ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАКУПКАМ
(для принимающих организаций и инициативных групп)
г. Астана 2018 г.
СОДЕРЖАНИЕ
1. ВВЕДЕНИЕ.. 4
2. ЗАКУПКИ.. 5
2.1 ЗАКУП ТОВАРОВ.. 5
2.2 ЗАКУП УСЛУГ. 6
3. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ФАКТ ПОСТАВКИ ТОВАРА, ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ.. 8
4. ОБРАЗЦЫДОКУМЕНТОВ.. 9
ВВЕДЕНИЕ
Данная инструкция разработана с целью разъяснения процесса закупок в рамках реализации проектов и содержит простые и пошаговые инструкции как использовать/применять различные методы и процедуры при закупке товаров и услуг небольшой стоимости.
Все закупки в рамках проектов осуществляются в соответствии с планом и бюджетом, и не должны превышать сумму гранта, указанную в договоре о предоставлении гранта.
При проведении закупок необходимо предоставить документы, подтверждающие факт приобретения товара/услуги, получения/приемки товара/услуги, а также оплаты за поставленный товар, оказанную услугу. В случае отсутствия необходимых подтверждающих документов, Координационным агентством возмещаться такие расходы не будут.
ЗАКУПКИ
ЗАКУП ТОВАРОВ
Участники в рамках своего проекта могут приобретать различные товары (оборудование, техника, животные, сырье и др.).Основным методом закупки товаров является метод закупа в свободной торговле. Данный метод осуществляется путем получения от потенциальных поставщиков ценовых предложений, и последующим отбором по наименьшей цене.
Ценовые предложения поставщиков можно узнать по телефону, по электронной почте или на сайте поставщика. Ценовые предложения не прикладываются к финансовому отчету. НО, приобретая товар, участники должны провести мониторинг цен поставщиков и выбрать того поставщика, которые предлагает товар по приемлемой цене и требуемому качеству.
Закупаемый товар должен быть новым, не бывшим в употреблении. В случае закупки оборудования или техники необходимо наличие упаковки, полной комплектации, гарантийного талона. При приобретении товара рекомендуется включать в стоимость товара доставку до места нахождения получателя (при возможности).
Рекомендуемая последовательность процесса покупки товара:
¨ Определить тип и количество требуемого товара и срок егопоставки. В случае закупки товара, цена которого превышает 100 000 тенге, необходимо составить договор с поставщиком с указанием минимальных требований к приобретаемому товару. При покупке животных (коровы, лошади, куры, пчелы и др.) в договоре необходимо обязательно указать номер паспорта животного и описание животного, а также приложить копию самого паспорта животного к договору.
¨ Определить список поставщиков, способных поставить указанный товар.
¨ Получить информацию о наличии и цене необходимых товаров либо по телефону/эл.почте, либо лично (заходя в магазины, при встрече с поставщиком).
¨ Проанализировать качество товаров, их наличие и доступность, конечную стоимость и т.д.;
¨ Сравнить цены, пользуясь полученной информацией от поставщиков. Цены не должны быть выше, указанных в бюджете. В случае, если цена выше планируемой, необходимо внести изменения в бюджет. В случае превышения статьи бюджета более, чем на 10% от планируемой суммы, необходимо согласовать изменения с Координационным агентством;
¨ Произвести оплату поставщику за товар. Можно оплатить наличным или безналичным путем. Для принимающих организаций рекомендуемый способ оплаты – безналичный.
¨ Получить от поставщика финансовые документы в установленной законодательством РК форме.
¨ Хранить все оригиналы финансовых документов, включая договор, чеки, квитанции, счет-фактуры, накладные и т.д. в течение пяти лет.
ЗАКУП УСЛУГ
В ходе реализации проектов участники могут закупать услуги как у физических, так и у юридических лиц. Главным критерием при отборе поставщика услуг является уровень его квалификации. Таким образом цена за услугу не является главным критерием при выборе консультанта. При выборе поставщика услуг необходимо убедиться в уровне его квалификации и профессионализма, в данном случае он должен предоставить подтверждающие документы. В случае если закупаемый вид услуги, лицензируемый либо необходимо наличие разрешительных документов, то поставщик должен предоставить копии таких документов.
Если закуп услуги у физического лица:
Рекомендуемая последовательность процесса закупки услуги:
¨ Подготовить договор, в котором будет указан объем услуги, длительность оказания и прочие необходимые требования, предусмотренные для выполнения физическим лицом.
¨ Подготовить список потенциальных индивидуальных лиц (не менее трех);
¨ Выбрать наилучшего кандидата основываясь на уровне его квалификации, в данном случае потенциальный поставщик должен предоставить резюме, а также подтверждающие документы (копии дипломов, сертификатов, удостоверения личности);
¨ Связаться с избранным поставщиком. Провести переговоры по условиям и срокам договора.
¨ Подписать договор.
¨ На основании полученных финансовых документов произвести оплату поставщику.
¨ Хранить все оригиналы финансовых документов, включая договор,чеки, квитанции, счет-фактуры, акты и т.д. в течение пяти лет.
Если закуп услуги уюридического лица
Рекомендуемая последовательность процесса закупки услуги:
¨ Подготовить договор, в котором будет указан объем услуги, длительность оказания и прочие необходимые требования.
¨ Запросить информацию об опыте и компетенции поставщикав области знаний, связанной с предлагаемойуслугой, от не менее чем трех потенциальных постащиков(с приложением подтверждающих документов);
¨ Отобрать наиболее квалифицированную и компетентную фирму, с наилучшими рекомендациями/опытом.
¨ Подписать договор на оказание услуг.
¨ Получить от поставщика финансовые документы в установленной законодательством РК форме. На основании полученных документов произвести оплату;
¨ Хранить все оригиналы финансовых документов, включая договор, чеки, квитанции, счет-фактуры, акты и т.д. в течение пяти лет.
В случае проведения закупки услуг необходимо удостовериться в том, что поставщик имеет право на оказание приобретаемой услуги. Так в случае закупки услуги по аренде помещения необходимо получить от поставщика копии документов на арендуемое помещение, подтверждающих, что он является владельцем данного помещения.