Деловые письма
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.
1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:
• требующие обязательного письма-ответа,
• и не требующие такового.
2. По виду деловые письма могут строиться икак:
• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация),
• письмо-просьба,
• письмо-приглашение,
• письмо-подтверждение,
• письмо-извещение,
• письмо-напоминание,
• письмо-предупреждение,
• письмо-декларация (заявление),
• письмо-распоряжение,
• письмо-отказ,
• сопроводительное письмо,
• гарантийное письмо,
• информационное письмо.
3. По признаку адресата деловые письма делятся на:
• обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;
• циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:
• электронную почту,
• факсимильную связь,
• телетайпную и телеграфную связь.
При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
• Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
на причину обращения:
– В связи с неполучением счета-фактуры...
– Ввиду задержки получения груза...
на ссылки:
– Ссылаясь на Ваш запрос от...
– Согласно протоколу о взаимных поставках...
на цель:
– В целях скорейшего решения вопроса..
– В ответ на Ваш запрос...
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…
Просим рассмотреть наше предложение…
• Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:
– этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
– сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
– подтверждения: подтверждаем;
– заявления: заявляем, объявляем;
– требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
– обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
– напоминания: напоминаем;
– предложения: предлагаем.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
К деловым бумагам относятся также такие жанры, как доверенность, заявление, характеристика, автобиография, резюме и другие.
Официально-деловой стиль и в этих деловых бумагах требует однозначности и точности формулировок, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств. Такие требования выдвигает сама сфера употребления этого стиля.
| Несоответствие стиля официальной среде часто приводит к казусам и неудачам. К примеру, известна ироническая «доверенность », сочиненная К. И. Чуковским: Доверенность Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто, человек честный, и, надеюсь, денег моих не растратит. |
Конечно, писатель пошутил, но если бы бухгалтерия получила такой документ, то вряд ли бы приняла его к исполнению, поскольку с первого прочтения этой бумаги видно, что он не соответствует формальному стандарту подобного документа.
Поэтому обращаем ваше внимание на композиционные особенности этих документов.
Доверенность
Композиция доверенности:
— ФИО автора, паспортные данные;
— указание на доверенное лицо, паспортные данные;
— характеристика того, что доверяется;
— срок действия доверенности (не всегда);
— дата, подпись;
— заверение подписи (чаще нотариальное).
Пример доверенности:
| Доверенность Я, гр. Кузнецов Иван Александрович (26.03.56 г. р., паспорт, серия..., №.... выдан...), доверяю (настоящей доверенностью уполномочиваю) гр. Федорову(а) Константину) Петровичу(а), проживающему(щего).... (паспорт, серия..., №... выдан...), получить причитающуюся мне зарплату на сентябрь месяц 200.. года. (число) (подпись) Подпись заверяю, нач. отдела А. А. Павлов |
Заявление
Композиция заявления:
— в правом верхнем углу наименование организации (руководителя), ФИО заявителя (в родительном падеже, точка не ставится), адрес (если требуется);
— наименование документа (пишется в центре со строчной буквы, после наименования документа ставится точка);
— конкретное изложение просьбы и т. д.;
— перечисление прилагаемых к тексту заявления документов (если это требуется);
— число;
— подпись.
Пример заявления:
| Директору Форума «Новые профессии» г-ну Ерофееву Н. Е. (от) начальника информационной службы Е-вой Любови Петровны | |
| заявление Прошу предоставить в мое распоряжение двух сотрудников для проведения регистрации представителей прессы на Форуме. 1.12.10г. Начальник информационной службы Е. П. Е-ва |
Помните об общих требованиях, предъявляемых к деловому письму: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.
Реквизиты — обязательные составные части делового письма или документа.
При написании заявления часто возникают споры: как следует писать: заявление Ивановой А. И. или от Ивановой А. И.
Обычно предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается и вторая — с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?
Иногда применение формы без предлога вызывает некоторое неудобство, если, например, рядом оказываются две фамилии в родительном падеже:
Директору школы Ивановой А. И.
Петровой И. П.
С точки зрения требований к составлению деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно.
Причиной спора иногда бывает и строчная буква в слове заявление.
