Приложение 1. Контрольный список по подготовке мероприятия
Пользуясь чек-листом, ставьте отметки в столбце «Требуется», если, на ваш взгляд, этот пункт должен быть учтен при подготовке вашего мероприятия. В столбце «Сделано» отмечайте достижение запланированных действий по подготовке мероприятия. В столбце «Комментарии» укажите необходимую расшифровывающую информацию и/или ответственного за выполнение данного пункта плана.
За два месяца до мероприятия
| Требуется | Действия | Комментарии | Сделано |
| Определить цель мероприятия | |||
| Определить итоговый ожидаемый результат мероприятия | |||
| пределить название мероприятия | |||
| Выбрать логотип (знак/символ) мероприятия | |||
| Определить, какая организация/организации будут выступать официальными организаторами мероприятия | |||
| Определить целевую группу доноров для данного мероприятия | |||
| Определить общее количество участников мероприятия: | |||
| количество вовлеченных клиентов организации | |||
| количество доноров | |||
| количество приглашенных ведущих, журналистов | |||
| количество сотрудников, занятых в организации мероприятия | |||
| Выбрать наиболее подходящий вид мероприятия | |||
| Определить инструменты работы с целевой донорской группой | |||
| Составить предварительный содержательный план мероприятия | |||
| Определить общую длительность мероприятия (количество дней) | |||
| Определить длительность мероприятия в течение дня (с … до … часов) | |||
| Отметить в календаре все неподходящие дни, которые заняты другими мероприятиями своей организации, общегородскими крупными мероприятиями, отпусками ключевых организаторов мероприятия и пр. | |||
| Отметить даты праздников, к которым может быть привязано/отнесено мероприятие | |||
| Определить 2-3 варианта наиболее удобных, на ваш взгляд, дат проведения мероприятия | |||
| Определить 2-3 варианта мест, удобных для проведения мероприятия (в помещениях, на открытом воздухе) | |||
| доступность и известность места (возможность участников добраться самостоятельно) | |||
| вместимость (количество мест) | |||
| наличие/отсутствие платы за аренду помещения (стоимость, скидки) | |||
| интерактивность (возможность перестановки столов, стульев) | |||
| наличие оборудования в помещении (оргтехники, демонстрационного оборудования, микрофонов) | |||
| возможность подключения оборудования (оргтехники, демонстрационного оборудования, микрофонов) | |||
| отопление/кондиционер | |||
| освещение/затемнение | |||
| наличие отдельного помещения для организаторов | |||
| наличие места для размещения стола регистрации участников | |||
| возможность организации питания | |||
| наличие дополнительных удобств (туалеты, раздевалка) и их близость к месту проведения мероприятия | |||
| есть ли ограничения на доступ в помещение (вахта, вход по пропускам) или место проведения (требуется специальное разрешение) | |||
| доступность для людей с ограниченными возможностями (пандусы, лифты, туалеты) | |||
| стоянка | |||
| Посетить выбранные вами места и определите окончательное место проведения мероприятия (укажите адрес) | |||
| Получить разрешение на использование выбранных мест (для мероприятий на открытом воздухе или в специальных помещениях) | |||
| Определить запасной вариант помещения (в случае форс-мажора перед мероприятием) и возможность срочного съема в выбранные дни | |||
| Забронировать выбранное основное помещение/место на назначенные даты, определить условия оплаты (возможно, заключить договор) — строка в бюджете мероприятия | |||
| Определить главного ведущего мероприятия (например, ведущий аукциона, шоу и т.д.) | |||
| Определить возможные кандидатуры со-ведущих | |||
| Составить список приглашаемых СМИ (газеты, телевидение, радио и пр.) — редакторы, журналисты | |||
| Составить списки потенциальных участников мероприятия (запланированное количество + 20%) | |||
| Ф.И.О. участника полностью | |||
| город | |||
| название организации | |||
| должность в организации | |||
| код города, телефон/факс/электронная почта | |||
| Определить, какие сроки должны быть соблюдены: | |||
| сроки распространения пресс-релизов в СМИ | |||
| крайняя дата подачи объявлений в СМИ | |||
| другое | |||
| Определить, будут ли участникам мероприятия вручаться какие-либо удостоверения (сертификаты, дипломы. свидетельства) — строка в бюджете мероприятия | |||
| Составить предварительный бюджет мероприятия | |||
| Определить, сколько потребуется людей для организации мероприятия — работников организации, привлеченных специалистов (ведущих, организаторов и пр.), добровольцев | |||
| Проверить рабочее состояние собственной оргтехники, задействованной в подготовке материалов: произвести необходимую профилактику и ремонт, заменить расходные материалы (тонер) — строка в бюджете мероприятия |