Окно предварительного просмотра можно расширить, чтобы вывести на экран большую часть отчета. Для перемещения по окну можно использовать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, различные масштабы
Лабораторная работа № 5
Работа с макросами
Цель работы: закрепление теоретических знаний, полученных при изучении разделов курса, посвященных рассмотрению созданию макросов в СУБД.
1. Что такое макрокоманда?
Макрокоманда – основной компонент макроса, инструкция, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия (иногда макрокоманды называют просто командами макроса). Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.
2. Что такое макрос?
Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов.
3. Как создать макрос?
Для создания макроса в окне базы данных нужно выбрать вкладку Макросы и нажать на кнопку Создать. Появится окно конструктора макросов (рис.1). Оно состоит из двух столбцов:Макрокоманда и Примечание. В столбце Макрокоманда перечисляются команды, подлежащие выполнению. Чтобы в ячейке столбца Макрокоманда задать нужную макрокоманду, ее следует выбрать из списка.
Столбец Примечание, содержит комментарии к командам. При выполнении макроса он игнорируется, однако его заполнение делает текст макроса понятнее.
Выполнение каждой макрокоманды зависит от ее аргументов (некоторые макрокоманды не имеют аргументов). Аргументы вводятся в специально отведенные для этого поля, расположенные в нижней части окна макроса. Аргументы могут вводится с помощью клавиатуры, однако, по возможности, лучше выбирать их из списка, чтобы избежать некорректных значений.
Следует помнить, что действие команды, в которой не указан целевой объект, распространяется на активный объект.
Существует следующий прием быстрого создания макроса, выполняющего действия над конкретным объектом базы данных. Нужно выбрать объект в окне базы данных и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса.
Для этого следует расположить окно базы данных и окно макроса рядом на экране с помощью команды Сверху вниз или Слева направо из меню Окно. Затем выбрать в окне базы данных соответствующую вкладку, выбрать объект и переместить его значок с помощью мыши в ячейку макрокоманды. Например, для того чтобы создать макрос, открывающий форму, следует переместить с помощью мыши значок формы из окна базы данных в ячейку макрокоманды.
При переносе значка макроса в ячейку макрокоманды вводится макрокоманда, запускающая этот макрос, а при переносе значков других объектов (таблиц, запросов, форм, отчетов или модулей) в макрос добавляется макрокоманда, открывающая этот объект.
4. Какие существуют способы запуска макроса?
Варианты запуска макросов:
– Чтобы запустить макрос из окна конструктора макроса, нужно нажать кнопку 
Запуск на панели инструментов.
– Чтобы запустить макрос из окна базы данных, следует выбрать вкладку Макросы, активизироватье имя макроса и нажать кнопку Запуск в окне базы данных (можно также выполнить двойной щелчок на имени запускаемого макроса).
– Чтобы запустить макрос из любого режима MicrosoftAccess, нужно выбрать команду Сервис\ Макрос\ Запуск макроса и указать имя макроса.
5. Какие ошибки могут появиться при выполнении макроса и как их исправить?
Макрос не всегда функционирует так, как было задумано, Можно выделить две категории ошибок в макросах:
- синтаксические;
- логические.
Чаще всего появление ошибок в макросах обусловлено несоблюдением синтаксических правил. В случае выбора макрокоманд или значений аргументов в предлагаемых списках вероятность возникновения ошибки крайне мала. Совсем по-другому обстоит дело с аргументами, значения которых задаются «вручную». Если в имени объекта допущена ошибка, действие не может быть выполнено. Подобная ситуация возникает и при удалении или переименовании объекта. Если макрос, в котором есть ссылки на такие объекты, не изменен соответствующим образом, при выполнении появится сообщение об ошибке.
Синтаксические ошибки легко распознаются программой Access 97, которая выдает сообщение о них в окне «Ошибка выполнения макрокоманды». Необходимо при помощи кнопкиПрервать в этом окне остановить выполнение макроса и исправить ошибку.
Логические ошибки не могут быть обнаружены программой, их поиск требует участия пользователя. Типичной является логическая ошибка при задании условия, которая может привести к появлению бесконечного цикла. Завершить цикл может только закрытие Access 97. Поэтому пользователь должен проверить все условия, прежде чем запускать макрокоманду.
В случае появления логических ошибок в макросах возможна даже потеря данных.
6. Как в режиме формы создать кнопку для запуска макроса?
Формы являются основным способом организации интерфейса пользователя в приложениях MS Access и создаются с различными целями. Чтобы автоматизировать выполнение некоторой последовательности действий, можно создать формы для работы с макросами.
Существуют несколько способов создания кнопочной формы для запуска макросов.
7. Для чего предназначен макрос AutoExec?
Специальный макрос AutoExec автоматически выполняется при загрузке базы данных. Таким способом можно автоматизировать операции, которые должны всегда выполняться в момент загрузки базы данных. В процессе открытия базы данных MicrosoftAccess проводит поиск макроса с этим именем и, если такой макрос существует, автоматически запускает его.
8. Как создать макрос AutoExec?
Для создания макроса AutoExec существует два способа:
ü создать макрос, содержащий макрокоманды, которые требуется выполнить при открытии базы данных и сохранить его под именем AutoExec;
ü в окне базы данных выделить ранее созданный макрос, выбрать в меню Правка команду Переименовать и присвоить макросу новое имя - AutoExec.
При следующем открытии базы данных MicrosoftAccess автоматически запустит этот макрос.