Материально-техническое снабжение предназначено для обеспечения предприятий общественного питания оборудованием всех видов, кухонной и столовой посудой, производственным, технологическим и торговым инвентарем, санспецодеждой и форменной одеждой, мебелью и т. п.
К организации материально-технического снабжения предприятий общественного питания предъявляются следующие требования: своевременность и комплектность поставок; бесперебойность, так как перебои в снабжении нарушают четкий ритм работы предприятий, ухудшают качество обслуживания; высокое качество поставок, т. е. все материально-технические средства должны поставляться в соответствии с действующими стандартами и техническими условиями; экономичность, она предусматривает правильный выбор формы снабжения, снижение уровня издержек обращения и т. я. К органам снабжения, входящим в систему материально-технического снабжения предприятий общественного питания, относятся Всесоюзные объединения, Министерства торговли РСФСР и министерств торговли союзных республик, отделы снабжения управлений и трестов общественного питания, а также хозрасчетные организации — базы, склады, специализированные магазины.
Не Всесоюзные объединения «Союзинвентарь» и «Союзторгоборудование» Министерства торговли СССР возложены следующие функции: осуществление оптовой торговли немеханическим оборудованием, мебелью, инвентарем, посудой; обеспечение предприятий торговли и общественного питания холодильным, тепловым, механическим и другим торгово-технологическим оборудованием и запасными частями к нему; разработка и внедрение новых прогрессивных видов немеханического оборудования, мебели, инвентаря, посуды и др.
В настоящее время организациям торговли и общественного питания материальные ресурсы выделяются объединениями «Союзторгоборудование», «Союзинвентарь», главснабами министерств торговли союзных республик и местными органами снабжения. Главснаб Министерства торговли РСФСР имеет сеть межобластных баз, а также тресты «Росторгкомплект» и «Торгмаш». Предприятия треста «Торгмаш» выпускают оборудование и мебель для предприятий торговли и общественного литания.
Всесоюзное объединение «Союзторгоборудование» рассылает министерствам торговли союзных республик, управлениям материально-технического снабжения формы заявок на оборудование, мебель, инвентарь и посуду, в которых указывается номенклатура поставляемых изделий и ориентировочная цена. В вышестоящей организации (тресте, торге) поступившие от предприятий заявки проверяют и обобщают до 1 апреля текущего года. Затем рассчитывают потребность в предметах оснащения для новых предприятий и дооснащения действующих.
Количество материальных средств определяется на основе норм расхода, оснащения, эксплуатационных норм. Нормы расхода устанавливаются для определения потребности в предметах одноразового использования. Например, оберточная бумага, бумажная посуда, моющие средства и другие материалы, целиком потребляемые в процессе торгово-производственной деятельности. Нормы оснащения устанавливаются для определения потребности в предметах многократного использования. Количество необходимого оборудования для оснащения новых, реконструкции и переоборудования действующих предприятий общественного питания определяется Нормами оснащения предприятий общественного питания торгово-технологическим и холодильным оборудованием, утвержденными приказом Министерства торговли СССР от 26 ноября 1971 г. Нормы оснащения оборудованием разработаны на одно предприятие с учетом его типа, мощности и условий работы (на сырье или полуфабрикатах).
Потребность в столовой посуде, столовых приборах, мебели и кухонном инвентаре на планируемый год рассчитывается по Нормам оснащения предприятий общественного питания посудой, столовыми приборами, мебелью и кухонным инвентарем, утвержденным приказом Министерства торговли СССР от 9 февраля 1973 г. Чтобы определить потребность нового предприятия в фарфорофаянсовой и стеклянной посуде, столовых приборах, норму по каждому виду посуды умножают на количество мест в зале. Нормы составлены из расчета 3-—3,5 комплекта на одно место в зале, что предусматривает восполнение ее убыли при эксплуатации.
Количество и номенклатуру кухонного инвентаря определяют в соответствии с данными численности работников производства, а также с учетом объема и ассортимента продукции, изготовляемой е часы максимальной загрузки производства, что составляет примерно 50% суточной реализации блюд на общедоступных предприятиях и 70—80% в рабочих столовых.
Количество санитарной одежды, сан обуви определяется в соответствии с нормами их выдачи, которые устанавливаются для различных работников Министерством торговли СССР с учетом срока носки. Норма спецодежды — два комплекта для каждого работника в год. Для повара в комплект входят куртка белая, фартук белый, колпак (косынка). Форменная одежда для официантов выдается также по соответствующим нормам.
На действующих предприятиях потребность в дополнительном оснащении рассчитывается как разность между нормативным и фактическим количеством материально-технических средств. Потребность в предметах материально-технического оснащения определяется по фактическому расходу за прошлый период с учетом изменений условий работы в планируемом периоде.
Приемка оборудования и других предметов материально-технического оснащения производится согласно инструкциям о порядке их приемки по количеству и качеству. При приемке оборудования, поступившего в таре, проверяется целостность упаковки, соответствие техническим условиям, сопроводительным документам, Удостоверяющим качество и комплектность (технический паспорт, специализация и т. п.). При наличии каких-либо дефектов, отклонений составляется акт. Порядок составления акта (сроки, состав комиссии и т. п.) определяется договорами и инструкциями. На основании актов предъявляются претензии к поставщикам.
Руководитель предприятия общественного питания обязан обеспечить сохранность и безопасную эксплуатацию оборудования. Оборудование с балансов предприятий списывается при условии, что это оборудование к дальнейшей эксплуатации непригодно, так как вследствие износа после истечения срока службы оно полностью утратило свое производственное назначение, а проведение его модернизации технически нецелесообразно и экономически неэффективно. Списание оборудования проводится на основании заключения и акта комиссии в составе заместителя руководителя предприятия (председатель), на балансе которого находится оборудование, и членов комиссии — главного инженера, инженера по оборудованию или механика, главного или старшего бухгалтера, представителя общественности от организации или предприятия-владельца оборудования, представителя ремонтно-монтажного комбината» Учитывая ограниченное поступление нового оборудования, комиссия обязана технически обоснованно подходить к вопросам его списания. В случае когда оборудование еще пригодно к дальнейшей работе, хотя срок службы его истек, необходимо продолжить эксплуатацию этого оборудования, а специализированные производственные комбинаты по торговой технике обязаны осуществлять его обслуживание и ремонт до полного износа.
Инвентарь на предприятиях общественного питания подразделяется на предметы стоимостью до 2 руб. и от 2 до 50 руб. Инвентарь стоимостью до 2 руб. при поступлении в эксплуатацию сразу списывается на издержки производства и обращения предприятий. Однако за эксплуатацией данного вида инвентаря необходимо осуществлять контроль.
Замена износившегося инвентаря происходит один раз в пять дней. Для этого материально-ответственное лицо составляет акт о порче инвентаря. Руководитель предприятия рассматривает акт и принимает решение. Акт с визой руководителя направляется на склад. Кладовщик склада взамен износившегося инвентаря отпускает новый, дополнив его количество до норматива.
Необходимо разрабатывать организационно-технические мероприятия по сокращению боя, лома, порчи инвентаря, в том числе определять места его хранения, устанавливать материальную ответственность и организовывать оперативный контроль за эксплуатацией инвентаря, принимать меры материального поощрения работников, сохраняющих инвентарь пригодным для эксплуатации в течение длительного срока, правильно организовывать мытье посуды.