Содержание
Введение 3
1. Электронный документооборот: общие сведения 4-8
1.1 Требования к системам электронного документооборота
и их функциональные компоненты 4-5
1.2. Модель состояний документа 5-6
1.3. Модель жизненного цикла документов 7-8
2. Организация групповой работы с документами 9-19
Компьютерные сети как основа для групповой
Работы с документами 9
2.2. Групповое программное обеспечение 10-13
2.3. Основные достоинства групповых систем
работы с документацией 13-14
2.4. Обеспечение безопасности при групповой работе
с документами 14-19
Выводы 20
Список литературы 21
Введение
Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, и от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документами позволяет восстановить всю историю действий с ними, что также часто бывает крайне необходимо.
Тема данной работы является очень актуальной, поскольку групповая работа с документами сегодня приобретает все большие и большие масштабы. Однако при достаточно широком практическом использовании групповой работы с документами, теоретическая база, которая должна лежать в основе управления данным процессом, является слабо разработанной. Целью работы является систематизация и упорядочивание имеющейся информации по данному вопросу.
Электронный документооборот: общие сведения
Требования к системам электронного документооборота и их функциональные компоненты
Система электронного документооборота (СЭД) должна выполнять следующие функции:
· Создание, хранение, редактирование документов.
· Управление доступом к документам.
· Возможность интеграции с другими подсистемами ИАИС и другими программными средствами, предназначенными для работы с документами.
· СЭД должна быть максимально ориентирована на целевую аудиторию и предусматривать для конечного пользователя удобный web-интерфейс.
Исходя из функционального назначения, будущей СЭД предъявляется ряд требований, условно разделяемых на две группы. К общим относятся те классические требования, которые предъявляются ко всем аналогичным системам, призванным решать проблемы обработки данных (масштабируемость, распределенность, открытость, модульность). К специальным можно отнести те специфические требования, которые актуальны именно для рассматриваемой СЭД, учитывая объективные условия ее дальнейшего функционирования.
Опираясь на опыт существующих разработок], можно выделить ряд функциональных компонент, которые должна содержать СЭД:
Пользователи – субъекты системы вместе со своими инструментальными средствами, обращающиеся к СЭД за информацией либо с целью выполнения определенных действий.
Система управления доступом – правила, в соответствии с которыми для каждого пользователя определен набор привилегий на соответствующий набор объектов (документов и/или действий над документами). Пользователи могут объединяться в группы с единым набором привилегий.
Система управления документами - алгоритмы обработки, создания, модификации и движения документов – это главное звено СЭД.
Система импорта-экспорта документов, обеспечивающая конвертацию документов различных типов в приемлемый формат и совместимость их с рядом других прикладных программ.
Система хранения данных – модель данных и механизмы ее реализации, которая может быть организовано на нескольких уровнях: на уровне неструктурированной информации (файлы) и структурированной – базы данных.
Все компоненты взаимосвязаны, а функциональность всей СЭД обеспечивается функционированием каждой отдельной компоненты и их регламентированным взаимодействием друг с другом.