Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Согласно Государственному стандарту Российской Федерации (ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:
· нормативные правовые акты;
· распорядительные, организационные и информационносправочные документы.
Нормативные правовые акты - принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т. е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Нормативным актом является постановление.
Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Распорядительные документы - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерства, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, указание.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
Приказ, распоряжение принимаются полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Служебные письма готовятся:
- как ответы о выполнении поручений по входящим документам;
- исполнение поручений по обращениям граждан;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы юридических и физических лиц;
- инициативные письма.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.
Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Выдача документов представителям (нарочным) структурных подразделений производится под роспись в специальном журнале (разносной книге).
Этапы документооборота. Доставка служебной корреспонденции в адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
Прием, первоначальная обработка. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Регистрация и распределение поступившей корреспонденции. Поступившие документы подлежат регистрации и распределяются на следующие группы:
· требующие рассмотрения руководством;
· направляемые непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям (к этой группе относятся документы, адресованные непосредственно подразделениям или их руководителям).
Виды регистрационного учета:
Учет нормативных правовых документов:
- поступившие нормативные правовые документы из вышестоящих организаций;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу; - распоряжения по основной деятельности.
Учет обращений граждан.
Учет служебных входящих документов.
Учет служебных исходящих документов.
Исполнение документов осуществляется после рассмотрения руководителем. Документы передаются службами делопроизводства в соответствии с поручением (резолюцией) на исполнение под расписку в используемой учетной форме (регистрационно-контрольной карточке).
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: герб города Москвы (при необходимости), наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Вопросы к подпунктам: