше одной записи в первой таблице. Например, на одном курсе несколько предметов.
Первое, что необходимо сделать, создавая межтабличные связи, - это открыть окно «Схема данных» и добавить в него те таблицы, которые будут связаны.
1) Выберем вкладку Работа с базами данных и щелкнем на кнопке «Схема данных» 
на панели инструментов. Откроется диалоговое окно «Схема данных».
2) В том случае, если в окно «Схема данных» еще не добавлены никакие таблицы, то сразу откроется диалоговое окно «Добавление таблицы» (рис. 10).
|
| рис. 10 |
3) Дважды щелкнем на именах таблиц, которые необходимо добавить в окно схемы данных.
4) Выберем таблицу, в которой общее поле играет роль первичного ключа (например, в рассматриваемой базе данных это таблица «Курсы» с ключевым полем «Код курса»), щелкнем на этом поле и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, перетащим его на таблицу «Предметы» в поле «Код курса».
5) После того как поле перенесено, появится диалоговое окно «Изменение связей» (рис. 11).
|
| рис. 11 |
В верхней части окна отображены имена связываемых таблиц и их общие поля. Также в этом окне доступна опция обеспечения целостности данных, с помощью которой обеспечивается корректность связей между таблицами.
6) повторим шаги 4-5 для создания 2-ой связи.
7) Сохраним созданные связи, щелкнув на кнопке «Сохранить » Панели инструментов быстрого доступа или программа Access сама автоматически предложит сохранить созданные связи при закрытии окна «Схема данных». Все 3 таблицы были добавлены в окно «Схема данных» и между ними установлены связи один ко многим. Таким образом, у нас получились 3 связанные между собой таблицы (рис. 12).
|
| рис. 12 |
Теперь можно продолжить работу по созданию информационно-поисковой системы.