Значение информационно технических операций в работе секретаря
Информационно-технические операции — группа операций, являющихся основными в деятельности секретаря руководителя. В соответствии с должностными обязанностями секретарь ведет делопроизводство, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, ведет контрольно-регистрационную картотеку, печатает по указанию руководителя служебные материалы, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, копирует документы на ксероксе и т.д. Выполнение данной группы операций больше всего подходит к должностным обязанностям категории технических исполнителей.
Секретарь должен: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечить финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласование, утверждение документов, представленных на подпись руководству предприятия, осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение, осуществлять организацию подготовки принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представленных руководству, давать по ним компетентные заключения.
Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.), вести прием посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Секретарь имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
Профессиональные и личностные качества секретаря
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые и личные качества:
а) Профессиональное мастерство. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков: умение стенографировать, печатать на пишущей машине и компьютере, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.
б) Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.
в) Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.
г) Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции.
д) Пунктуальность. Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклада их руководителю.
е) Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
ё) Дипломатичность, умение хранить служебную тайну. При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанести ущерб делу или отдельным лицам.
ж) Хорошая память. Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата.
з) Преданность работе. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства – необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.
и) Интеллигентность. Это качество подразумевает способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу; сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции; соблюдать принятые в нашем обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.
й) Трудолюбие. Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на каком участке работает.
к) Добросовестность. Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат будет нежелательный, у секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее.
л) Отзывчивость и умение адаптироваться. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключатся с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.
м) Скромность. Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности.
н) Аккуратность. Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми деловыми и личными качествами.
о) Доброжелательность. В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов прийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно..
Внешний вид. В зависимости от временигода костюм секретаря можетбытьразличнымкак по цвету, так и по используемым тканям. Важноетребование к костюму - строгость и элегантность, соответствующиенаправлениюмоды. Главное о чемнужнопомнить: костюм долженбытьудобным, практичным, достаточно строгим.
Секретарьдолженпомнить о личнойгигиене. Не следуетпользоватьсяпарфюмернымивеществами, имеющимирезковыраженный запах.
Руки секретаря всегдадолжныбыть в идеальномпорядке.
Прическа секретаря должнабытьаккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающейобстановкой.
Весь внешний вид секретаря долженбытьтщательнопродуман, современнен и аккуратен.
Организациярабочегоместа. Рабочееместо секретаря должноотвечатьвсемэргономическимтребованиям, обеспечивающиммаксимальноеудобство в работе, минимальныезатратывремени и сил на непроизводительныеперемещения. Одно изглавныхтребований, котороенеукоснительнодолженвыполнятьсекретарь – этоисключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самомрабочемместе.
Некоторыесекретарисчитают, чтоосвещение и поддержаниепорядка не их задача. На работе за внешний вид приемнойотвечаетсекретарь.
Само названиепомещения – приемная - говорит о том, чтоздесьпосетителиожидаютприемаихруководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобыпосетительчувствовалсебяудобно.
Допускаетсяразмещение на стенах информационныхстендовилитаблиц с указаниемвремениприемапосетителей. Все информационные надписи должныбытьвыполнены грамотно.
Как на столешницерабочегоместа секретаря, так и в ящиках стола всегданеобходимоподдерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола и на компьютере, должныбытьчеткосистематизированы, легко обозримы.
Оргтехника. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Деловой этикет. Одним из важных показателей культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.
Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя.