Распорядительных документов

Подготовка распорядительного до­кумента включает три стадии: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях кол­легиального органа (в случае постановлений, решений); согласо­вание документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного до­кумента конкретного учреждения описана в инструк­ции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Юридическим основанием разработки распоря­дительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует определенной информации, для чего используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку.

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распоряди­тельной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, в ней могут быть пере­числены факты, события, дана их оценка, может даваться пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть не обяза­тельна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных до­кументах. В зависимости от вида документа она начинается различными ключевыми словами ПОСТАНОВЛЯЕТ в коллегиальном постанов­лении, РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – в решении, ПРЕДЛАГАЮ – в рас­поряжении, ПРИКАЗЫВАЮ – в приказе.

Ключевые слова печатаются прописными буквами, они выделяются и отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулево­го положения табулятора. В постановлениях или решениях колле­гиального органа перед словами ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ указы­вают его название, например:

Коллегия РЕШИЛА

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Текст постановляющей части следует с новой строки с абзаца. Формулировки постановляющей части должны быть конкрет­ными, не противоречить по смыслу ранее изданным распоряди­тельным документам, четкими, не допускающими раз­личных толкований; следует избегать неконкретных выраже­ний типа "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения зат­руднительна.

Если распорядительная часть предполагает различ­ные по характеру действия и нескольких исполнителей, она де­лится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное под­разделение, конкретное должностное лицо, например в прика­зах), предписываемое действие и срок исполнения, Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например "директорам заводов", "руководителям архивов". Пред­писываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "воз­ложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть ре­альным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Распорядительный документ может иметь об­щий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок испол­нения устанавливается для каждого задания в отдельности. В кон­це текста распорядительного документа помещается перечень до­кументов, утративших силу или подлежащих изменению с изда­нием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается конт­роль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распоряди­тельных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" ("об") и формируется при по­мощи отглагольных существительных (О назначении.., Об утверждении..., О введении..., О создании...) или суще­ствительных, указывающих на предмет (Об итогах..., О мерах...).

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, за­головок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Проект документа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреж­дениями, а также со структурными подразделениями или долж­ностными лицами, которых он касается. Согласование осуществ­ляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется соста­вителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение докумен­та в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласо­вываются с финансовыми органами или службами. Виза юрис­консульта свидетельствует о соответствии документа законодатель­ным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Проекты распорядительных документов, принимаемых колле­гиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вно­сить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представля­ются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руко­водителем или его заместителем. Постановления и решения долж­ны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземп­ляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные до­кументы вступают в силу с момента их подписания или доведе­ния до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом доку­менте.

Название документа печатается от левого поля бланка, если расположение реквизитов угловое и по центру бланка – если продольное.