Строение логико-структурной схемы.
Сама логико-структурная схема состоит из матрицы, имеющей четыре колонки и четыре ряда. Вертикальная логика представляет намерение проекта, выявляет причинно-следственные связи и называет важные предполагаемые и неопределенные моменты, не подлежащие контролю со стороны менеджера проекта. Горизонтальная логика относится к измерению результатов проекта и используемых проектом ресурсов, что производится путем определения основных показателей измерения, а также средств проверки правильности этих измерений. Концептуальная модель представлена на схеме 8.
На схеме 8 заголовки колонок определяются следующим образом:
1. Текст - текстуальное описание проекта на каждом из четырех уровней: общих целей, задачи проекта, результатов и действий.
2. Показатели - измеримые показатели на каждом уровне текстуального описания проекта.
3. Измерение - средство регистрации показателей.
4. Допущения - факторы риска и ограничения, могущие оказать отрицательное воздействие на ход выполнения и успех проекта.
В настоящее время, большинством донорских учреждений (включая Европейскую Комиссию и Мировой банк) логико-структурная схема принята в качестве инструмента планирования и управления. К сожалению, в заголовках рядов и колонок матрицы логико-структурной схемы различные донорские учреждения используют различную терминологию. Например, результаты иногда обозначаются как “выходная продукция” или “выпуск”, а индивидуальные специфические цели проекта получают название “цель проекта” “цель развития проекта” или “промежуточная цель”. Это не должно вас смущать, поскольку основная структура и основной принцип - общие для всех донорских учреждений.
Схема 8: Матрица логико-структурной схемы
Рис. 1 Логическая матрица
Рис. 4: Логическая матрица
Принцип заполнения логико-структурной схемы.
Обычно предпочтительнее начинать составление логико-структурной схемы, двигаясь вертикально вниз по первой колонке (Текст), до тех пор, пока она не будет заполнена.
Как только иерархия общих целей, индивидуальных целей, результатов, действий и средств может считаться логичной, составляющий план может начинать заполнять колонку Предположений. Такой порядок помогает проводить проверку логичности описания проекта, а также выявляет факторы, сдерживающие выполнение проекта, и всевозможные факторы риска, не поддающиеся контролю в рамках проекта. Затем заполняются вторая и третья колонки матрицы для каждого уровня иерархии проекта. Так для каждого Показателя указываются Измерения, с помощью которых определяется, действительно ли показатель поддается измерению, эффективному с точки зрения затрат времени и стоимости.
Схема 9: Перенос Целей в Логико-структурную схему
Дерево целей
| Логическая матрица
|
Обычной задачей при переносе целей из древа целей в логико-структурную схему является выяснение различий между целями, результатами и действиями. Матрица логико-структурной схемы служит инструментом управления, и различие между целями, результатами и действиями определяются их "управляемостью". Управляемость тесно связана с включенными в план проекта предположениями и факторами риска.
Говоря упрощенно, менеджер проекта:
· распоряжается ресурсами
· несет ответственность за их эффективное использование в ходе ведения действий
· отчитывается за достижение результатов.
Индивидуальные цели предусматривают действия партнеров-получателей (напр., использование предоставляемых проектом услуг), поэтому здесь прямой ответственности менеджер не несет. Тем не менее индивидуальные цели должны определяться с точки зрения их реальности и управляемости, и в компетенции менеджера входит наблюдение за тем, в какой мере результаты ведут к достижению индивидуальных целей, и принятие в случае необходимости мер по корректировке. На деле именно связь "от результатов - к индивидуальным целям" является критической для успеха проекта. Общие цели относятся к более широкой сфере влияния проекта и, находясь в дальнейшем вне контроля со стороны менеджера, они, тем не менее, должны ставиться в пределах реальности и измеряемости. Иллюстрацией служит текст в рамке 1.
