Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области примечаний таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма строится на основе таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Формы могут быть выведены на экран в 3 видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы. Создаются для ввода, редактирования и просмотра данных.
Структура формы:
1. Заголовок формы – определяет верхнюю часть формы. Можно поместить текст, график и др. элементы управления.
2. Верхний колонтитул – определяет верхний колонтитул страницы при печати формы.
3. Область данных - определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи (обязательный).
4. Нижний колонтитул – определяет нижний колонтитул страницы при печати.
5. Примечание формы – определяет нижнюю часть формы. При печати отображается внизу.
Конструктор форм. Поля формы.
Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной диаграммы.
Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
1. В окне базы данных выберите Формы → Создать.
2. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.
3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK.
Форма будет открыта в режиме конструктора.
При создании формы через мастер, доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку (>>).
Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню «Вид / Список полей».
Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна «Список полей».
Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу.
Автоформы.
При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.
1.В окне базы данных выберите Формы → Создать.
2.В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.
· Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
· Автоформа: ленточна я. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.
· Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.
· Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.
· Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.
3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.
4. Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.
26. Создание формы при помощи мастера.
При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
1. В окне базы данных выберите Формы → Создать.
2. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.
3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.
4. Нажмите кнопку OK и следуйте инструкциям мастера.
27. Создание многотабличных форм. Подчиненные формы.
К многотабличным формам относятся формы, построенные на основе запроса, объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными другими формами.
Многотабличная форма может быть создана в режиме конструктора или с помощью мастера форм.
Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и запросов и выбрать стиль ее оформления.
Способы создания:
1. Явное включение подчиненной формы. Подчиненная форма строится только на основе подчиненной таблицы по отношению к таблице, на основе которой построена основная часть формы.
2. Вызов связанной формы по кнопке. Созданные мастером связанные подчиненные формы могут не включаться непосредственно в основную форму, а вызываться при необходимости включенной в нее кнопкой.
3. Без использования подчиненных и связанных форм. Такая многотабличная форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненные полями из одной или нескольких главных таблиц.
4. На основе запроса.
Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму. Обычно такие формы применяются для отображения данных из связанных таблиц. Применение встроенных подчиненных форм обеспечивает более компактное представление на экране данных из нескольких таблиц, чем использование разных форм для каждой таблицы.
28. Дизайн формы. Использование элементов управления.
Дизайн формы можно осуществить с помощью команд: «Формат/выровнять», «Формат/интервал по горизонтали», «Формат/интервал по вертикали». Существенную помощь при разработке дизайна оказывает сетка, которая включается командой «Вид/сетка». Автоматическую привязку элементов к узлам сетки включают командой «Формат/Привязать к сетке». Можно оформить с помощью автоформата. Можно изменить цвет фона, заливку.
С помощью элементов управления можно просматривать данные и работать с ними в приложении.
Бывают:
1. Связанные элементы управления — элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Служит для отображения значений полей базы данных.
2. Свободные элементы управления — элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Используются для вывода на экран сведений, рисунков, линий или прямоугольников.
3. Вычисляемые элементы управления — элементы управления, источником данных которых является выражение, а не поле.
29. Отчеты. Назначение.
Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на печать. Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.
Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.
Отчет можно создать тремя различными способами.
30. Конструктор отчётов, поля отчёта.
Если с нуля то: Создать ® Конструктор ® в окне Новый отчет.
Также можно использовать конструктор для редактирования отчета (изменить размер, местоположение).
Отчет в режиме Конструктора состоит из пяти разделов:
• Заголовок отчета – выводится только в начале отчета.
• Верхний колонтитул – выводится в верхней части каждой страницы.
• Область данных – содержит записи таблицы или запроса.
• Нижний колонтитул – выводится в нижней части каждой страницы.
• Примечание отчета – выводится только в конце отчета, служит для размещения дополнительной информации.
Поля отчетов те же, что и в форме.
Создание автоотчётов.
При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.
1. В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.
2. В диалоговом окне Новыйотчет выберите одного из следующих мастеров.
Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.
3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
4. Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен стандартный автоформат.
32. Мастер отчётов. Итоговые отчёты.
При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.
1. В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.
2. В диалоговом окне Новыйотчет выберите нужного мастера.
3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
4. Нажмите кнопку OK.
5. Следуйте инструкциям мастера.
Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора.
33. Создание группировок в отчетах.
Группировка позволяет организовать записи и распределить их по группам, например, по странам или продавцам. Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти требуемые сведения. Группировка используется также для расчета сводных данных, таких как итоги и проценты. Если в отчет включено несколько таблиц, мастер проверяет отношения между таблицами и определяет способ представления данных. Отчеты в отличие от форм предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию с помощью окна Сортировка и группировка. Чтобы открыть, нажмите кнопку Сортировка и группировка (
) на панели инструментов. В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп.
Бывает группировка по первым символам (А), интервал (от 10 до 20), по полному значению, по годам, по месяцам и т.д.