Что такое бланк документа? Какое минимальное количество бланков должна иметь организация и какие различия между ними? Какова структура реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»? Какие сокращения применяются при оформлении почтового адреса? Что такое шаг письма и межстрочный интервал? Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи?
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенном на нем постоянной информацией документа и места, отведенным для переменной. В соответствии с нормативно-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только в организации и могут быть трех видов: бланк для писем; общий бланк; бланк конкретного вида документов. На общих бланках оформляются: распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и так далее); организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и тому подобное) документы. Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и так далее. Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и тому подобное). При оформлении почтового адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира). К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и так далее. К коммерческим – номер счета, название банка и так далее. Межстрочный интервал - расстояние между строками. Величина межстрочного интервала, устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4: 58-61 – при одинарном интервале; 38-41 – при полуторном; 29-31 – при двойном.
3. Положение о структурном подразделении. Состав реквизитов в положении о структурном подразделении (далее – Положение). Технология создания (операция и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов. Положение – это документ, предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделения и определяющий его роль и место в системе управления фирмы. Положение должно разрабатываться руководителем подразделения, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом и утверждаться руководителем фирмы. Положение должно быть разработано в соответствии с установленными требованиями, составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы». Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов: «Общие положения» - указываются название структурного подразделения, основные задачи, направления и цель деятельности; определяется, кто руководит подразделением, порядок назначения и освобождения руководителя от должности; перечисляются организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе и другое; «Задачи и функции» - указываются основные направления деятельности подразделения, конкретные функции, закрепленные за ним, определяется степень самостоятельности в решении различных вопросах; «Права» - оговариваются права подразделения, необходимые для выполнения функции, связанных с деятельностью других подразделений, сторонних фирм и инофирм; «Ответственность» - устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественные выполнения функций и обязанностей; «Взаимоотношения. Связи» - определяются взаимоотношения подразделения с другими подразделениями фирмы и сторонними организациями по различным вопросам.
Факультет финансов и Директору студенческого городка
банковского дела Кривда С.А.
ЗАЯВЛЕНИЕ
21.01.2016
Прошу предоставить мне общежитие на срок обучения в университете.
студентки 1 курса, группы РФФ-3 ____________ Гапанович А.А
АО «Дизель» ПРИКАЗ
26.10.2002 №144
г. Минск
О рабочем времени и
организации оплаты труда
Во исполнение постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2003 год» от 23.10.2002 г. №137,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Произвести в 2003 г. расчет часовых тарифных ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных часов в 2003 г. при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9 часов.
2. Продлить действие п. 1 приказа генерального директора «О продлении действия Положения о материальном поощрении и организации оплаты труда работников» от 11.12.2001 г. № 261 с 01.01.2003 г. на срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров.
3. Выплатить работникам АО «Дизель» аванс в размере 45% месячного тарифа и оклада за декабрь 2002г.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Гаврилюк Т. Р.
Генеральный директор (подпись) Л. Д. Голенков
ТАА «Карона»
ПРИКАЗ
04.07.2009 № 23-к
Г.Минск
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ: Бахмутскую Людмилу Владимировну на должность заведующей складом готовой продукции с 07.07.2009 с окладом 620000 рублей с полной материальной ответственностью.
Основание: 1. Заявление Бахмутской Л. В. от 06.07.2009.
2. Трудовой договор от 07.07.2009 № 69 (ст. 405-406 ТК).
2. ПЕРЕВЕСТИ: ОБУХОВИЧ Максима Викторовича, главного электрика, с 08.07.2009 на более легкую работу – вахтером производственного корпуса на один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной травмой, в соответствии со ст. 30-34 ТК РБ.
Основание: 1. Медицинское заключение.
2. Согласие Обухович М.В.
3.ОТОЗВАТЬ: ПОТАПЕНКО Ольгу Григорьевну, бухгалтера расчетной группы, отозвать с 05.07.2009 для составления полугодового отчета. Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия работника с 01.09.2009 по 10.09.2009 в соответствии со ст. 175 ТК РБ.
Основание: 1. Производственная необходимость.
2. Заявление Потапенко О. Г. о согласии на отзыв из отпуска.
Директор подпись В.И. Гаврилюк
Начальник отдела кадров
(подпись) Р. А. Кралин
04.07.2009
С приказом
ознакомлены: (подпись) Л. В. Бахмутская
06.07.2009
(подпись) М. В. Обухович
06.07.2009
(подпись) О.Г.Потапенко
06.07.2009
В дело 15-09
(подпись) П. А. Скворцов
«Кронобанк» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Директор ______А.А Тукай
27.03.2009 №3 27.03.2009
Г. Минск
Списание имущества
Основание: приказ председателя правления от 25.03.2009 №32
Составлен комиссией:
Председатель: Директор А.А. Тукай
Члены комиссии: 1. Гл. бухгалтер А.А. Кора
2. Зав. Складом Л.Ю. Браженко
Присутствовали: гл. бухгалтер «Белгосстрах»
Выявлена непригодность к дальнейшему использованию имущества, так как истек срок его эксплуатации. В связи с этим установлено что данное имущество подлежит списанию.
