В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
Заключение
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Список литературы
1. Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.
2. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000.
4. Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.
5. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.
6. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.
7. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.
9. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
10. Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002
11. Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002
12. Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г
13. Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г)
15. Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).
Приложения
Приложение 1
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в _____ году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого |
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения
Подпись Расшифровка
подписи
| ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _______________ № _____ _______________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____ |
Приложение 2
Форма номенклатуры дел
| Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____№ _______________ ______________________ (место составления) | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
| Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание | |
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
| ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _______________ № _____ _______________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____ |