Оглавление
ВВЕДЕНИЕ. 3
1. Классификация документов. 6
2. Стандартизация и унификация управленческих документов. 12
3. Реквизиты документов. 13
4. Бланки административных документов. 23
Заключение. 27
Список литературы.. 28
ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
По данным Главного архивного управления ежегодно из учреждений и организаций в архивы поступает 60 миллиардов документов. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.
|
|
Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.
Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.
В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.
|
|
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.
Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.
Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
В нашей стране делопроизводством занимаются более 130 тысяч секретарей и 535 тысяч делопроизводителей. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры, экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системы документирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется от руководителей и специалистов.
|
|
Классификация документов
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.
Комплекс документов определяется:
- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
- объемом и характером внешних связей.
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
- должен быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
- должен издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
- документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.
Деловые документы способствуют правильной организации учета и планирования, а также сохранности собственности. Все документы на предприятиях по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы.
Письменные – документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов.
Графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.
Фотокинодокументы – разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.
Фонодокументы – документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма – новое прогрессирующее средство фиксации.
Независимо от средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять на три большие группы.
Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельности. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.
По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные работниками данного предприятия, и внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.
По форме документы бывают: индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; трафаретные – часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка.
Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки – для телеграмм и три–пять дней – для корреспонденции.
По происхождению документы принято делить на служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По назначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.
Подлинник – это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.
Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия-отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».
Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметь подпись руководителя и печать предприятия.
Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям предоставлено право при утере владельцем подлинного документа выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
С точки зрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).
Рис. 1. Схема классификации документов
Продолжение рис. 1