Российская Международная Академия Туризма
Реферат
По дисциплине «Исследование систем управления»
На тему «Диагностический анализ и его применение в совершенствовании систем управления»
Выполнил студент 406 группы
Белялов Эльдар
Диагностический анализ систем управления
Диагностика систем управления — это процесс установления и изучения признаков, характеризующих состояние системы управления, в целях предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального режима их работы. Диагностика является своеобразным механизмом саморегулирования в системе, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.
Основная конечная цель любого коммерческого предприятия — получение прибыли, но в некоторых случаях цели предприятия могут быть и иными, — например, завоевание доли рынка, устранение конкурентов, — тогда диагностика ориентирует усилия предприятия в направлении этих целей, хотя конечная цель та же — получение прибыли.
Основная цель диагностики — ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием. Для этого диагностика обеспечивает выполнение следующих задач:
· координацию управленческой деятельности по достижению целей предприятия;
· информационную и консультационную поддержку принятия управленческих решений;
· создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием;
· обеспечение рациональности управленческого процесса.
Необходимость совершенствования диагностики в настоящее время объясняется следующими причинами:
· повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления организацией:
o смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего;
o увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости системы управления;
o необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации;
o необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости организации и избежанию кризисных ситуаций;
· усложнение систем управления организации требует механизма координации внутри системы управления;
· информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;
· общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.
В современных условиях можно выделить следующие концепции диагностики (см. табл.10.1).
Таблица 10.1
Основные концепции диагностики
| Ориентация концепции | Сущность и основные задачи диагностики в рамках данной концепции |
| На систему учета | Переориентация системы учета из прошлого в будущее, создание на базе учетных данных информационной системы поддержки управленческих решений, связанных с планированием и контролем деятельности предприятия |
| На управленческую информационную систему | Создание общей информационной системы управления. Разработка концепции единой информационной системы, ее внедрение, координация функционирования информационной системы, оптимизация информационных потоков |
| На систему управления: | |
| · с акцентом на планирование и контроль | Планирование и контроль деятельности структурных подразделений предприятия |
| · с акцентом на координацию | Координация деятельности системы управления предприятием (управление управлением) |
Стоит отметить, что эти концепции появились в разное время: первой возникла концепция, ориентированная на систему учета (в 1930-е гг.); концепция, ориентированная на управленческую информационную систему, стала популярной в 1970—1980-х гг. (совпадает по времени с бурным развитием компьютерной техники); концепция, ориентированная на систему управления, непосредственно связана с развитием проектного менеджмента, появлением матричных организационных структур.
В целом система диагностики в организации решает все перечисленные задачи, но расстановка акцентов может быть разной.
Современный менеджмент разделяет цели организации на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому диагностика позволяет осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических, так и оперативных целей деятельности предприятия. Следовательно, можно выделить два вида диагностики: стратегическую диагностику и оперативную диагностику.
Стратегическая диагностика несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована на внешнюю и внутреннюю среду системы.
Цели стратегической диагностики:
· обеспечение выживаемости системы;
· проведение антикризисной политики;
· поддержание потенциала успеха.
Главные задачи стратегической диагностики:
· участие в установлении количественных и качественных целей системы;
· ответственность за стратегическое планирование;
· разработка альтернативных стратегий;
· определение критических внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов;
· определение узких и поиск слабых мест;
· определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями;
· сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений;
· анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций).
Основные направления стратегической диагностики:
· Анализ внешней среды:
o анализ рынка капитала;
o анализ рынка сырья и материалов;
o анализ возможностей конкурентов;
o анализ экономико-политической сферы;
o анализ рынка технологий;
o анализ рынка труда;
o изучение экологических проблем;
o изучение социально-политической сферы.
· Анализ внутренней среды:
o анализ маркетинга;
o анализ людских ресурсов;
o анализ технических и технологических ресурсов;
o анализ проведения НИОКР;
o анализ выпускаемой продукции;
o анализ существующей организационной структуры;
o анализ финансового состояния организации;
o оценка территориального расположения.
Установление стратегических целей начинают с анализа информации о внешних и внутренних условиях работы предприятия. На этапе стратегического управления прогноз изменений внешних условий играет немаловажную роль, поэтому анализ внешних и внутренних факторов включает в себя направления, рассмотренные ранее.
Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой-либо цели, необходимо установить, насколько обоснованно она выбрана и насколько реально ее достижение. Проверка стратегических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и отсутствие внутренних противоречий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему контроля за выполнением плана, либо приступить к разработке альтернативных вариантов стратегического плана.
Оперативная диагностика несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы.
Цель оперативной диагностики — обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия.
Главные задачи оперативной диагностики:
· руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);
· определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;
· определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;
· сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;
· анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.
Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики:
· рентабельность капитала;
· производительность;
· степень ликвидности.
Систему оперативной диагностики используют для поддержания оперативных решений по недопущению кризисного состояния.
Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспективу, опережающий контроль, а также оперативное отслеживание текущих событий.
В зависимости от объекта диагностику подразделяют на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.
Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.
Основные цели диагностики финансово-хозяйственного состояния организации:
· объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;
· постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;
· прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.
Исходя из этого можно сказать, что главной целью анализа финансово-хозяйственного состояния организации является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы.
Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:
· проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);
· объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);
· комплексная оценка хозяйственной деятельности;
· анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;
· анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;
· оценка эффективности функционирования производственных подразделений;
· обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;
· анализ труда и заработной платы;
· анализ эффективности использования материальных ресурсов;
· анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;
· анализ себестоимости продукции;
· анализ прибыли и рентабельности;
· анализ финансового состояния;
· выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);
· испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).
Это далеко не полный перечень задач, решаемых при проведении диагностики организации, он может быть дополнен в зависимости от целей исследования.
Источники информации для диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.
Учетные источники информации:
· бухгалтерский учет и отчетность;
· статистический учет и отчетность;
· управленческий учет и отчетность.
Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.
Положительным при использовании данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния предприятия может проводить независимый специалист (что важно для небольших фирм, не способных содержать собственную аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.
Статистический учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д.
Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.
Внеучетные источники информации:
· материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;
· данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;
· результаты проверок налоговой службы;
· материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;
· средства массовой информации;
· внутренние документы и переписка со сторонними организациями;
· сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.
Организационная диагностика предназначена для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.
Для того, чтобы диагностика обеспечивала достижение целей системы управления, она должна обладать несколькими важными свойствами.
· Стратегическая направленность диагностики.
Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект» никогда не должна служить критерием для решения — нужно ли вводить механизм диагностики.
· Ориентация на результаты.
Конечная цель диагностики состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. При этом бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если она не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Таким образом, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть интегрирована с другими функциями управления.
· Своевременность диагностики.
Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть своевременной. Своевременность диагностики заключается не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала диагностики определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью диагностики остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективной диагностики — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.
· Гибкость диагностики.
Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика становится ненужной. Диагностика, как и планы, должна быть достаточно гибкой и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе диагностики.
· Простота диагностики.
Как правило, наиболее эффективная диагностика — это простейшая диагностика с точки зрения тех целей, для которых она предназначена. Простейшие методы диагностики требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система диагностики слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее — такая система диагностики не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Поэтому для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой диагностики и реализующих ее.
· Экономичность диагностики.
Очень редко стремятся достичь при помощи диагностики полного совершенства в работе системы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Таким образом, если суммарные затраты на систему диагностики превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему диагностики вообще или ввести менее тщательную диагностику. Вообще, поскольку в диагностике скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы диагностика была экономически оправданной, отношение затрат к возможной прибыли у нее должно быть довольно низким.