Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу - доказательство, свидетельство. Документ (от латинского documentum – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.
Управленческий (деловой) документ предназначен для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.
К деловым документам относятся[1]:
• информационные;
• документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);
• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
• организационные (положения, уставы, инструкции);
• документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам)
•документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);
•документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);
• учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);
• документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).
Все документы также подразделяются на следующие группы[2]:
по способу документирования;
по сфере использования;
по наименованию;
по содержанию;
по характеру содержания;
по стадиям создания
по месту составления;
по грифу ограничения доступа (степени гласности);
по происхождению;
по юридической силе;
по форме изложения (степени унификации);
по срокам исполнения;
по срокам хранения;
по степени обязательности.
Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.
По способу документирования различают документы:
— письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);
— электронные;
— графические;
— кино- и фотодокументы.
По сфере использования различают:
— организационно-распорядительные;
— финансово-бухгалтерские;
— научно-технические;
— документы по труду;
— отчетно-статистические.
По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы (в сложных освещается несколько вопросов).
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По характеру содержания:
— первичные (содержащие исходную информацию);
— вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).
По месту составления:
— внутренние (разработанные и используемые внутри организации);
— входящие (поступившие в организацию);
— исходящие (отправляемые из организации).
По грифу ограничения доступа (степени гласности):
— открытые (несекретные документы);
— с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);
б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению различают:
— официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);
— личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По юридической силе:
— оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.
— копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
— отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
— заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
— выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);
— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По юридической силе документы подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По форме изложения (степени унификации):
— индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
— трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении). Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку;
— типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления - например, типовой технологический процесс);
— примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;
— унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.
По срокам исполнения различают:
— срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно");
— несрочные.
По срокам хранения различают документы:
— временного хранения (до 10 лет);
— долговременного хранения (свыше 10 лет);
— постоянного хранения.
По степени обязательности:
— информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);
— директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.