РАСПОРЯЖЕНИЕ
01.05.2008 №45
Москва
О проведении
Ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием грузоподъемного лифта в главном корпусе
ОБЯЗЫВАЮ
1. Провести ремонтные работы в главном корпусе
Ответственный – начальник ремонтно-технической службы Каримов Р.Г. Срок исполнения – 12.06.08.
заместитель Генерального директора Сидоров Иван Григорьевич.
2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на заведующую главного корпуса Елисееву Е.И.
Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п.
Каждая служебная записка должна иметь:
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- наименование адресата (кому направляется документ);
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка");
- дату составления;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек");
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19 ноября 2009 г. N 21
О проведении ремонтных работ в отделе кадров
В связи с моим уходом в очередной отпуск и начавшимся ремонтом прошу во время моего отсутствия провести следующие работы по ремонту в отделе кадров:
1. Покрасить рамы окон и подоконники.
2. Покрасить потолок.
3. Наклеить обои.
Начальник отдела кадров подпись А.И. Михеева
Отдел продаж
Генеральному директору ЗАО "Альт"
М.Ю. Миротворцеву
3 (23) Требование идентификации автора документа достигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
код формы документа;
наименование организации.
Эти реквизиты обязательно указываются на бланке документа. Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, т. е. наименование организации, ее структурного подразделения.
Для придания документу юридической силы существенное значение имеют наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, и другие реквизиты.
Наименование вида документа (реквизит 10)
Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к нему может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).
Дата документа (реквизит 11)
Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом -- дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) -- дата утверждения, для актов и протоколов -- дата события, заседания. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Делопроизводственная служба обязана следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа "задним числом", равно как и издание документа с "опережением", например следующим днем, приводит, во-первых, к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Во-вторых, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.
Регистрационный номер документа (реквизиты 12, 13)
Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации -- авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден). Делопроизводственная служба, проводя регистрацию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.