Практическая работа №28
Тема: Формирование запросов и отчётов в MS Access.
Цель работы: Дать возможность приобрести практические навыки в создании запросов и отчетов в программе MS Access.
Норма времени: 2 часа
Техника безопасности:
1. Вводный инструктаж.
2. Соблюдение дисциплины на рабочем месте.
3. Соблюдать правила личной гигиены.
Средства обучения:
ПК, инструкционная карта по дисциплине «Информатика и ИКТ», справочная литература, ручки, тетради.
Методические указания по выполнению работы:
- Формирование представления о работе с базами данных на примере программы MS Access;
- Воспитание конструктивного отношения к возможностям программного обеспечения компьютера;
- Развитие внимания, логического мышления, умения работать с инструкциями;
- Развитие интереса к изучению компьютерных программ.
Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:
поле, которое используется для сравнения;
оператор, описывающий тип сравнения;
величина, с которой должно сравниваться значение поля.
Создание запроса с помощью конструктора:
Чтобы создать запрос с помощью конструктора, в группе Другие вкладки Создание нужно выбрать команду Конструктор запросов. Появится окно Добавление таблицы, в котором делается выборка. Теперь двойным щелчком мыши необходимо выбрать те поля таблицы, которые попадают в выборку. В Выборке необязательно должны присутствовать все поля таблицы. Поля выборки можно менять местами, перетаскивая их мышью за заголовки. Теперь необходимо установить правило сортировки полей и критерии выборки. Условия отбора при создании запросов нужно указывать вручную.
Использование Мастера запросов
Для создания запроса в Мастере запросов, вначале указывают тип запроса, а потом, в зависимости от типа - данные для создания запроса.
В программе предусмотрены четыре типа запросов:
- Простой запрос. Простая выборка из полей таблицы;
- Перекрестный запрос. Запросы, которые выводят множество данных и позволяют быстро их подсчитывать;
- Повторяющиеся записи. Так как в результате выполнения простого запроса отображаются лишь некоторые поля таблицы, то возможны повторы. Данный тип позволяет их избежать;
- Записи без подчиненных. Добавляются фильтры по поиску записей в связанных таблицах, которые не связаны с «родительской» таблицей.
В качестве исходной таблицы для запроса может использоваться другой запрос. Это открывает широкие возможности для творчества.(например, Создание выборки сотрудников с определенным днем рождения из выборки ста лучших сотрудников за прошлый год)
Отчеты – средство представления данных таблиц. Отчеты могут быть оформлены надлежащим образом и распечатаны в том виде, в котором требуется пользователю.
Задания для практической работы
Связать таблицы Список группы и Оценки по ключевому полю КОД.
Ход работы:
1. На вкладке Работа с базами данных нажать кнопку Схема данных.
2. В появившемся окне выбрать нужные таблицы двойным щелчком.
3. Закрыть окно. Появится изображение.
4. Нажать левой клавишей мыши на поле «код» в левой таблице и, не отпуская, потянуть на поле «код» в правой. Появится окно «Изменение связей». Поставить галку в поле «обеспечение целостности данных». Нажать кнопку «создать». Появится схема данных. Закрыть объект схема данных и сохранить его.
5. Связать также таблицы Список группы ДБ-20 и Оценки ДБ-20.
2.При помощи мастера запросов создать запрос – Оценки по математике группы... Создать отчет по созданному запросу.
Ход работы:
1. Вкладка Создание – кнопка Мастер запросов – выбрать Простой запрос – ОК. Появится окно.
2. Выбрать таблицу «Оценки группы …».
3. Выбрать поля Имя, Фамилия, Математика. (Щелчок по нужному полю – щелчок по одинарной галочке).
4. Нажать кнопку Далее, назвать Запрос «Оценки по математике группы …». Нажать Готово. Закрыть запрос.
5. В списке объектов выделить объект Запрос «Оценки по математике группы …». Вкладка Создание – Отчет. Закрыть и сохранить появившийся отчет.
6. Зайти в конструктор Отчета «Оценки по математике группы …». Правой клавишей по объекту – выбрать Конструктор.
7. Сузить поля Фамилия и Имя, чтобы отчет выглядел лучше. (Выделить поле, навести курсор на границу поля, чтобы стрелка стала двунаправленной, изменить размер поля.)
8. Щелкаем по кнопке Страница свойств, выделяем область данных в макете отчета и меняем свойство цвет фона в окне свойств. Выделяем клавишей shift поля фамилия, имя, мобильный телефон в верхнем колонтитуле, меняем свойство фона и размер шрифта в окне свойств.
9. Смотрим, как выглядит наш отчет, щелкнув на кнопке Режим (под кнопкой Файл) – выбрать Предварительный просмотр. Закрыть просмотр, сохранить отчет.