Составлено в 2 экземплярах:
1-й экземпляр в – дело;
2-й экземпляр – в бухгалтерию
Председатель комиссии (подпись) А.А. Тукай
Члены комиссии: (подпись) А.А. Кора
(подпись) Л.Ю. Браженко
С актом ознакомлена (подпись) П.А. Гром
30.03.2009
7. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела. Заполнить форму дополнения к личному листку по учету кадров на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности.
Состав личного дела:
-внутренняя опись документов в дело (с левой стороны и когда личное дело закрыто или сначала документы о приеме);
-заявление о приеме на работу, направление;
-анкета или личный листок по учету кадров;
-резюме или автобиография;
-копии документов о образовании;
-характеристики, рекомендательные письма;
-трудовой контракт;
-копии приказов о приеме на работу, перевода, увольнения;
-справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Дополнение
к личному листку по учету кадров
Фамилия Гапанович Имя Анастасия Отчество Анатольевна
1. Данные о работе после заполнения личного листка
| Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия) | Число, месяц, год | Распорядительный документ | ||
| приема (назначения, избрания), перевода | увольнения | о приеме-переводе | об увольнении | |
| Старший научный | 01.04.2014 | Приказ от 29.03.2014 № 45к | ||
| сотрудник отдела | ||||
| комплектования | ||||
| Белорусского научно- | ||||
| исследовательского | ||||
| центра электронной | ||||
| документации | ||||
| (БелНИЦЭД) | ||||
| Ведущий научный | 01.06.2015 | Приказ от 31.05.2015 № 27к | ||
| сотрудник отдела | ||||
| комплектования | ||||
| БелНИЦЭД | ||||
| Заведующий отделом | 01.04.2016 | Приказ от 15.03.2016 № 19к | ||
| комплектования | ||||
| БелНИЦЭД | ||||
ООО «Институт экономики» УП «Завод вычислительной техники»
Генеральному директору
Пр. Я. Купалы, 72, офис 2 г-ну С.А. Григорьеву
Гродно, 230003, Республика Беларусь
Тел./ факс (015) 75 60 36 Ул. Ленина, 46,
110340 E-mail: ec_inst@mail.ru
Уважаемый Сергей Андреевич!
Подтверждаем получение Вашего письма №1 от 01.09.2009 с приложенными каталогами; материал направлен нашим заказчикам; в случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим вам об этом.
Директор (подпись) А.П. Прокин
AKZO n.v.
Velperweg 76, P.O Box 9300, 6800 SB Arnhem, the Netherlands
Tel. 1 500 3652456, Fax. 1 500 3652457
Your ref. VG/LN/865
Our ref. CN/FK/3652
10 July 2009
Cronabank
220075 Nemiga str,23
Minsk, Republic of Belarus
Уважаемые господа,
в соответствии с контрактом № 23 от 22 марта 2009 г. мы командировали в вашу страну высококвалифицированных специалистов для оказания помощи в составлении задания на проектирование горно-обогатительного комбината и проведении геологических изысканий в районе строительства.
Оплата услуг по контракту должна производиться вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.
Однако наш счет был оплачен частично. Вы уменьшили сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22 контракта.
Направляя вам настоящее письмо с приложением калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.
Одновременно просим вас принять самые действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.
