Первое собрание проектной команды. Самое первое собрание по проекту крайне важно для того, чтобы проектная команда начала как можно быстрее функционировать. Вот слова одного опытного руководителя проекта:
«Первое собрание команды задает тон тому, как команда будет работать сообща. Если оно плохо организовано или увядает в прениях, то уже сразу становится ясно, как в дальнейшем будет работать группа. Если же собрание проводят четко, уделяя внимание реальным проблемам, которые обсуждают открыто и прямолинейно, то сотрудники сразу начинают ощущать себя членами команды».
На первом собрании руководители проекта, как правило, пытаются достичь три цели. Первая — взглянуть на проект в целом, включая масштаб и цели, общий график, метод и технологические процессы. Вторая — приступить к решению некоторых межличностных проблем, заложенных в самой модели развития команды: с какой целью мы здесь находимся? Кто остальные члены команды? Какова роль каждого отдельного члена команды в работе над проектом? Что мы делаем? Зачем? Третья, и самая важная, цель — начать формировать стиль работы команды над проектом. Руководитель проекта должен понимать важность первых впечатлений. Его поведение будет находиться под пристальным вниманием членов команды и соответствующим образом восприниматься. Это собрание должно быть образцом для следующих собраний и отражать стиль лидера.
Формы собраний могут быть самыми разнообразными. Достаточно часто первые собрания длятся один-два дня, иногда не на территории основной организации, чтобы ничего не мешало работе. Это дает достаточно времени на предварительное знакомство, установление основных правил и определение структуры проекта. Также преимуществом такого проведения собраний является то, что они дают возможность членам команды неформальна пообщаться за едой, во время перерыва вечером; такое неформальное общение крайне необходимо для формирования отношений.
Однако многие организации не могут позволить себе проводить первые собрания таким образом. Или же масштаб проекта и уровень включенности в работу различных участников не позволяет так разбрасываться временем. В этих случаях основным принципом должна быть простота. Слишком часто, ограниченные временем, руководители проекта пытаются сделать слишком много на первом собрании; в результате ни проблемы полностью не решаются, ни работники не в состоянии усвоить огромное количество информации. Руководители должны помнить, что человек может усвоить только определенный объем информации, и что будет возможность установить основные правила и обговорить методику на следующих собраниях. Главное заключается в том, чтобы собрание было продуктивным и преследовало реалистичные цели в зависимости от отводимого на него времени. Если на собрание выделен всего один час, то руководитель проекта должен только ознакомить всех с масштабом проекта, обсудить вопросы формирования команды и дать возможность членам команды познакомиться.
Установление основных правил. Либо на первом длительном и тщательно распланированном собрании, либо на последующих собраниях руководитель проекта должен быстро приступить к выработке основных правил совместной работы членов команды. Эти правила включают в себя не только организационные цели или технические вопросы, но и нормы взаимодействия членов команды друг с другом. Хотя конкретные технические вопросы значительно отличаются в зависимости от типа организации проекта, некоторые важные проблемы являются общими для всех.
Планирование решений
Как будет разрабатываться проект?
Какие механизмы будут использоваться для поддержки проекта?
Будет ли использоваться какой-либо конкретный пакет программ управления проектом? Если да, то какой?
Кто помимо членов команды будет работать над планом?
Каковы конкретные роли и за что отвечают все участники?
Кого нужно ставить в известность о принятых решениях? Каким образом?
Какова относительная важность стоимостных затрат, времени и сил?
Каковы промежуточные результаты процесса планирования проекта?
Какой формат приемлем для каждого промежуточного результата?
Кто будет одобрять и подтверждать завершение работы над каждым промежуточным результатом?
Кто получает каждый из промежуточных результатов?
Отслеживание решений
Как будет оцениваться проведение работ (прогресс)?
На каком уровне детализации будет отслеживаться работа над проектом?
Как члены команды будут получать информацию друг от друга?
Как часто они будут обмениваться информацией?
Кто будет писать и рассылать отчеты?
Кого нужно держать в курсе разработок проекта и каким образом?
Какое содержание необходимо для каждой конкретной аудитории?
Совещания
Где проводятся совещания?
Какого плана совещания проводятся?
Кто будет «руководить» совещаниями?
Как будут вырабатываться повестки дня?
Как будет вестись протокол совещаний?
Управление внесением изменений в принятие решения
Как будут устанавливаться изменения?
Кто будет обладать правом одобрить изменения?
Как изменения в плане будут документироваться и оцениваться?