Лабораторная работа №1
по учебной дисциплине: «Информационные технологии
в юридической деятельности»
на тему: «Технологии подготовки формул и слияния документов в текстовом редакторе MS Word»
Цель:
- изучить основные вопросы редактирования документированной информации в текстовом редакторе Word-2010;
- практически продемонстрировать процесс технологии подготовки формул и слияния документов в текстовом редакторе MS Word-2010
- изучить дополнительные возможности изучаемого программного продукта MS Office.
Задание
На лабораторную работу
1. Ознакомиться с теоретической частью лабораторной работы.
2. Выполнить задания, представленные в лабораторной работе №1.
3. Распечатать отчет по лабораторной работе, оформив титульный лист (приложение 1), и представить преподавателю для защиты.
Теоретические сведения
Существует возможность отправить по списку адресатов стандартный текст, добавив в него индивидуальные данные для каждого адресата. Для этого, помимо основного документа, в котором подготовлен стандартный текст для рассылки, необходимо иметь источник данных. Таким источником может быть таблица, подготовленная в любом приложении и содержащая в первой строке названия полей. Эти поля называются полями слияния, в них содержатся индивидуальные данные для каждого адресата. При рассылке можно осуществлять отбор данных, отправляя стандартный текст только нужным адресатам – например, проживающим в одном районе.
Порядок выполнения работы
1. В редакторе создать таблицу, содержащую 4 поля и 10 записей, в которой записать однородные сведения о каких-либо людях, например:
| ФИО | Пол | Адрес | Телефон |
| Первов П.П. | М | 1-ая Строительная 1-1 | |
| Второва В.В. | Ж | 2-ая Строительная 2-2 | |
| Третьякова Т.Т. | Ж | 3-ая Строительная 3-3 | |
| Четвергов Ч.Ч. | М | 4-ая Строительная 4-4 | |
| Пятницкая П.П. | Ж | 5-ая Строительная 5-5 | |
| Шестеркин Ш.Ш. | М | 6-ая Строительная 6-6 | |
| Семерина С.С. | Ж | 7-ая Строительная 7-7 | |
| Восьмеркин В.В. | М | 8-ая Строительная 8-8 | |
| Девятова Д.Д. | Ж | 9-ая Строительная 9-9 |
После создания таблицы ее сохранить в рабочей папке под любым име-нем и закрыть документ.
2. Подготовить в новом документе бланк письма со стандартным текстом, которое должно быть отправлено людям, чьи данные занесены в таблицу.
Например:
Уважаемый господин ___________, проживающий по адресу __________! Ваш номер телефона ____________будет открыт для справочной службы в случае, если Вы не напишете заявление о закрытии номера. Администрация ГТС.
Внимание! Задание выполняется в двух вариантах, по половому признаку (отдельно для парней и для девушек).
3. С помощью МАСТЕРА СЛИЯНИЯ создать новый документ, где будут находиться стандартные письма с внесенными из таблицы данными. На этапе редактирования основного документа добавьте в его текст имена соответствующих полей из таблицы данных. У Вас получится:
Уважаемый господин «ФИО», проживающий по адресу «Адрес»! Ваш номер телефона «Телефон» будет открыт для справочной службы в случае, если Вы не напишете заявление о закрытии номера. Администрация ГТС.
При объединении не забудьте сделать отбор записей по полу!
3.1. В подготовленном шаблоне, где отображен бланк письма пункта 2 выбрать вкладку Рассылки / Начать слияние из представленного списка выбрать Пошаговый мастер слияния.
3.2. В правой части документа появится новое диалоговое окно «Слияние», которое следует заполнить в 6 этапов:
Этап 1: Выбрать тип документа.
В данном случае необходимо выбрать значение, установленное по умолчанию: «Письма ».
Этап 2: Выбор документа.
В данном случае необходимо выбрать значение, установленное по умолчанию: «Текущий документ ».
Этап 3: Выбор получателей.
Из предлагаемого списка необходимо выбрать «Использование списка », где используется уже существующий список, Обзор / выбрать из появившегося диалогового окна Выбор источника данных таблицу которую предлагалось сохранить в пункте 1.
После чего появятся диалоговое окно «Получатели слияния », где необходимо уточнить список получателей: Сортировка / Сортировать по полю «ПОЛ» и нажать ОК.
Этап 4: Создание письма.
Выделить в документе тот раздел, где должно отобразиться поле из предлагаемой таблицы. В правой части документа выбрать Другие элементы, появится диалоговое окно «Вставка поля слияния», где по умолчанию установлена кнопка «Поля базы данных», из предлагаемого списка выбрать поле «ФИО».
Далее повторить вставку полей «Адрес», «Телефон» по всем необходимым разделам.
Этап 5: Просмотр писем.
Будет предложен готовый документ, где отображаются все необходимые получатели писем.
Этап 6: Завершение слияния.
В разделе Слияние выбрать пункт Изменить часть писем, в появившемся диалоговом окне «Составные новые документы» выбрать пункт «все », после чего сформируются письма для каждого получателя.
4. Сохранить созданный документ в рабочей папке под именем ПИСЬМА1.doc.
5. Распечатать отчет с результатами выполненной работы и представить преподавателю для защиты.
Контрольные вопросы:
1. Изложите доступные варианты форматирования текста.
2. Как осуществляется форматирование абзацев?
3. Для чего используется слияние документов?
4. Что такое основной документ в процессе слияния?
5. Какие типы файлов могут использоваться в качестве источника данных?
6. Как организовать выбор записей из источника данных?
7. Как сохранить все письма, полученные в результате слияния, в одном документе?
8. Как добавить поле в существующий источник данных?