Основные свойства СУБД
С Microsoft Access можно быстро создать свою собственную базу данных, что вполне достаточно для многих целей. Например, это позволяет удобно управлять своими деловыми контактами.
База данных сложна для создания и даже сложнее в использовании. Но это не относится к Access 2016. С помощью программного обеспечения Microsoft облегчает путь к их собственному сбору данных. Программа предлагает большое количество шаблонов и позволяет создавать четко структурированные формы с полями ввода и вывода, а также графическими элементами. Лучше всего - практически не требуется знание программирования[16].
После запуска Microsoft Access можно либо открыть существующий файл, либо создать новую базу данных (Файл / Создать, а затем Создать пустую базу данных). В зависимости от версии и настроек доступа может показаться, что есть готовая к использованию таблица сразу после ее запуска - что-то вроде Excel. Это не рекомендуется. На практике нкжно только запустить Access, если знаете, как должна выглядеть структура данных, а затем создать структуру[1].
Microsoft Access предлагает множество функций для различных потребностей в базе данных. Можно использовать его для разработки пяти основных типов приложений[17]:
- Личные приложения
- Приложения для малого бизнеса.
- Ведомственные заявки.
- Корпоративные приложения.
- Внешние приложения для клиентских / серверных баз данных предприятия.
- Веб-приложения.
На базовом уровне можно получить доступ к простым персональным системам управления базами данных. Некоторые люди автоматизируют все, от своих винных коллекций до своих домашних финансов. Единственное, о чем нужно быть осторожным, это то, что Access обманчиво прост в использовании. Его замечательные встроенные мастера делают доступ похожим на продукт, который любой может использовать. Изучая тонкости программы, пользователь будет удовлетворен доступом, если будет доволен созданным мастером персональным приложением. После прочтения этого можно внести некоторые изменения в то, что создавали волшебники, и никаких проблем не возникает[18].
Microsoft Access - отличная платформа для разработки приложения, которое может управлять небольшим бизнесом. Его мастера позволяют быстро и легко создавать основу приложения. Возможность создавать макросы и модули сборки позволяет создавать мощные пользовательские формы и отчеты[20].
Основным ограничением использования приложения для малого бизнеса является время и деньги, связанные с процессом разработки. Многие люди используют мастера доступа для начала процесса разработки, но им не нужно выполнять свои приложения так, как они не могут выполнить самостоятельно. Владельцы малого бизнеса часто сталкиваются с этой проблемой в еще большем масштабе, чем персональные пользователи. Требования приложения для малого бизнеса обычно намного выше, чем требования к персональному приложению. Многие врачи, адвокаты и другие специалисты заявили, что они мертвы. Они всегда смущены тем, насколько они хотят использовать свое приложение. Примером может служить врач, который строит ряд форм и отчетов для автоматизации своего офиса. Все шло хорошо, пока не пришли, чтобы произвести счета пациентов, ввести платежи и подготовить отчеты о дебиторской задолженности. Хотя на первый взгляд эти процессы еще не завершены. К сожалению, у доктора не было времени или навыков программирования, чтобы добавить необходимые функции. Таким образом, при использовании в качестве инструмента для разработки приложений для малого бизнеса вы должны быть обеспокоены временем и деньгами, связанными с разработкой чего-либо, кроме самых простых приложений.
Microsoft Access идеально подходит для разработки приложений для отделов крупных корпораций. Большинство отделов крупных корпораций имеют бюджеты развития для разработки хорошо разработанных приложений[19].
К счастью, в большинстве отделов обычно есть гуру ПК, который более чем счастлив помочь в разработке форм и отчетов. Это дает отделу чувство собственности, поскольку оно способствовало разработке его приложения. Если сложная форма, дизайн отчета или кодирование необходимы, крупные корпорации обычно располагают ресурсами на месте, которые могут оказать необходимую помощь. Если поддержка не доступна в корпорации, большинство корпораций готовы передать на аутсорсинг необходимый опыт[10].
Хотя Access может быть лучше всего подходит для ведомственных приложений, можно использовать его для создания приложений, которые распространяются по всей организации. Насколько успешно это усилие зависит от корпорации. Ограничение количества пользователей, которые могут совместно использовать приложение Access.
Объекты СУБД
База данных состоит из различных типов объектов. В Access все объекты базы данных могут храниться в одном файле. Существует различие между следующими типами объектов базы данных, представленных на рисунке ниже.
Рисунок 4 – Объекты СУБД
Объекты базы данных логически строятся друг на друга в этом порядке и также отображаются на панели навигации (версии до 2007 года: окно базы данных).
Таблицы хранят фактические данные. Для начала можно подумать об этом как о нескольких листах в электронной таблице, каждая из которых содержит списки. В запросах эти данные оцениваются, фильтруются, объединяются и рассчитывают[13].
Таблицы и запросы действительно предназначены только для разработчиков баз данных. Данные по-прежнему выглядят как электронная таблица. Пользователь должен видеть только формы. Там, оптически, возможны, хорошо обработанный, сбор данных и оценка. Отчеты работают аналогичным образом и используются для печати на бумаге[1].
