Гриб Роман Александрович
БД-3
Коммерческая документация в 20 веке.
Коммерческая документация в начале 20 века - это договоры, контракты, соглашения, заключенные между лицами и учреждениями. Они не утверждаются нотариальным путем, поэтому легки в составлении, удобопередаваемы в смысле прав и обязанностей участников, легко упраздняются или изменяются.
Разновидности коммерческих документов многочисленны. Первым письмом возникающее учреждение извещало о своем открытии. Эти письма одного и того же содержания, предназначенные для рассылки разным лицам и учреждениям, получили название циркуляров. Они печатались или литографировались. Содержание циркуляров заключало в себе извещение об открытии учреждения (банка, фабрики, завода, торгового дома и т.д.), об изменениях и ликвидации фирмы. Следовательно, цель циркуляра - это уведомление об открытии учреждения и приглашение для вступления во взаимные отношения.
Следующая группа коммерческих документов связана с нормами вексельного права. Вексель - долговое обязательство об уплате определенному лицу определенной суммы денег в определенный срок. Он играл большую роль в буржуазной торговле. Существовала большая группа писем по инкассированию векселей (получении платежа по векселям в срок), по учету векселей (дисконту векселей), по акцептам (принятии и непринятий векселей к платежу).
Отдельную группу составляла переписка, связанная с различными сделками с ценными бумагами (акциями, облигациями).
Разнообразны уведомительные письма (адвизы), рекомендательные и кредитивно-рекомендательные письма (аккредитивы), заключавшие в себе не только рекомендации, но и аккредитирование.
Особое значение имели доверенности и полномочия - документы, на основании которых или по которым одно лицо дает другому право совершать что-либо за него или от его имени.
Коммерческая корреспонденция имеет свои особенности, связанные с тем, что многие коммерческие письма являются юридическими документами. Поэтому на изложение правовой стороны и соблюдение форм, предписанных законом, обращалось особое внимание. Кроме того, коммерческие письма часто являлись оправдательными документами, в связи с чем они должны были отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению бухгалтерских документов.
Для составления коммерческого письма требовалось знание самого предмета, о котором и по поводу которого следовало писать, строгая последовательность изложения. Содержание коммерческого письма излагалось кратко, ясно. "Коммерческие письма, - писал С.М. Барац, - должны составляться с соблюдением безусловной вежливости и полнейшего приличия даже в тех случаях, когда вследствие недоразумений или каких-либо иных причин, стороны имеют полное основание быть недовольными одна другою".
Исходящие коммерческие письма посредством копировального пресса копировались в специальных копировальных книгах. Торговые письма оплачивались гербовым сбором посредством наклейки гербовых марок или использования актовой бумаги.
В течение 20 века коммерческие документы изменили определение - эта группа документов дает стоимостную, количественную и качественную характеристику товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату. Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счете указывается: цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "СИФ"). Счет выписывается в большом количестве экземпляров (иногда до 25). По выполняемым функциям счета подразделяются на: счет фактура, счет спецификация, предварительный счет, проформу счет. Счет-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем, кроме основного назначения, может использоваться также в качестве накладной, направляемой вместе с товаром. По требованию таможни во многих странах этот документ выписывается на установленных бланках, и такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или сочетаться с ним. Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем обычно указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Он может иметь наименование специфицированного счета.Во внешнеэкономической практике коммерческий счет получил наименование "инвойс". Предварительный счет выписывается, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. Проформа-счет - документ, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом. Он не содержит требования об уплате указанной в нем суммы и потому, выполняя все остальные функции счета, не выполняет главной функции счета как платежного документа. Этот вид счета может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар, и наоборот. Чаще всего выписывается при поставке товара на консигнацию, выставки, ярмарки, аукционы.
Спецификация - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.
Техническая документация нужна при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования. К ней относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и пр. Техническая документация изготовляется на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства она должна изготовляться обязательно типографским способом.
Упаковочный лист - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере) и необходим, обычно когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре, когда отправляется большое количество наименований товаров, или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости, которая содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знаменателе - число мест в данной партии. Ее составляет предприятие изготовитель до отгрузки всей партии товара.
Сертификат о качестве - документ-свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям Контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Он выдается соответствующими компетентными организациями, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспорта, так и импорта. Стороны могут договориться о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов и др. Фирма изготовитель также может выдать сертификат о качестве, если это обусловлено контрактом.
Гарантийное обязательство или гарантийное письмо является документом, который подтверждает, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. В случаях поставки оборудования оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы при соблюдении покупателем правил эксплуатации.
Протокол испытаний - этот документ составляется после проведения Продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний заказанного товара в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Документ иногда называют сертификатом, он содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием, соответствует ли изготовленный товар условиям заказа. Высылается он заказчику. Обычно на основе протокола испытаний стороны подписывают приемо-сдаточный акт.
Разрешение на отгрузку - документ, который выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Он содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных испытаний и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.