За три недели до мероприятия
| Требуется
| Действия
| Комментарии
| Сделано
| |
| Составить список необходимого оборудования и мебели:
|
|
| |
| презентационного (микрофон, динамики; проектор — оверхэд, мультимедиа, диапроектор, экран, компьютер; кафедра; флипчарты; видеомагнитофон, телевизор; выставочные стенды, стенды с буклетами, газетами и пр.)
|
|
| |
| записывающих устройств (видеокамера, фотоаппарат, диктофон)
|
|
| |
| вспомогательного для организаторов (компьютер, принтер, ксерокс, мебель)
|
|
| |
| специальное оборудование
|
|
| |
| Определить, какое оборудование есть в наличии у организаторов
|
|
| |
| Определить, какое оборудование есть в наличии у сдающих помещение
|
|
| |
| Определить, какое оборудование можно бесплатно взять у партнеров на время мероприятия
|
|
| |
| Определить, какое оборудование придется арендовать, стоимость и условия аренды, когда должно быть возвращено — строка в бюджете
|
|
| |
| Определить, требует ли оборудование транспортировки на место проведения мероприятия — строка в бюджете
|
|
| |
| Определить, требует ли оборудование рабочей силы для погрузки/разгрузки/ установки — строка в бюджете
|
|
| |
| Определить, возможно ли доставить оборудование заранее и разместить в охраняемом помещении — строка в бюджете
|
|
| |
| Сформировать окончательный список участников мероприятия
|
|
| |
| Изготовить нужное количество договоров возмездного оказания услуг и актов выполненной работы для оплачиваемых ведущих
| Количество договоров/актов = (количество оплачиваемых специалистов x 2) + 4 запасных
|
| |
| Отправить всем участникам, подтвердившим участие, официальное приглашение с окончательной информацией
|
|
| |
| Закупить все необходимые канцтовары (папки, блокноты, ручки, бэйджи, бумагу для флип-чартов, офисную бумагу, маркеры, сертификаты и пр.) — строка в бюджете
|
|
| |
| Согласовать с организацией, которая предоставляет помещение:
|
|
| |
| нужна ли опись(сопроводительные документы) на ввозимое в помещение оборудование?
|
|
| |
| кому опись должна быть предоставлена и в какие сроки?
|
|
| |
| кем опись должна быть заверена?
|
|
| |
| Согласовать с организацией, которая организует питание стоимость питания и количество участников — строка в бюджете
|
|
| |
| Определить сотрудников или добровольцев, ответственных за организацию питания во время мероприятия
|
|
| |
| Составить отдельный бюджет на питание во время мероприятия и утвердить у руководства организации
|
|
| |
| Нанять фотографа/специалиста по видеосъемке — строка в бюджете
|
|
|
За неделю до мероприятия
| Требуется
| Действия
| Комментарии
| Сделано
| |
| Составить итоговый список участников мероприятия
|
|
| |
| Напомнить участникам о мероприятии по телефону, вычеркнуть отказавшихся
|
|
| |
| Изготовить таблички и указатели: — строка в бюджете
|
|
| |
| объявление на входе в здание с указанием названия мероприятия, этажа и номера аудитории (или встречающий с табличкой/бэйджем)
|
|
| |
| стрелки с названием мероприятия внутри здания
|
|
| |
| указатель «Раздевалка», особенно если она расположена не на виду
|
|
| |
| табличка/таблички на дверях помещения(ний), где будет проходить мероприятие
|
|
| |
| логотип и название мероприятия/логотип и название организации, проводящей мероприятие
|
|
| |
| Изготовить бэйджи/удостоверения организаторов (Ф.И.О., организация, роль на мероприятии) — строка в бюджете
|
|
| |
| модератор (главный ведущий содержательной части мероприятия)
|
|
| |
| ведущий/тренер
|
|
| |
| координатор (ответственный за организационную часть)
|
|
| |
| сотрудник (ответственный за регистрацию участников)
|
|
| |
| технический специалист (ответственный за оборудование)
|
|
| |
| бухгалтер
|
|
| |
| доброволец
|
|
| |
| Изготовить сертификаты, дипломы, свидетельства или пр. — строка в бюджете
|
|
| |
| Подготовить и, при необходимости, тиражировать, инструменты оценки — строка в бюджете
|
|
|
За два-три дня до мероприятия
| Требуется
| Действия
| Комментарии
| Сделано
| |
| Разослать повторные пресс-релизы в СМИ
|
|
| |
| Составить список номеров с указанием, кто из иногородних в каком номере проживает, датой и временем въезда и выезда
|
|
| |
| Определить людей, которые будут: встречать участников, устанавливать оборудование
|
|
| |
| Напомнить участникам о мероприятии по телефону, вычеркнуть отказавшихся
|
|
|
За день до мероприятия
| Требуется
| Действия
| Комментарии
| Сделано
| |
| Упаковать все необходимое оборудование для доставки на место проведения мероприятия
| Ответственный:
|
| |
| Упаковать все необходимые материалы для доставки на место проведения мероприятия
| Ответственный:
|
| |
| списки регистрации участников
|
|
| |
| указатели и таблички
|
|
| |
| бумагу для флип-чартов и маркеры
|
|
| |
| бэйджи для организаторов
|
|
| |
| книгу отзывов
|
|
| |
| ручки, скотч, ножницы, клей, упаковку бумаги
|
|
| |
| аптечку
|
|
| |
| другое
|
|
|
|
Поиск по сайту:
|