Данные хранятся в таблицах базы данных. Только «необработанные данные», никаких расчетов или форматирования. Кроме того, только программист, никогда пользователь не видит таблицы[14].
Если выполняется запрос, он выглядит точно так же, как таблица для зрителя. Но запрос не хранит данные, а получает данные из одной или нескольких таблиц. Тем не менее, обычно можно вводить и изменять данные в запросе. Затем он сохраняется в базовой таблице. Если Access не может знать, в какой записи должны храниться данные, запись данных автоматически отключается[15].
В отличие от таблицы, база данных не состоит из одного или нескольких листов, но существует довольно много таблиц, между которыми есть отношения. Это ни в коем случае не является «ненужным» или «фактически лишним». Напротив, распределение данных по нескольким таблицам представляет истинную силу базы данных. Таким образом, в простых терминах следует предотвратить, чтобы информация хранилась несколько раз (без избыточных данных).
Для каждой из этих таблиц или полей необходимо определить теорию базы данных, которая также обсуждается. Это нормализация базы данных, а хорошая база данных - обычная форма. На практике имеет смысл заранее подготовить нормализацию, предпочтительно на бумаге (!). В противном случае вы не получите хорошее приложение базы данных. Хорошая база данных на первом месте!
Макросы и модули используются для автоматизации и программирования базы данных. Макросы доступа обеспечивают рудиментарный набор команд для автоматизации различных действий. Модули - это мощный язык программирования Visual Basic для приложений (VBA), который встроен во все программы Microsoft Office и предлагает гораздо больше возможностей, чем макросы.
Создание базы данных включает в себя множество объектов, которые нужно назвать. Некоторые программисты шутя, что имена объектов и переменных - самая сложная задача программиста.
Для этого нужно использовать простые, «говорящие» идентификаторы. Хотя допускаются все символы, кроме.! `[], Следует ограничивать себя письмами, если необходимо, номерами и, возможно, подчеркиванием.
Формы служат для взаимодействия пользователя. Они являются пользовательским интерфейсом. В формах вводятся и оцениваются данные. Пользователь никогда не должен видеть таблицы или запросы, а только формы.
Создание формы - это одно, что можно и должны старательно попробовать. Иногда есть несколько совершенно разных решений, и решение принято, это вопрос вкуса. Решающее значение - формы должны адаптироваться к структуре таблиц - никогда наоборот!
Новые формы создаются из таблиц и запросов. Как обычно, это делается в проекте дизайна формы (хотя макеты форм в Microsoft Access могут создавать красивые формы). И так же, как и в случае с формами, можно переключаться между представлением дизайна и видом формы. Новые версии доступа предпочитают макет, а не дизайн. Вид макета можно отключить в базе данных[19].
Конечно, форма должна знать, откуда она и где она собирается выводить свои данные. Для этого нужно выбрать Свойства и источник записи на вкладке «Данные». На практике каждая форма обычно получает запрос в качестве источника записи, но таблицы встречаются редко: при создании формы можно заметить, что для формы нужны критерии, которые лучше всего реализуются с помощью запроса.
В дизайне формы пользователь сначала видит пустую форму, содержащую только несколько направляющих и линейки для выравнивания объектов, которые вы хотите вставить.
Если форма имеет источник записи, то можно отобразить список полей, используя существующие поля. Если пользователь перетаскивает имена полей из списка полей в конструкцию формы с помощью мыши, поля отображаются там как текстовые поля. Если пользователь переключается с дизайна на вид формы, данные могут быть изменены или могут быть введены новые записи данных. Это «передается» непосредственно в базовые таблицы.
Форма также может обойтись без источника записи - это называется несвязанной формой. Типичным примером является пользовательский элемент управления, в котором пользователь выбирает то, что он хочет сделать.
Отчеты используются для печати данных на бумаге. Технически они почти неотличимы от форм. Просто, что вы не можете хранить данные в элементах управления, а только просмотр. Из-за этого сходства с формами он больше не обсуждает, как создать отчет и какие элементы управления он имеет.
Использование макросов не рекомендуется. Хотя их относительно легко освоить для новичков, они применимы только для разумного применения. Значит, у них есть недостаток, заключающийся в том, что они очень жесткие и негибкие. Вместо макросов вы должны использовать модули. Модули написаны на языке программирования Visual Basic for Applications («VBA» для краткости). Возможности и гибкость, предоставляемые VBA, намного превосходят возможности макросов. Кроме того, VBA также интегрирован во многие другие офисные приложения, так что знания VBA также могут быть использованы там. Поэтому здесь будут кратко упомянуты только основные аспекты макросов[20].
Макросы состоят из отдельных макроопределений, которые выбираются из комбинированных полей в редакторе макросов. В зависимости от действия макроса есть соответствующие настройки. Сохраненные макросы можно вызывать из форм или отчетов, введя имя макроса в свойстве события.