ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Набор моделей и работ в организации еще не представляет себя организации. Для того чтобы произошел переход от проектирования работ и деятельности людей в организации к проектированию или созданию организации, необходимо определенным образом соединить работы (виды деятельности) и работников между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между работами и между людьми, выполняющими эти работы. Данное взаимодействие имеет как статическое проявление, находящее выражение структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих ее «живым организмом», способным реагировать на изменения внешней среды. К такого рода процессам в организации относятся коммуникации, принятие решений, управление конфликтами, власть и влияние, руководство и т. п.
Существуют различные точки зрения относительно понятия
«проектирование организационных систем». Организационное
проектирование — это комплекс работ по созданию предприятия,
(организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его
деятельности всем необходимым. Целью организационного
проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, регламентирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.
Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции. В том и другом случае может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т. п. Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования. В этом случае проектированию организационных связей, как правило, предшествует анализ функционирования существующей системы.
|
|
Мильнер Б. 3. в своей книге «Теория организаций» дает следующее определение: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности». Однако известный американский экономист Гелбрейт Д. (Galbraith J. К.) определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных». Необходимость перемен в содержании и направлении деятельности
организации ставит руководство перед настоящим вызовом. Тем не менее, при изменении содержания и направления деятельности часто возникают разные сложные проблемы и ситуации. Факторы, оказывающие влияние на процесс организационного проектирования, носят ситуационный характер. Выделяется четыре группы факторов:
- состояние внешней среды, т. е. всего того, что окружает организацию;
|
|
- технология работы в организации;
- стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;
- поведение работников.
Однако контекстуальные переменные в качестве системного проектирования задают и ограничивают принципы функционирования, закономерности развития организации (структурные изменения), стиль и тип управления, предопределяют параметры и тип структуры организации. Контекстуальные переменные — это совокупность элементов внутренней среды организации (набор ситуационных переменных), определяющих специфику ситуации, в которой она действует. Понятие контекстуальных перемен чаще всего употребляется при изучении факторов, влияющих на логику организационного развития и характер структурных изменений.
Термин контекстуальных переменных введен представителями ситуационного подхода во второй половине 60-х гг. прошлого века, хотя поиски факторов, влияющих на структурные изменения, проводились и раньше. Он является производным от слова «контекст» (context), что связано в первую очередь с возникновением и распространением ситуационного подхода к анализу логики функционирования организации и ее структурных изменений. Предполагается, что структура организации возникает в результате ситуации (контекста). Сама же ситуация может быть представлена и объяснена на основе ограниченного перечня объективных переменных.
Перечень контекстуальных переменных непостоянен. Разные исследователи включают в него различные характеристики внутренней среды:
|
|
- цели организации;
- подчиненные целям задачи организации;
- технологию;
- размер организации;
- персонал организации;
- стратегический выбор (стратегия или цели организации);
- параметры внешнего окружения: темпы и предсказуемость изменений, уровень неопределенности и др.
В современной теории организации большинство исследователей сосредоточивают внимание на двух базовых контекстуальных переменных проектирования организационных систем — размере организации и технологии, обусловливающих важнейшие структурные параметры организации (подробнее см. следующую часть данной главы):
• исследователи, выделяющие в качестве базовой контекстуальной переменной размер организации, отмечают, что крупные организации, как правило, характеризуются более сложной структурой, большей степенью дифференциации (по горизонтали и вертикали), особенностями в сфере
коммуникаций. При высокой однородности работы, проводимой
различными специализированными подразделениями в крупных
организациях, «административный коэффициент» (пропорция
административного персонала к общему числу работников организации) более низок, чем при однородности работы, что отражается на способах координации, коммуникации и контроле. Кроме того, крупные организации обычно более децентрализованы, чем небольшие. При этом наблюдается прямая связь между степенью формализации отношений в организации и ее размером (рис. 1);
• исследователи, выделяющие в качестве базовой контекстуальной
переменной технологию, связывают с ней либо формы и способы контроля,
либо степень централизации управления в части принятия решений (рис. 2).
Так, в зависимости от типа технологии организационные структуры
разделяют на несколько типов: с увеличением технологической сложности
возрастают число уровней управления и организационная пирамида,
увеличивается интервал контроля высшего звена управления; при технологии
средней степени сложности интервал контроля менеджеров низших уровней
становится наибольшим. Возможно, эти изменения вызваны тем, что
крупносерийные и массовые производственные технологии требуют большего
числа работников, чем единичные и непрерывные технологии. Организации,
характеризующиеся наибольшей сложностью (непрерывностью процессов) и
наименьшей сложностью (единичное и мелкосерийное производство)
технологии, имеют тенденцию к более органическим проектам, а организации,
использующие технологии средней степени сложности, предпочитают более
механические проекты.
По мнению авторов книги «Системология организации», организационное проектирование может иметь разные целевые установки: создание новой системы, частичное усовершенствование или радикальное преобразование существующей организационной системы. По их мнению, приведенные выше определения понятия организационного проектирования в методологическом плане не противоречат друг другу, а дополняют и подчеркивают творческий, новаторский характер этого вида деятельности.
Мильнер считает, что научно обоснованное формирование организационных
структур управления — это актуальная задача современного этапа адаптации
хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В этих условиях необходимо
широко использовать принципы и методы проектирования организации
управления на основе системного подхода. Без развития методов
проектирования структур управления затруднено дальнейшее
совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
• во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
• во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами (например,
использование автоматизированных систем управления). Сама же работа по созданию этих систем нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связана с организационными факторами;
• в-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
• в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма — механизма управления — должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.
Существенным недостатком организационного проектирования, по мнению Мильнера, является чрезмерное увлечение типовыми схемами, что приводит к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур:
• численность персонала вместо целей организации;
• постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях;
• упор на исполнение неизменных функций в отрыве от меняющихся задач;
• устаревшие схемы и штаты как усредненные показатели существующих организаций без анализа их недостатков и пригодности.
Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления подвергаются изменению. Поэтому, например, ли и взаимосвязи различных звеньев системы управления становятся более важными, чем численность и штатная структура организации и ее функциональная специализация. Порой весьма обоснованные проработки нормативов численности аппарата управления организаций реального сектора экономики не дают положительных результатов для решения проблем формирования организационных структур финансово-промышленных групп, акционерных обществ и т. п.