2.1 Состав реквизита "подпись документа"
Оформление подписи на бумажном носителе
Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов – подпись, утверждение и приложение печати.
Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.
Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.
Но иногда на документах можно увидеть факсимиле. Это очень удобный заменитель, точно копирующий рисунок собственноручной подписи. Но юридическая сила факсимиле и подписная разная.
Безусловно, факсимиле может служить дополнительным признаком, подтверждающим подлинность документа, но никак не основным. По нашему законодательству факсимиле может быть признано в качестве реквизита, придающего юридическую силу документу, только при наличии письменного договора о таком признании между сторонами.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и др.
В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.
Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица — председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.
Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.
В состав реквизита "подпись" входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ;
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.
Например:
Директор технического лицея подпись Н.И. Петров
Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.
Например:
Директор подпись Н.И. Петров
Для войсковых частей и учреждений, органов внутренних дел и т.п., возглавляемых военнослужащими, после наименования должности указывается воинское (специальное) звание.
Например:
Начальник Медицинского
управления МВД России
генерал-майор милиции подпись Д.С. Иванов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Например:
Исполнительный
директор ЗАО «Партнер» подпись Н.А. Федоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор подпись Н.И. Петров
Главный бухгалтер подпись Е.В. Розова
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Например:
Председатель комиссии подпись Л.П. Ложкина
Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев
подпись А.П. Соколова
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Директор АО "Союз" Директор АО "Вымпел"
подписьподпись