Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
СОЗДАЕМ КОМИССИЮ ПО РАССЛЕДОВАНИЮ ПРИЧИН ПРОПАЖИ (ПОРЧИ) ДОКУМЕНТОВ Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ УТРАЧЕННЫХ (ПОВРЕЖДЕННЫХ) документов
При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.
При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности – от штрафа в размере 100 000 – 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).
ВОССТАНАВЛИВАЕМ УТЕРЯННУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации. Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по п. 1 и 4 ст. 110 Налогового кодекса Российской Федерации.
Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные – у контрагентов и т.д.
Один из важнейших аспектов эффективного управления МКД — это полный и достоверный документальный учет всех хозяйственных операций, персональных данных сотрудников организации и потребителей ЖКУ, обеспечение сохранности первичных документов. Причем последнее является обязанностью каждого экономического субъекта. Обеспечить безопасные условия хранения первичных документов обязывает Закон о бухгалтерском учете1 (ст. 29).
Сноска 1
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
КОГДА МОЖНО ГОВОРИТЬ О ГИБЕЛИ ДОКУМЕНТОВ О гибели документов говорят, когда они утеряны, испорчены, повреждены или пропали в результате обстоятельств, не связанных с виной владельца документа, вследствие действия непреодолимой силы. Риск гибели документов несет их владелец.
Гибель документа следует отличать от его уничтожения. Уничтожают документы по воле их владельца в случаях и порядке, предусмотренных законом, КАК ФИКСИРОВАТЬ ГИБЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ
Во-первых, при обнаружении факта гибели документов составьте перечень утраченных документов. Если гибель документа обнаружил сотрудник организации, он в служебной записке на имя руководителя описывает вид и наименование документов, обстоятельства, при которых обнаружена гибель, пропажа документа. Сотрудник не должен самостоятельно уничтожать испорченный документ. Во-вторых, руководитель организации приказом должен назначить комиссию по расследованию причин гибели документов. Количество членов комиссии может быть любым. Руководитель вправе пригласить для участия в работе комиссии представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, иные органы и организации, участие которых требуется исходя из обстоятельств гибели документов. В- третьих, результаты работы комиссии оформите актом. Его подписывает комиссия и утверждает руководитель организации вместе со всеми приложениями (фотографии, объяснительные и т. д.). В акте подробно опишите причины гибели документов, определите мероприятия по восстановлению документов и назначьте ответственное лицо за восстановление документов лицо (рисунок).
ЧЕМ ГРОЗИТ ГИБЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ Гибель документов может стать основанием для отсрочки при проведении проверки органами надзора/контроля или сделать неисполнимым требование проверяющего2. Сноска 2 См. статью «Когда можно просить отсрочку при проверке» // Управление многоквартирным домом. 2017. № 12. С. 52–57.
Гражданско-правовые риски. УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК могут принудить к передаче документов, обязать восстановить документы за свой счет.
В судебной практике преобладает подход, согласно которому «отсутствие или утрата документации не может являться основанием для прекращения данной обязанности;
Статья 325 УК РФ Глава 32. Преступления против порядка управления »Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия
1. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, — наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.