В ожидании скорейшего ответа, с уважением, Anastasia Hapanovich
Manager
Министерство финансов УТВЕРЖДАЮ Республики Беларусь Генеральный
Открытое акционерное директор
ОАО общество (подпись) «Монолит» Р. Л. Лынько
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
22.12.2007 № 01-02
г. Минск на 2008 год
| 01. Секритариат | ||||
| 01-01 | Приказы по основной деятельности | Пост., ст. 19а 01-02 | ||
| 01-02 | Журнал учета исходящей корреспонденции 3 года, ст. 106б | 3 года, ст. 106б | ||
| 2. Операционный отдел | ||||
| 02-01 | Лицевые счета по учету уставного и резервного фондов | Пост., ст., 29 | ||
| 3. Отдел отчетности и планирования | ||||
| 03-01 | Анализ банковской деятельности | 5 лет, ст. 333, 334 При условии проведения ревизии | ||
| 4. Отдел внутрибанковских операций | ||||
| 04-01 | Переписка с Национальным Банком Республики Беларусь | 10 лет ЭПК, ст.796 | ||
| 5. Кредитный отдел | ||||
| 05-01 | Потребительские кредиты | 3 года 05-02 Выданные гарантии и обязательства 3 года | ||
| 6. Административно-хозяйственный отдел | ||||
| 06-01 | Карточки складского учета материальных ценностей | 3 года, ст. 319 06-02 Документация по автотранспорту 3 года |
Зав. секретариатом (подпись) Т.П. Васильева
Зав. архивом (подпись) И.Г. Шуста
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО Протокол ЭПК отдела «Монолит» по архивам и 24.12.2007 №2 делопроизводству. Председатель ЭК (подпись) Минского облисполкома
25.12.2007 №18
Председатель ЭПК (подпись)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 году
в открытом акционерном обществе «Монолит»
| По срокам хранения переходящих | Сего с отметкой «ЭПК» | Отметкой «ЭПК» | |
| всего | В том числе | ||
| постоянного | - | ||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | - | - | |
| ИТОГО |
Зав. секретариатом (подпись) Т.П. Васильева
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Делопроизводитель (подпись) О.А. Бразговка
11. Средства обработки документов. Средства обработки документов Адресовальные машины Маркировальные машины Штемпелевальные машины Ламинаторы Фальцевальные машины Брошюровальные машины Листоподборочные машины
Каждая организации осуществляет свою деятельность (выполняет задачи) целенаправленно. В процессе реализации своего предназначения организация решает оперативные задачи ближайшего периода. Оптимальное определение и распределение необходимых функций обуславливают способность организации достичь поставленной цели. При этом цели также должны быть четко обозначены и задокументированы для обоснованного сравнения реального «что имеем» и идеального «что должно быть». В процессе управления организацией как целенаправленной экономической системой документирование всех процессов является необходимым условием. Такой подход позволяет обозначить, с одной стороны, что ожидает организация от работников, а с другой стороны, служит основанием для постоянного контроля соответствия желаемого результата с имеющимся. Контроль необходимо осуществлять не только по факту - достигнута цель или не достигнута, но и на протяжении всего процесса, что обеспечит высокую оперативность управления. А это подразумевает в общем случае документирование типовых действий, выполнение которых приведет к решению поставленных задач. Задокументированные типовые действия структурных подразделений отражаются в положениях о структурных подразделениях, работников - в должностных инструкциях.
Положение о структурном подразделении (далее - Положение) является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1) (ст.194 Трудового кодекса РБ), который определяет статус структурного подразделения, его правовое положение в структуре организации и взаимоотношения с иными структурными подразделениями, задачи, права и ответственность, функции. Положения разрабатываются на каждое структурное подразделение организации отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ) (в случае отсутствия такого подразделения - кадровой службой). К работе также может быть подключен юридический отдел.
Положение:
- разрабатывается ООТиЗ (кадровой службой);
- подписывается руководителем подразделения;
- согласовывается (визируется) с ООТиЗ, кадровой службой, юридической службой, отделом охраны труда, должностным лицом организации, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях рекомендуется проект Положения согласовывать с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение;
- утверждается руководителем организации;
- вступает в силу с момента утверждения первым руководителем организации;
- с ним должны быть ознакомлены работники подразделения. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки;
- изменяется при смене наименования организации или структурного подразделения, изменении организационной структуры организации, перераспределении функций между подразделениями. Для внесения каких-либо изменений в Положение должен быть издан соответствующий приказ руководителя организации.
Необходимые документы
Положение разрабатывается на основании таких документов, как:
- локальные нормативные акты (организационная структура управления организацией, стратегия организации (если она разработана), штатное расписание).
- Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) (примечание 2), состоящий из 35 выпусков, утвержденных постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ (см. приложение).
- государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69.
Этапы разработки Положения
1. Анализ имеющихся в организации документов (организационная структура управления организацией, стратегия организации, штатное расписание).
2. Анкетирование работников организации (какие функции (примечание 3) по мнению руководителей функциональных направлений выполняют подразделения; фактически выполняемая работа работниками этих подразделений).
3. Классификация функций по компонентам управления и основным бизнес-процессам, целью которой является выделение замкнутых управленческих циклов и производственных цепочек, существующих в организации. В результате данной классификации определяется состав и описание функций верхнего уровня. Далее функции верхнего уровня подразделяются на более мелкие фрагменты и т.д.
За функциями закрепляются исполнители (подразделения). В конечном итоге определяются схемы взаимодействия.
Используя собранную информацию, проведенный анализ, систематизацию полученных знаний, а также ЕКСД, разрабатывают Положение.