Анализ и обобщение практики позволяют определить типичные средства, т. е. наиболее распространенные и характерные, которые позволяют обеспечивать эффективную работу социальных учреждений независимо от их специализации.
Одно из ведущих средств - подбор и расстановка кадров с учетом их образования, жизненного и профессионального опыта, мотивации, отношения к выполнению своих обязанностей.
Одно из важных средств обеспечения эффективной работы социальных учреждений - профессионализм и деловые качества руководителей.
Эффективная деятельность социальных учреждений связана с решением определенного круга кадровых проблем, к числу которых относятся следующие:
Аттестация персонала - одна из форм оценки специалистов, которая проводится периодически. На основе комплексной оценки личных и профессиональных (деловых) качеств сотрудника социального учреждения, степени подготовленности, умений, навыков, опытности и результативности делается вывод о соответствии занимаемой должности, рациональности использования, необходимости коррекции его деятельности.
Подбор, расстановка персонала и формирование резерва на выдвижение осуществляются в целях перемещения работников и специалистов в связи с потребностями учреждения, представления людей на руководящие должности. Решение этих задач часто связывается по времени с аттестацией.
Подготовка руководителей и повышение их профессиональной компетентности, управленческой культуры. Применяемые в настоящее время активные методы обучения специалистов – профессиональные и личностные тренинги – базируются на социально-психологической диагностике и оценке личности.
Совершенствование управления коллективом. Реорганизация структуры аппарата управления и улучшение социально-психологического климата в коллективе, необходимость повышения квалификации, мотивации и дисциплины труда связаны также с оценкой персонала.
Сокращение персонала в связи с новыми условиями деятельности организации – интенсификацией труда и использованием наиболее квалифицированных и перспективных специалистов – требует своей оценки.
Для повышения эффективности групповой деятельности, как показывает анализ деятельности данных учреждений, необходимы:
- взаимные обязательства, доверие и отчетность, которые возникают в результате разделения команды, общее назначение, цели и подход;
- дух партнерства и товарищества, которые могут проявляться исключительно в деловой сфере, не распространяясь на личную жизнь членов команды;
- открытое обсуждение проблем; - хорошая циркуляция информации;
- высокая адаптивность, которая обусловливается матричным принципом внутренней организации, когда отдельные подгруппы создаются под задачу и легко могут быть переформатированы лидерство, которое основывается на содействии контактам и сотрудничеству;
- руководство, выступающее катализатором группового взаимодействия и сотрудничества, обеспечивающее оптимальное соотношение внешнего контроля и независимости;
- независимость влиятельности члена команды от его статуса и ее обусловленность профессионализмом и компетентностью.
Повысить эффективность деятельности социальных учреждений при умелой оценке и использовании способны также и такие виды ресурсов, как время, документы, персонал, методы, административные системы.
Время как ресурс обладает тремя важными особенностями: оно, конечно, необратимо и единообразно.
Документы как ресурс. Они, как и все другие ресурсы, помогают эффективно использовать время. Существует несколько типов документов, которые необходимы для успешного управления социальным учреждением:
· описание работ, выполняемых персоналом;
· планы деятельности - перспективные, текущие, оперативные;
· отчетные документы;
· материалы оценивания и самооценивания (проверок, обследований внутренних и внешних);
· документы специализации - профессиограммы, психограммы, должностные инструкции;
· административные документы (приказы, распоряжения, заявки и т. д.).
Персонал как ресурс. Нельзя добиться эффективной деятельности без достаточного включения сотрудников в процесс жизнедеятельности учреждения, которые рассматриваются:
¨ как активные участники процесса коммуникации, формирующие и распространяющие информацию;
¨ средство достижения целей, решения организационных задач;
¨ главный источник повышения уровня компетентности и профессионализма;
¨ условие формирования морально-психологического климата и корпоративной культуры.
Методы как ресурс. Чем более разнообразные и гибкие методы используются в управлении социальным учреждением, тем больше его метод-потенциал. Можно выделить две группы методов: формальных прямых инструкций и неформальных косвенных инструкций.Методы формальных прямых инструкций используются более широко:
- управление через обучение и образование персонала, повышение квалификации;
- определение круга обязанностей, прав, ответственности, целей и задач деятельности;
- назначение, перемещение по должности, замещение, делегирование полномочий;
- проверки, согласования, обмен опытом. Выставки, презентации;
- использование инициативных групп (проектных, инспектирующих ). Методы неформальных косвенных инструкций являются сравнительно простыми, дешевыми (или вообще бесплатными) и эффективными. К подобным методам можно отнести следующие:
наблюдение за эффективностью труда;
обеспечение обратной связи; поиск способов повышения эффективности;
согласование целей и конкретных задач.
Административным системам как ресурсу довольно часто не уделяется должного внимания. В функционировании административных систем важными целями являются: планирование; организация; наблюдение; контроль; координирование; запись (документирование).
Культура – это определенный уровень развития отношений, совокупность производственных, общественных и духовных достижений людей, а также комплекс смыслов, наделяющих значением различные ценности в конкретной общности людей, особенности мышления, которое руководит поведением, отношениями человека.