Текст 1: Управляемость и Логико-структурная схема
| В примере проекта, направленного на создание в системе высшего образования структуры обучения социальной деятельности, последовательное развитие от действий по разработке новых учебных планов к общей задаче внести вклад в реформирование сектора высшего образования страны-партнера будет длительным и сложным. | |||
| Действие | · Университетом разрабатываются новые учебные планы курсов, дающих степени бакалавра и магистра в сфере социальной деятельности, а также кратких курсов повышения квалификации. | ||
| · Университетом вводятся новые курсы, дающие степень в социальной деятельности. · Университетом вводятся краткие курсы повышения квалификации для занятых в социальной сфере. · Новые курсы отвечают требованиям социальных благотворительных организаций. · По программам, дающим степени бакалавра и магистра, обучается большое количество студентов. · Занятыми в социальной сфере признается, что учебные курсы формируют необходимую квалификацию. · Социальными благотворительными организациями новая квалификация признается полезной. · В целях переподготовки проводятся учебные визиты преподавателей университета в ЕС. · Приобретение новых знаний преподавателями университета. · Изменение отношения со стороны преподавателей университета. · Приобретение новой квалификации преподавателями университета. · Использование преподавателями университета своей квалификации при проведении дальнейшей актуализации учебного плана и разработке новых учебных материалов. | |||
| Цель | · Создать в системе высшего образования структуры обучения деятельности в социальной сфере | ||
| На каком уровне определяются действия, результаты, индивидуальные цели и общие цели? На деле, цепочка "действия – результаты – индивидуальные цели – общие цели" представляет собой последовательность, для которой возможности контроля в рамках проекта постепенно уменьшаются. С каждым успешным шагом желаемая реакция клиента (преподаватели курсов по социальной деятельности и работники социальной сферы) все менее поддается контролю менеджера проекта и все в большей степени подвергается воздействию внешних факторов риска. Недостаточно ограничивать ответственность менеджера только мероприятиями по разработке новых учебных планов и проведению курсов обучения с целью достижения результата, сформулированного как "обучение х числа работников социальной сферы", поскольку достижение одного этого результата далеко отстоит от цели создания в системе высшего образования структуры обучения социальной деятельности. С другой стороны, неразумно требовать, чтобы менеджер отвечал за эффективность деятельности учреждений социальной сферы, поскольку он не имеет прямого влияния на эти учреждения. |
Решения о том, из чего складываются в достаточной степени комплексные мероприятия, значимые результаты и выполнимые цели, следует принимать на основе двух критериев: потенциал менеджера и управляющего коллектива и степень риска, присущая ситуации, в которой выполняется проект. Следовательно:
¨ Действия (мероприятия) должны определяться в логико-структурной схеме с такой степенью комплексности, чтобы поощрять менеджера сосредотачивать внимание более на стратегическом, чем на тактическом аспекте управления. Таким образом, действия не являются простым предоставлением ресурсов (напр., покупка канцелярских товаров), поскольку такой подход приведет к заполнению логико-структурной схемы ненужными подробностями. Тактические вопросы могут рассматриваться с помощью других приемов, таких как составление графика действий и плана расходов (см. Этапы 7 и 8).
¨ Результаты следует определять как значимые выходные продукты, произведенные благодаря действиям. Если действием является "проведение кратких курсов", недостаточно будет определить результат как "завершение кратких курсов" или "обучение 75 студентов". Более значимым результатом проведения кратких курсов будет приобретение их слушателями знаний. На менеджера может быть возложена ответственность за достижение этого результата. Таким образом, отдельная задача должна ставиться на реалистичную временную перспективу: если достижение прогресса не предвидится в относительно скором будущем (год или меньше), ответственность за длительные периоды на менеджера не возлагается.
¨ Индивидуальные и Общие цели связывают осуществление (что делает проект) с его направленностью (чего проект стремится достигнуть). Хотя оба эти уровня находятся за пределами непосредственного контроля со стороны менеджмента, их следует определять на таком уровне, который позволяет вести эффективный мониторинг допущений и факторов риска. Если цели поставлены на чрезмерно высоком уровне, влияющие на их достижение допущения и факторы риска станут настолько многочисленными, что их мониторинг будет отвлекать управляющий коллектив от самого осуществления проекта.
Исходя из приведенного выше примера можно предложить в качестве основных действий проекта подготовку и предоставление новых курсов, в качестве ожидаемого результата - наличие разработанных и принятых Министерством образования курсов, дающих степень бакалавра и магистра, и в качестве индивидуальной цели - создание в системе высшего образования структуры обучения социальной деятельности, что ведет к достижению общей цели проекта, т.е. вкладу в реформирование системы высшего образования в Странах-партнерах.