Если исходить из грамматических норм, то слово «заявление » надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:
Директору
школы № 15
Иванову А. И.
Петровой П. П.
Заявление
Итак, составные части документа (заявления, заявки, доверенности и т. д.):
1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);
2) от кого (фамилия, имя, отчество — в род. п., а также должность);
3) заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная (служебная) записка и т. д.);
4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);
5) дата (слева) и подпись (справа);
6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).
Иногда в документе подробно излагается просьба, ее причина, указывается перечень прилагаемых документов (их название когда и зачем выданы).
Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и т. д.
Автобиография пишутся следующие данные:
• фамилия, имя, отчество (я, Иванов Иван Иванович);
• дата и место рождения;
• родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование;
• начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения);
• указать (если имеются) поощрения, награждения;
• дата (слева) и подпись (справа).
Резюме
Резюме - составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу. В настоящее время человек, ищущий работу, направляет свое резюме работодателю или компании по подбору персонала в ответ на объявления о вакансии, то есть свободной должности.
Резюме позволяет работодателю заочно ознакомиться с деловыми и личностными качествами кандидатов на свободное рабочее место, произвести первичный отбор наиболее достойных и дать первую оценку их соответствия имеющейся вакансии. Не существует единого стандарта и жестких форм написания резюме. Слово «резюме» обычно не употребляется. Вместо него обычно печатают или пишут от руки фамилию прописными буквами.
Резюме должно быть составлено так, чтобы дать человеку лучший шанс из всех возможных получить приглашение на собеседование.
Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Но, работодатели должны увидеть Ваши сильные стороны и разнообразие Ваших талантов.
| № | Резюме должно удовлетворять следующим требованиям | |
| 1. | Краткость | Объём текста равен 1 странице |
| 2. | Уместность | Пишите только о том, что имеет отношение к данной работе, избегайте ненужных деталей и подробностей !!! Если в армии вы отвечали за строевую подготовку, это ещё не означает, что Вы сможете работать воспитательницей детского сада… |
| 3. | Правдивость | Представляйте только ту информацию, которую Вы можете полностью подтвердить. Сведения, сообщаемые в резюме, могут в последующем проверяться |
| 4. | Уникальность | Пишите о том, что характеризует именно Вас, отличает Вас от большинства других кандидатов |
| 5. | Хороший стиль изложения | Пользуйтесь точными формулировками, избегайте непонятных сокращений и жаргона |
| 6. | Грамотность | Грамматические ошибки недопустимы |
| 7. | Приятное оформление | Используйте только белую бумагу хорошего качества формата А 4, чёткий шрифт, текст печатайте на качественном принтере. |
Резюме содержит несколько разделов.
Структура резюме:
ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ
• Фамилия, имя, отчество
• Дата рождения
• Гражданство
• Домашний адрес: индекс, город, улица, дом, квартира
• Телефон
ЦЕЛЬ
• на получение какой должности и почему Вы претендуете
ОБРАЗОВАНИЕ (в обратном хронологическом порядке)
• Год окончания последнего учебного заведения, его название, специальность, квалификация.
• Год окончания предпоследнего учебного заведения, его название, специальность, квалификация и т.д.
ОПЫТ РАБОТЫ(в обратном хронологическом порядке)
• Годы работы на последнем месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы.
• Годы работы на предпоследнем месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы и т.д.
Помимо этих основных разделов можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
— владение иностранными языками (свободно, в совершенстве, читаю и перевожу, читаю и перевожу со словарем);
— владение навыками работы на компьютере;
— водительские права и опыт вождения;
— членство в профобъединениях;
— участие в работе конференций;
— сведения об общественной деятельности;
— сведения о воинской службе;
— хобби (лучше, если оно так или иначе связано с работой);
— готовность работать сверхурочно, ездить в командировки и т. д.;
— рекомендации;
— качества характера (аккуратен, трудолюбив, честен, энергичен, целеустремлен, лидерские качества).
Храните подготовленное резюме в электронном варианте как один из важных документов. Когда в Вашей жизни происходят те или иные события, подлежащие отражению в резюме, введите сведения о них в хранящийся документ и снова сохраните его.